Proje İçeriği

Dijital dönüşüm sürecinin hızlanması ile beraber her geçen gün yeni teknolojiler ortaya çıkmakta ve bu teknolojiler insanların hayatlarını kolaylaştırırken, şirketlere/kurumlara operasyonlarında verimlilik, daha düşük maliyet, iş süreçlerinde pratiklik ve bu sayede üretkenliğin artırılmasını sağlamaktadır. Dolayısıyla daha kaliteli, daha hızlı ve daha ucuz üretim için şirketlerin de bu gelişime ve yeniliğe ayak uydurması bir zorunluluk haline gelmiştir. Dijital dönüşüm sürecini yakından takip eden kurumumuzun da iş süreçlerinde iyileştirme ve sürekliliği sağlamak adına uygulamaya geçirdiği en önemli projelerden birisi RFID projesidir. RFID projesi ile envanter kalemlerinin ve varlıklarının hareketini takip etmek kolaylaşmış, insan müdahalesi ve belli bir maliyet gerektiren envanter takip süreçleri ortadan kaldırılmıştır. RFID projesi demirbaş ve depo malzemelerinin takibi şeklinde 2 koldan yürütülmektedir. Proje detayları şu şekildedir: RFID Depo Yönetim Sistemi; Proje kapsamında İstanbul Doğalgaz Santralları İşletme Müdürlüğü A ve B Santraline ait işletme ambarlarında bulunan yaklaşık 20.000 kalem (çeşit) malzemenin göz kartları yeniden bastırılmış, üzerine karekod içeren etiketler yapıştırılmış, ambarlarda bulunan raf ve gözler karekodlu etiketler ile adreslenmiş, 20.000 adet rfid metal etiketi kullanılarak depoda bulunan malzemeler etiketlenmiştir. Rfid metal etiketleri ile malzeme kodları ile el terminali aracılığıyla eşleştirilmiştir. Oracle ERP ile DEPSİS (depo yönetim sistemi) programı arasında yapılan çift taraflı entegrasyon ile programlar arasında anlık olarak malzeme hareketleri, stok ve kullanıcı bilgisi aktarımı sağlanmıştır. Depo sayımı hibrit bir şekilde yapılmakta olup: Rfid ile yapılan sayımda : El terminali ve rfid okuyucu ile depo rafları arasında dolaşılmak suretiyle sayım yapılmakta (cihaz 5 metreye kadar uzaktan etiketleri okuyabilmektedir) olup veriler DEPSİS programına aktarılmaktadır. Karekod ile yapılan sayımda : El terminali ile sayım yapılmak istenen malzemenin göz kartı okutulmakta, fiziksel olarak yapılan sayım sonucu el terminaline girilerek DEPSİS programına aktarılmaktadır. Yapılan sayımlar DEPSİS programı üzerinde raporlama sistemi ile incelenerek, eksik sayımlar kontrol edilmekte, daha sonrasında ise entegrasyonla Oracle ERP sistemine aktarım sağlanmaktadır. El terminali ile raf veya gözler üzerinde bulunan karekod okutulduğunda ilgili yerde bulunan malzeme bilgileri görüntülenmektedir. Aynı şekilde malzeme göz kartı üzerinde bulunan karekod okutulduğunda malzeme bilgisi görüntülenmektedir. Depodan talep edilen malzemenin rfid etiket üzerinde yer alan rfid karekodu veya malzeme göz kartı üzerinde yer alan karekod okutularak depo çıkış emri DEPSİS programına gönderilmekte, depodan malzeme alan kullanıcı depo çıkışında bulunan kiosk bilgisayarda bulunan ilgili çıkış emirlerini seçtikten sonra, kart okuyucuya kurum kimlik kartını okutarak depo çıkış talebi yapmakta, kullanıcının ofisindeki bilgisayardan Oracle ERP sistemine girmesine gerek kalmadan depodan çıkış işlemi yapabilmektedir. El terminalinden malzemelerin fotoğrafları çekilerek DEPSİS programına aktarılmakta, kullanıcılar DEPSİS programına SSO (Single Sign On) parolası ile giriş yaparak depoda bulunan malzemeleri fotoğraflı bir şekilde görüntüleyebilmektedir. Bulunmak istenen malzemeye ait rfid etiket no, el terminali üzerinde seçilerek, sıcak/soğuk uygulaması ile malzemenin yeri bulunabilmektedir. RFID Demirbaş Yönetim Sistemi; Proje kapsamında Elektrik Üretim A.Ş. Genel Müdürlüğü, İstanbul Doğalgaz Santralları İşletme Müdürlüğü A ve B Santralinin kayıtlarında bulunan yaklaşık 30.000 kalem sabit kıymet ve kaydatabi malzemelerin üzerine karekod içeren etiketler yapıştırılmış, bütün odalara karekod içeren kapı etiketleri adreslenmiş olarak yapıştırılmıştır. Rfid etiketlemesi yapılırken malzemenin çeşidine göre metal ve metal olmayan (plastik) etiketler kullanılmış, daha önce Oracle ERP programı üzerinden takibi yapılan malzeme lokasyon ve zimmet hareketleri Oracle ERP ile RFID programı arasında yapılan çift taraflı entegrasyon ile eşleme işleme yapılarak programlar arasında anlık olarak malzeme zimmeti hareketleri ve kullanıcı bilgisi aktarımı sağlanmıştır. Rfid ile yapılan sayımda el terminali ve rfid okuyucu ile dolaşılmak suretiyle sayım yapılmakta, karekod okutularak yapılan bu sayımda (cihaz 5 metreye kadar uzaktan etiketleri okuyabilmektedir) veriler DEMİRSİS programına aktarılmakta, aktarılan veriler entegrasyon sayesinde Oracle ERP de karşılıklı olarak kayıt oluşturmaktadır. Yapılan sayımlar DEMİRSİS programı üzerinde raporlama sistemi ile incelenerek sayımlar kontrol edilmekte, entegrasyonla da Oracle ERP sistemine aktarım sağlanmaktadır. El terminali ile malzeme üzerinde bulunan karekod okutulduğunda ilgili yerde bulunan malzemenin bilgileri(etiket, varlık numarası, varsa seri numarası, kategorisi, lokasyonu ve personel zimmet bilgileri) görüntülenmektedir. Malzemelerin fotoğrafları çekilerek DEMİRSİS programına aktarılmakta, birim kullanıcıları DEMİRSİS programına SSO (Single Sign On) parolası ile giriş yaparak birim kayıtlarında bulunan malzemeleri fotoğraflı bir şekilde görüntüleyebilmektedir. Bulunmak istenen malzemeye ait rfıd etiket no, el terminali üzerinde seçilerek, sıcak/soğuk uygulaması ile malzemenin yeri bulunabilmektedir.

Projenin Amacı

Proje hem var olan bir işleyişi iyileştirmek için geliştirilmiş hem de yeni bir süreç yaratmıştır. Proje Öncesinde: Depo yönetimi tarafında; -Yıl sonu sayımları için Oracle ERP programında kesit alınmakta, sayım listeleri yazıcıdan çıkartılarak sayım ekiplerine verilmekte, sayım ekipleri tarafından yapılan sayım değerleri sayım listelerine yazılmakta, sayım listelerine yazılan değerler ambar personeli tarafından Oracle ERP sayım ekranına girilmekteydi. Bu süre santraldeki malzeme sayısına bağlı olarak ortalama bir ayı bulmaktaydı. -Malzeme çıkış işlemleri sadece Oracle ERP üzerinden yapılabilmekte olup depodan malzeme alan personel öncelikle ofisinde bulunan bilgisayardan Oracle ERP sistemine girerek depodan malzeme talebi yapmakta sonrasında ise depoya gelmekteydi. -Malzemelerin Oracle ERP üzerinden fotoğrafı görüntülenememekteydi. Demirbaş yönetimi tarafında; -Birim sayım sorumluları birimlerindeki malzemelerde meydana gelen değişiklikleri alınan, gönderilen ve zimmet değişikliği yapılan malzemelerin tutanaklarını Oracle ERP kullanıcısına ileterek, Oracle ERP programından alınan zimmet raporları doğrultusunda; personel, malzeme ve lokasyon kontrolünü yaparak yıl sonuna kadar güncel hale getirmeye çalışmakta, varsa yanlışlıkları Oracle ERP kullanıcısına bildirerek düzeltilmesini istemektelerdi. Oluşturulan yıl sonu sayım ekipleri de Oracle ERP raporları doğrultusunda birimleri gezerek malzemelerin zimmet kontrolünü yapmaktaydılar. Proje Sonrasında: Depo yönetimi tarafında; -RFID ve barkod teknolojisi ile depo sayım süresi 1 haftaya düşmüş, yapılan entegrasyonla kullanmakta olduğumuz Oracle ERP sistemine aktarım sağlanmıştır. -Personel depoya geldiğinde, depodan alınan malzemeye ait karekodlar el terminali ile okutularak kioska aktarılmakta, kullanıcı kiosk üzerinde bulunan kart okuyucuya kullanıcı kurum kimlik kartını okutarak depodan çıkış isteği yapılmakta ve Oracle ERP sistemine girilmeden çıkış isteği işlemi yapılmaktadır. -Depoda bulunan malzemelerin fotoğraflanması sonucunda kullanıcılar DEPSİS programında depoda bulunan malzemelerin fotoğraflarını görebilmektedir. -Depoda raf adresi/göz adresi veya malzeme göz kartı karekodu okutulduğunda ilgili yerde bulunan malzeme bilgileri el terminalinde görüntülenmektedir. -DEPSİS programı üzerinden Oracle ERP sistemine girmeden malzeme hareketi işlemleri (çıkış, işletmeler arası transfer, stok yeri değişikliği), malzeme bilgisi görme işlemleri ayrıca yapılabilmektedir. -El terminali üzerinde rfıd etiket no-malzeme kodu, stok yeri-malzeme kodu eşleştirmeleri yapılarak DEPSİS programına aktarım sağlanmaktadır. Demirbaş yönetimi tarafında; -RFID ve barkod teknolojisi ile demirbaş sayım süresi birimler için 1 güne hatta birkaç saatte yapılabilir hale gelmiştir. Yapılan entegrasyonla kullanmakta olduğumuz Oracle ERP sistemine de aktarım sağlanmıştır. -Birim sorumluları birimlerine gelen malzemeleri DEMİRSİS programına aktarıldığı anda görebilmekte, üzerine yapıştırılmış bulunan karekod etiket numarasını, lokasyon bilgilerini, malzemeyi kullanacak personel ve malzemelere ait varsa seri numarası gibi bilgileri de kontrol ederek program üzerinden zimmet yaparak tutanak oluşturabilmesi sağlanmıştır. -Sabit kıymet türündeki malzemelerin sisteme girişleri Oracle ERP tarafından kaydatabi malzemelerin girişleri RFID tarafından yapılacaktır. -DEMİRSİS programı üzerinden Oracle ERP sistemine girmeden malzeme bilgisi görme işlemleri malzeme resmi de görüntülenerek ayrıca yapılabilmektedir.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

RFID uygulaması sayesinde envanter yönetimi ve varlıklarımızın takip süreci hızlanmış, bu süreci yöneten personellerimizin işi kolaylaşmış, insan hatasıyla ortaya çıkabilecek durumların önüne geçilmiştir. Her açıdan envanter takibi sürecimizi pratikleştiren, verimliliği ve varlık görünürlüğünü artıran bir proje ortaya konmuştur. RFID ve barkod teknolojisi ile depo sayım süresi 1 haftaya düşmüştür. Demirbaş sayım süresi birimler için 1 güne hatta birkaç saatte de yapılabilir hale gelmiştir.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Depo, demirbaş ve kaydatabi sayımların el terminalleri ile yapılarak kısa sürede bitirilebilmesi ve yapılan entegrasyonla oracle erp programına aktarımı kurumumuz için verimliliği artıran bir inovasyon olarak görülmektedir. Kurum kimlik kartıyla Oracle ERP sistemine girmeden depo çıkış işlemleri gerçekleştirilebilmesi, sorumlu personellerin ambarda olan depo malzemelerini ya da birimindeki personellerin odalarında bulunan malzemeleri kendi ofislerinden, mekan değiştirilmesine gerek kalmadan fotoğraflı olarak görüntüleyebiliyor olmaları gibi uygulamalar zamandan tasarruf sağlamamıza yarayan önemli geliştirmeler olarak değerlendirilmektedir.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Tam destek alınmış olup Genel Müdürümüzün 2022 yılı hedefleri arasında yer almaktadır.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Ambar (depo) Şefliği, ambardan (depodan) malzeme talebi yapan tüm kullanıcılar, Yatırım Ambar ve Sabit Kıymetler Müdürlüğü ve Oracle ERP üzerinden işlem yapamayan bütün birim sorumlularına fayda sağlamıştır.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Depo kısmında 10 kişi, Demirbaş kısmında 45 kişi olmak üzere 55 kişi görev almıştır.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Btsector Bilişim Teknoloji A.Ş. ,Novacon Bilişim Danışmanlık ve Dış Tic. Ltd. Şti.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Zebra RFID okucuyu ve el terminali, Honeywell barkod yazıcı