Proje İçeriği

Öncelikle bu proje, fiziki etkinliklerin dijital çözümlerden yararlanabilmesi ve hatta hibrit bir şekilde organize edilmesi üzerine tasarlanmıştır. Projemizin fikir aşaması henüz pandeminin etkisini yeni azalttığı dönemde ortaya çıkmış ve hızlıca geliştirmeler yapılmıştır. Bu kapsamda projemiz fiziki etkinliklerde yaka kartı, bilet gibi şeylerin dijital dönüşümü ve bunun yanı sıra fiziki etkinliğe gelemeyen fakat orada bulunmak isteyen firma ve kişilerin uzaktan katılım göstermelerine rağmen dijital çözümler sayesinde fiziki alana taşınması üzerine kurgulanmıştır. Projemize iki farklı taraftan bakmamız gerekmektedir. Birincisi son kullanıcı açısından kolaylıklar ve yenilikler; ikincisi ise organizatör açısından kolaylıklar ve yeniliklerdir. Tabii tüm bu yenilikler hem kullanım kolaylığı, hem bütçe tasarrufu hem de sürdürülebilirlik açısından olumlu aksiyonlar alınmasını sağlamaktadır. Detaylıca anlatmak gerekirse: 1. Son kullanıcı açısından kolaylıklar ve yenilikler: Etkinliğe kayıt olan kullanıcının e-postasına kendisine özel bir kare kod tanımlaması yapılmaktadır. Bu kare kod kendisinin kayıt esnasında verdiği tüm bilgileri de içermektedir. Kişi fiziki etkinlik alanına gider ve kayıt masası giriş bilgilendirmesi gibi zaman kaybına neden olan süreçlere maruz kalmadan tarayıcıya ona ulaştırdığımız kare kodu okutur ve onaylanırsa içeri giriş yapar. Kişi kendi kare kodu tanımlanan sisteme dilerse mobil dilerse tablet ya da pc üzerinden giriş yapar ve içeri giriş yapmış diğer kullanıcıların listesini görebilir. Bu da kendisine yeni bağlantılar kazanmasını ve önceden planlanmış görüşmeler organize etmesini sağlar. Fiziki olarak aynı alanda olup hiç tanışmamış kişilerin ise akıllı eşleşme özelliğiyle birlikte eşleşmelerine ve yeni bağlantılar elde edebilmelerine imkân tanır. Yine kullanıcı, organizatör tarafından oluşturulan dijital pavilyonları ziyaret edebilir, fiziki alana gelemeyen kişi veya firmalarla etkileşim kurabilir. 2. Organizatör açısından kolaylıklar ve yenilikler: Organizatörler fiziki etkinliklerini yönetirken, kayıt sayfası biletleme vs gibi şeyleri yaparken kare kod sistemini kullanıp herkese özel oluşturulmuş kare kodların otomatik olarak gönderilmesini sağlar. Yine organizatör kare kod sistemi ile karşılama masalarının kargaşası, girişte bekleyen kalabalığın ve zaman kaybının önüne geçer. Organizatör farklı sebeplerden dolayı fiziki alana gelemeyen yerel ya da uluslararası kullanıcı ve firmalara özel kare kod tanımlayarak onları dijital olarak fiziki alanda bulundurabilir. Organizatör yine kare kod kullanımı ile birlikte kimin ne kadar toplantı odalarında, konferans salonunda ya da diğer alanlarda zaman geçirdiğini de ölçümleyerek gelişmiş bir raporlama yapabilir. Tüm bu yenilik ve kolaylıkların yanında kare kod sistemi aslında sürdürülebilir kalkınma modeline uygun geliştirilen bir modüldür. Projemizin kullanıldığı etkinliklerde yaptığımız ölçümlemelerle birlikte kağıt tasarrufunun %90, uluslararası katılımın %35 ve etkileşimin %30’a yakın oranlarda arttığını görebiliyoruz. Yine bizler için azalmasından gurur duyduğumuz rakam ise karbon emisyonu oranıdır. Fiziki etkinliklerde kare kod kullanımıyla birlikte karbon emisyonu yaklaşık %45 oranında azalma göstermiştir. Tabii bu ölçümler projemizin kullanıldığı 5 farklı fiziki etkinlik üzerinde yapılmıştır. Daha fazla ve tekrarlayan örneklerde akamların artacağını ve çok daha verimli sonuçlar alacağımızı düşünüyoruz. Son olarak projemiz 2022 yılında "UFI's Sustainable Development Awards"da final bölümüne kalmıştır.

Projenin Amacı

Projemiz hizmet verdiğimiz tüm sektörlerde, Pazar payı tekrardan artacak olan fiziki etkinlikler baz alınarak hayata geçirilmişti. Projemizin yan hedefi fiziki etkinliklere sürdürülebilirlik tutumunu kazandırmaktır.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz ettik ve kullanılan tüm yeni işlerde analiz etmeye devam edeceğiz. Bu kapsamda projemizin kullanıldığı etkinliklerde: Karşılama masası ve host/hostes ihtiyacı %60 oranında azaldı. Girişteki kalabalık ve yaka kartı sırası %30 oranında azaldı. Kağıt kullanımı %90 oranında azaldı. Uluslararası katılım %35 oranında arttı. Kişilerarası etkileşim %30 oranında arttı. Kullanıcı memnuniyeti %65 oranını yakaladı. Etkinlik başı ortalama karbon emisyonu %45 oranında azaldı.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Projemizdeki en büyük inovasyon otomatik kare kod oluşturucu, kare kod tarayıcı ve dijital pavilyonların oluşturulmasıdır. Bu konuda bizi farklı kılan şey ise tüm bu özellikleri tek bir platform üzerinde sağlayabiliyor olmamızdır.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Projemizin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimden tam destek alınmıştır.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Proje kurum içerisindeki satış, pazarlama, marka ve operasyon birimleri için birçok fayda sağlamıştır.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Projede 3 farklı adım için 6 departmandan kişiler yer almıştır. Detaylıca açıklamak gerekirse projemizin hayata geçirilme sürecinde birer adet, proje yöneticisi, hukuk danışmanı, pazarlama yöneticisi, yazılım mühendisi, yazılım geliştiricisi ve q&a tester aktif olarak görev almıştır.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Proje tamamen şirketin kendi fikri, kendi finansmanı ve içerisinde bulunan yazılımcıları tarafından hayata geçirilmiştir.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

İlham alınan ya da kullanılan herhangi bir marka bulunmamaktadır.