Proje İçeriği

TEMSA’da 2021 yılında başlatılan Dijital Dönüşüm kapsamında yeni nesil uygulamaların şirkete uyarlanması çatısı altında Robotik Süreç Otomasyonları projeleri çalışmaya başladık. Robotik Süreç Otomasyonları için öncelikle tüm çalışanlara gerekli tanıtım ve eğitimleri vererek onların tekrarlı iş yükünden kurtarmak ve katma değerli işlere zaman kalmasını sağlamak amacıyla süreçlerini gözden geçirmeleriyle interaktif bir kültür oluşturmaya çalıştık. Çalışanların kolay benimseyebileceği şekilde robot yazılımı “Logi” olarak isimlendirdik ve TEMSA Tech markası içine yerleştirdik. TEMSA içerisinde dijital çalışma arkadaşımız olarak lanse ettiğimiz “Logi” ile yaptığımız her bir projeyi şirket içine çalışan diliyle aktararak, onların da her bir hayata geçirilmiş projeyle dönüp yeniden mevcut süreçlerini değerlendirip, otomatikleştirebileceklerini düşündükleri işler için bize ulaşmalarını düzenli olarak hatırlattık. İlk Projemizle birlikte manuel 2,5 saatte tek bir dosya üzerinde yapılan analizin, birden fazla dosya için 2,5 dakikada yapılabildiğini tüm çalışanlarımıza gösterdikten sonra “Logi” için büyük bir ilgi uyandırdık ve talepleri almaya başladık. Logi ile hayata geçirilen projeler tüm çalışanlar için motivasyon kaynağı oluştururken, artık gelecek proje planlarında dahi Logi’yi nasıl dahil edebileceklerini düşündükleri bir noktaya taşıdık.

Projenin Amacı

TEMSA çalışanları tarafından manuel bir veya birden fazla ekranda gerçekleştirilen, sık tekrarlı ve zaman alan işlerin otomatize edilmesi ve bu çalışanların daha verimli işlere zaman ayırabilmesi ihtiyacından yola çıktık.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

-Proje kapsamında yıllık 630.473 TL kazanım elde edilmiştir. -Robotik süreç otomasyonu projeleri ile yıllık 591 insan/gün kazanım elde edilmiştir.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Manuel gerçekleştirilen işlerin “Logi” olarak isimlendirdiğimiz robot yazılıma aktarılmasıyla dijitalleşme sürecinin başlatılması ve insan kaynaklı hataların önüne geçilerek operasyonel verimliliğin arttırılmasını amaçladık. 2021-2022 Yılında, Logi robotumuzla TEMSA'ya değer katacak 10 farklı projemizi hayata geçirmek için tüm bölümlerle iş birliği içinde çalıştık. Bu kapsamda hayata geçirdiğimiz projelerimiz: 1-Sigorta Poliçeleri Giderleşmesi TEMSA’da Yıllık bazda 1200 adet Sigorta Poliçe girişi manuel bir şekilde yapılmakta olup, Logi robotumuz tarafından Aksigorta’dan Kasko, Trafik ve Nakliye poliçeleri geldikten sonra otomatik olarak sisteme girişlerinin yapılması sağlanmıştır. 2-Doğrudan Borçlandırma Finans bölümünün SAP sisteminden çektiği verileri bankalara mail yoluyla ulaştırdığı, ardından bankalardan aldıkları bilgileri SAP üzerine yeniden aktardığı, zaman alan ve hatalara açık olan veri çekme, gönderme ve yeniden sisteme girme işleri “Logi” tarafından yapılmaya başlandı. 3-Malzeme İhtiyaç Planlama Veri Girişi Malzeme ihtiyaç planlama, iş biriminin Excel’de oluşturduğu verilerin SAP sistemine girişlerinin “Logi” tarafından yapılması sağlanmıştır. Haftalık yapılan bu girişler dijitalleştirilerek hızlı ve doğru yapılması sağlandı. 4-Simülasyon Veri Girişi Excel’de hazırlanan Simülasyon datasının SAP sistemine girişleri Logi trafından yapılması sağlandı. İnsan hatalarına açık olan bu projede veri girişleri otomatize edildi. 5-E-arşiv Faturalarının SAP’ye alınması E-arşiv faturalarının SAP’ye veri girişi “Logi”ye aktarıldı. Manuel olarak PDF formatında olan fatura okuma işlemi otomatize edildi. 6-İthalat Faturalarından Yükleme Belgesi Oluşturma Yurt dışından gelen, farklı fatura tipleri içerisindeki bilgilerin, SAP sistemine iş birimi tarafından manuel girişleri yapılırken, “Logi” ile e-mail ortamından farklı dosya formatlarından okunup, otomatik bilgi girişi sağlandı. Bu proje kapsamında insan kaynaklı hatalar yok edilmiş olup, insan gözünün dahi okumakta zorlanabileceği fatura okuma & aktarma işlemi otomatize edildi. 7-Satış Rapor Standardizasyonu Salesforce üzerinden alınan raporlar birçok excel sayfası üzerinde düzenlenerek bir rapora aktarılıyordu. İş birimi tarafından haftada üç kez yapılan ve oldukça zaman alan bu işlemler “Logi” ile raporların zamanında alınabildiği şekilde otomatize edildi. 8-Sipariş Onayları Tedarikçi firmalardan gelen sipariş onay bilgileri “Logi” tarafından SAP sistemine girilmesi sağlandı. Günlük yapılan veri girişi, kişi başı 2 saatten 5 dakikaya indirgendi. 9-XML Fatura Otomasyonu TEMSA faturalarını SAP üzerinde tespit edildikten sonra XML formatında indirilip, arşivlenme süreci “Logi” tarafından yapılmaya başlandı. 10-Finansal Bayi Risk Analizi Mail aracılığıyla gelen TEMSA bayi ve yetkili servislerinin kurumlar vergi beyannamesindeki bilgileri kullanılarak Excel üzerinde kompleks risk analizi işlemleri yapılmaktaydı. Tek bir bayinin risk analizi yaklaşık 2,5 saat sürerken, “Logi”yle bu süre yaklaşık 2,5 dakikaya indirildi.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

TEMSA’da bu proje öncelikle TEMSA CEO’su başta olmak üzere, tüm genel müdür yardımcıları, tüm bölüm müdürleri ve yöneticiler tarafından desteklenmektedir. Aylık gerçekleştirilen yeni “Logi” projeleri takip edilmekte, mevcutta çalışanlar sayesinde gerçekleştirilen insan/saat kazancı şirketin ana KPI’larından biri olarak takip edilmektedir.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Temsa içerisindeki tüm birimlere fayda sağlamıştır. Bunlardan en çok faydalanan birimler ise Mali İşler, Dış Ticaret ve Lojistik, Risk ve Uyum, Sipariş ve Kapasite Yönetimi, Yedek Parça, Müşteri Memnuniyeti, Servis ve İş Geliştirme, Pazarlama ile Çalışma İlişkileri'dir.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

1. Sibel YURTSEVEN (Proje yürütücüsü) 2. Sevgi YILDIZOĞLU 3. Özgür TAŞKEN 4. Mert Tugay ARSLAN 5. Mert DAĞITIR 6. Levent SERTKAYA 7. Hakkı ÇEVİK 8. Gözde HARMANYERİ 9. Fatma EKŞİCİ 10. Derin EKMEKÇİLER 11. Ceren AVLAR 12. Itır TOPRAK 13. Rıza KÖSE 14. Ziya PATIR

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Proje geliştirmeleri için SabancıDx ve Linktera firmalarından danışmanlık hizmeti alınmıştır.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

UIPAD, Microsoft, SAP, OTOSOFT, ALGA gibi yazılımlar kullanılmıştır.