Proje İçeriği

Sağlık Tesisleri Denetim ve İzleme Sistemi kısaca Den-İz , Bakanlığımız adına 81 İl Valiliği (İl Sağlık Müdürlüğü) bünyesinde kurulu denetim birimleri eliyle illerde faaliyet gösteren sağlık kurum ve kuruluşlarına yönelik gerçekleştirilmekte olan denetimlerin tüm aşamalarının (Planlama, Denetleme, Yaptırım Uygulama, Raporlama, İzleme, Koordinasyon) elektronik ortamda yürütülmesi amacıyla Bakanlığımızca geliştirilen dijital platformdur. Sağlık Tesisleri Denetim ve İzleme Sistemi (Den-İz), sağlık hizmeti sunan gerçek kişiler ile tüzel kişilerine ait olup ilgili mevzuatı uyarınca Sağlık Bakanlığı tarafından verilen izin, uygunluk belgesi veya ruhsat ile faaliyet gösteren tüm sağlık kurum, kuruluş ve müesseselerini; yetkisiz, izinsiz veya ruhsatsız sağlık hizmeti sunumuna konu olan kişi, kurum ve kuruluşlarını kapsamaktadır. Den-İz Sistemi ile ülke genelindeki tüm sağlık tesislerinde sunulan sağlık hizmetlerine ait olağan (rutin) ve olağandışı denetimlerin elektronik ortamda gerçekleştirilmesi, denetimlerde tespit edilen aykırılık durumlarında uygulanacak idari yaptırımların ve bu yaptırımlara dayanak teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin Sistem üzerinden otomatik olarak görülmesi, idari yaptırımların uygulanması ve izlenebilmesi, denetim sonuçlarının belirlenen formata uygun olarak anlık raporlanabilmesi; merkez ve taşra teşkilatının etkin ve hızlı karar alma yetisinin artırılması ile işgücü, zaman ve maliyet kaynaklı tasarruf sağlanması amacıyla sağlık tesislerine yönelik ruhsat ve faaliyet yönünden gerçekleştirilen denetim süreçlerinin tamamında dijital dönüşüm gerçekleştirilmiştir. Den-İz Sistemi ile birlikte; sağlık kurum ve kuruluşlarının mevzuata, Bakanlık politika ve düzenlemelerine uygunluk denetimlerine ait tüm süreçler bütüncül olarak izlenebilmektedir. Ayrıca il sağlık müdürlükleri tarafından yürütülen denetim süreçleri anlık olarak izlenebilmekte, Müdürlüklerin yıllık denetim performansları ölçülmekte, anlık olarak alınan veriler doğrultusunda ortaya çıkan istatistikler Bakanlığımızca geliştirilen Sağlıkta İstatistik ve Nedensel Analizler (SİNA) platformu üzerinden raporlanarak gerektiğinde ilgili birimlerle paylaşılmaktadır. Denetim süreçlerinin dijitalleştirilmesi ile hesap verebilirlik ve şeffaflığa odaklanarak, kaynakların verimli, etkili ve ekonomik kullanımı sağlanmakta; daha verimli denetim bilgisi raporlaması elde edilerek, sağlık kurum ve kuruluşlarının mevzuat ile belirlenen politika ve düzenlemelere uyumunun gerçekleşip gerçekleşmediği kolayca tespit edilebilmektedir.

Projenin Amacı

Proje ile ülke genelinde 81 il sağlık müdürlüğü tarafından illerinde faaliyet gösteren sağlık kurum ve kuruluşlarına yönelik gerçekleştirilen mevcut denetim süreçlerinin dijitalleştirilmişine ek olarak birçok yeni ek süreç ve faaliyet yaratılmıştır. Sağlık tesislerine yönelik gerçekleştirilecek denetimler planlamaya tabi tutulmuştur. Denetimin ait olduğu yılın Ocak ayı sonuna kadar, denetimlerin Sistem üzerinden planlanması zorunluluğu getirilerek, planlamaya uyum oranları neticesinde il müdürlüklerinin performans ölçümleri yapılamaya başlanılmıştır. Sağlık tesisleri yönetimleri tarafından Bakanlığımızca hazırlanan ve ilgili mevzuatında tanımlanmış denetim formları kullanılarak kendi tesislerinin ve faaliyetlerinin kendileri tarafından denetlenerek, denetimler öncesi sağlık tesislerine kendi durumlarını görme ve önceden eksikliklerini giderme imkânı veren “Öz Denetim Modülü” ekranları geliştirilmiştir. Bu sayede mevzuat ile belirlenen Bakanlığımız politikaları ve uygulamalarına uyum sağlamaları amaçlanmıştır. Kendilerini ilgilendiren tüm denetim sonuçları ve istatistiki veriler yine kendileriyle “Öz Denetim Modül” ekranları üzerinden paylaşılmıştır. Bakanlığımız bünyesinde, sağlık kurum ve kuruluşlarının mevzuata, Bakanlık politika ve düzenlemelerine uygunluk denetimlerinin ve sonuçlarının bütüncül olarak izlenebileceği bir sistem ve veri tabanı oluşturulmuştur. Ayrıca dijitalleşme noktasında teknoloji kullanım kapasitenin artırılması amaçlanarak tüm denetim süreçlerinin yanında denetim tutanaklarının tebliği, denetimlerde tespit edilen aykırılıklar neticesinde sağlık tesislerinden istenilen savunma ve savunmaların değerlendirilme süreçlerinin tamamı dijitale taşınmıştır. Denetim tutanakları birden fazla kişi tarafından aynı anda güvenli elektronik imza (e-imza) ile karşılıklı imza altına alınarak denetimler tamamlanmaktadır. En önemli konulardan birisi de denetimlerde kullanılan denetim formları dijitale aktarılarak denetimlerde kâğıt kullanımı sona erdirilmiştir. Den-İz Sistemi’nin uygulama süreci ile ilgili tüm soru ve destek taleplerinin hızlı bir şekilde karşılanması amacıyla Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü bünyesinde bulunan Çağrı Merkezi’ne “0 (312) 248 51 51” numaralı telefondan ulaşılabilme imkanı getirilmiş olup WEB aracılığı ile (www.yazilimdestek.saglik.gov.tr) denetleyiciler/tesis yetkilileri tarafından oluşturulan soru/destek taleplerine ait kayıtların hızlı bir şekilde cevaplanmasını sağlayan “Yazılım Destek Sistemi”ne entegre edilmiştir. Tüm sağlık tesislerinin faaliyet izin belgesinde/ruhsatında yer alan bilgiler ile personel, cihaz, yatak vb. bilgilerinin yer aldığı Bakanlığımız Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi (ÇKYS), Den-İz Sistemine entegre edilmiş, ülke genelinde tüm sağlık tesislerine ait ruhsat/faaliyet ve mesul müdür bilgileri güncelleştirilmiş bu sayede denetim esnasında denetlenen sağlık tesisine ait tüm bilgi ve belgelere Sistem üzerinden anında ve kolaylıkla ulaşılabilme imkanı getirilmiştir.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

01.01.2022 tarihinden itibaren Den-İz Sisteminde 37.927 olağan (rutin) denetim planlanmış, 28.006 denetim gerçekleştirilmiştir (Denetimler yıl boyunca sürekli devam ettiğinden sayı her gün değişmektedir). Gerçekleştirilen denetimler sonucunda 3.586 sağlık tesisine yönelik uygulanması gereken idari yaptırım süreci Sistem üzerinden yürütülerek, uygulamalarda iller arasındaki farklılıklar giderilmiştir. Den-İz Sistemi ile gerçekleşen denetimler sonucu uygulanması gereken idari yaptırımlar Sistem tarafından otomatik hesaplanarak karşılaştırmalar yapılabildiği için hata payı sıfıra indirgenmiştir. Denetimler ve idari yaptırımlar bir bütün halinde gerçekleştirileceği için, denetlemelerde iş yükü ve zaman kaybı azalmıştır. Sağlık tesisleri yönetimleri/yetkilileri kendi sağlık tesislerine yönelik Den-İz Sistemi üzerinden 4.987 öz denetim gerçekleştirmiştir. Mevcut durumda Den-İz Sisteminin kullanıcı sayısı; 6.737 denetleyici, 22.278 sağlık tesisi yetkilisi olmak üzere toplam 29.015 kişidir. Sağlık tesisi türüne göre, uygulanan idari yaptırımlar, gerçekleşen denetim sayıları, denetimlerde tespit edilen aksaklıklar, sağlık tesislerinin tabii olduğu ilgili mevzuatına uyum oranları, en çok ihlal edilen ilgili mevzuat hükümleri, ilk denetimde tespit edilen aykırılığın giderilip giderilmediği vb. gibi hususların analiz edilebilmesi için Sağlıkta İstatistik ve Nedensel Analizler (SİNA) platformu üzerinden dinamik raporlama süreçleri oluşturulmuş ve kullanıcı rollerine göre raporlama ekranları aktif edilerek ilgilisinin kullanımına sunulmuştur. Denetimler ve uygulanan idari yaptırımların bütüncül olarak görülmesi ve analiz edilmesine imkân sağlayan Den-İz Sistemi, denetimler ile idari yaptırımlar sonucunda oluşan ve analiz edilmesi gereken sonsuz büyüklükteki veri kaynaklarını daha hızlı, kapsamlı biçimde sağlık politika yapıcılarının erişimine sunmuştur. Tüm denetim süreçlerinin (Planlama, Denetleme, Yaptırım Uygulama, Raporlama, Değerlendirme, İzleme) Sistem üzerinden yapılabiliyor olması olası risklerinin sıfıra indirgenmesini ve olabilecek hataların önüne geçilebilmesini sağlamaktadır. Den-İz sistemi üzerinden yapılan denetimlerde, sistemin sağladığı bilgilendirme (mevzuat, ruhsat/faaliyet izin belgesinde yer verilen hususlar vs.) sayesinde gerekli bilgiye anında ulaşma imkânı, oluşabilecek aksaklıkların önüne geçerek iş gücü ve maliyet tasarrufu sağlamıştır. Denetim ve idari yaptırım sonuçları gerçek zamanlı raporlandığından zamansal kayıplar ve hatalar önlenmiştir. Den-İz sistemi ile gerçekleştirilen denetimler dijital çağın gereklerine uygun olarak; sistemli, planlı, programlı ve kapsamlı şekilde her işlemin her aşamada kontrol edilebilmesini sağlamaktadır. Geriye dönük verilerin elde edilmesi zor olduğundan, kurumsal denetim hafızanın sürekliliğini sağlayacak uygun bir veri setinin elde edilmesinde aksaklıklar ortaya çıkabilir. Bu durum kurumsal performansın stratejik amaç ve hedefler ile uyumunu olumsuz etkileyebileceğinden, sağlık tesislerinin geriye dönük denetim sonuçlarına ulaşmasına imkân veren Den-İz sistemi ile kurumsal denetim hafızasının oluşumu sağlanmaktadır. Ülkemizde 906 sağlık bakanlığı hastanesi, 68 üniversite hastanesi, 567 özel hastane, 577 tıp merkezi, 281 özel poliklinik, 93 diş hastanesi, 230 ağız ve diş sağlığı merkezi, 3603 diş polikliniği, 11536 ağız ve diş sağlığı muayenehanesi, 1529 geleneksel ve tamamlayıcı tıp , 9589 genel muayenehane, 409 uluslararası sağlık turizmi aracı kuruluş, 953 tıbbi laboratuvar, 1808 uluslararası sağlık turizmi sağlık tesisi, 165 üremeye yardımcı tedavi merkezi, 4000 müessese ve diğer sağlık kuruluşlarının bulunduğu; hastane denetim formunun 13 sayfa, tıp merkezi denetim formunun 12 sayfa, acil servis denetim formunun 17 sayfa, poliklinik denetim formunun 9 sayfa, muayenehane denetim formunun 7 sayfa, yoğun bakım servisleri denetim formunun 10 sayfa ve diğer denetim formlarının da en az 5 sayfa olduğu ve ülke genelinde sağlık tesislerine yönelik yılda ortalama 50 bin olağan (rutin) denetim gerçekleştirildiği de göz önünde bulundurulduğunda, sağlık kuruluşlarının denetiminin Den-İz Sistemi üzerinden yapılması ile binlerce sayfa kağıt tasarrufunun yapılabileceği ve pek çok ağacın kesilmekten kurtarılabileceği ortaya çıkmaktadır. Bu da çalışmanın sağladığı önemli katkılardan biridir.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Ülke genelinde faaliyet gösteren sağlık tesislerine yönelik gerçekleştirilen denetim süreçlerinin Den-İz Sistemi üzerinden dijital ortamda yürütülmesi sayesinde, denetime ait tüm veriler interaktif ara yüz üzerinden analiz edebilmekte ve sonuçlar karşılaştırılarak odaklanılması gereken aksaklıkların meydana geldiği sağlık hizmet sunum alanları hızlıca tespit edilebilmektedir. Sağlık tesislerinin kağıtsız denetimi gerçekleştirilerek denetim süreçlerinin tamamında dijital dönüşüm sağlanmaktadır. Sistemin sağladığı anlık bilgilendirme (mevzuat, ruhsat/ faaliyet izin belgesinde yer verilen hususlar, planlar, yapı kullanım belgeleri, krokiler, önceki denetim sonuçları vs.) sayesinde iş gücü, maliyet ve zaman tasarrufu sağlanmaktadır. Denetim ve idari yaptırım sonuçları anında raporlandığından zamansal kayıpların ve hataların önüne geçilerek politika yapıcıların karar alma süreçlerinde analiz edilmesi gereken sonsuz büyüklükteki veri kaynaklarına daha hızlı, daha doğru ve daha düzenli bir şekilde ulaşılmaktadır. Ayrıca Den-İz Sistemi, gerçekleştirilen bir denetime ait verileri sisteme aktarmak için bir araç değil, en başından (yıl başında planlanma aşamasından başlayarak) tüm denetim süreçlerinin (denetleme, yaptırım uygulama, raporlama, izleme, koordinasyon) Sistem üzerinden yürütülmesine imkân veren bir platformdur. Sağlık tesisleri denetimlerinde birden fazla denetleyici sağlık tesisinin farklı yerlerinde ilgili bölümlere aynı anda giriş yapıp (bir denetleyicinin girişinin yaptığı bölüme diğer denetleyici giriş yapamaz, sistem uyarı verir) tüm bölümler tamamlandıktan sonra, çoklu e-imza süreci ile birlikte denetimler tamamlanmaktadır.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Proje T.C. Sağlık Bakanlığı üst yönetiminin destekleriyle gerçekleştirilmiştir. Sistem üzerinden raporlanan veriler karar destek verisi haline dönüşmekte ve Bakanlığımız politika belirleme süreçlerinde dikkate alınmaktadır.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Bu proje ile birlikte, sağlık hizmetlerinin kalitesini ve güvenliğini iyileştirilerek, sağlık kurum ve kuruluşlarının Bakanlık politika ve düzenlemeleri ile mevzuata uyum düzeyinin arttırılması sağlanacaktır. Bu sayede sağlık hizmetlerinin kaliteli, verimli ve sürdürülebilir hale gelmesine katkı sağlanmaktadır.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Proje kapsamında 16 kişi aktif görev almıştır.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Proje Bakanlık öz kaynaklarıyla gerçekleştirilmiştir.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

-