Proje İçeriği

Ulusal zincir mağazalardan ve Yerel Zincir mağazalardan gelen iade faturalar için gerekli muhasebesel heap kontrollerin otomatize edilmesi, iş akış onay süreçlerinin dijitalleşmesi ve bu evrakları personelden bağımsız robotlar aracılığıyla siteme kaydedilmesini sağlan robotik süreç otomasyon projesidir. 

Projenin temel hatları; FMCG sektörünün karmaşık yapısı sebebiyle müşterilerden farklı formatlarda gelen iade faturalarının onay akışı, fiyat doğrulma, KDV kontrolleri, ürün eşleşmeleri gibi manuel yürütülen iade fatura giriş sürecini uçtan uca RPA ve BPM teknolojileri dijital dönüsümünü sağlamaktır diyebiliriz.

-Tedarikçisi olduğumuz ulusal zincir marketler ve yerel zincir marketlerden gelen farklı formatlardaki iade faturaları, e-fatura olarak sisteme düştükten sonra her fatura için sistem BPM destekli akış başlatır.

-İlgili sorumlu akış sahibi belge uygunluk onayı ve iade nedeni gibi eksik veriler tamamlandıktan sonra SAP sistemine belgenin işlenebilmesi için robota görev atanır, robotlar bu belgeleri personellerin önceki iş adımında onaylarına göre sisteme girişini yaparak e-posta yoluyla sonuç bilgisini gönderir.

Projenin sağladığı en temel fayda sürdürülebilir bir iş modeli tasarımı ve personel iş gücü tasarrufuyla beraber zamanında fatura girişlerin sağlanmasıyla müşteri mağduriyetlerinin ortadan kaldırılmasıdır.

Projenin Amacı

Operatör konumundaki personel iş gücünün, katma değeri yüksek iş süreçlerine geçişini sağlamakla beraber dijital olgunluk oranın artırılması hedeflenen  robot destekli sürüçe iyileştirme projesidir. 

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Projeye ait en büyük inovasyon; Robotik süreç otomasyonu ile süreçlerin optimizasyonu sağlanarak iş gücü tasarrufu ve   BPM ve RPA teknolojilerini beraber kullanarak uçtan uca sürecin otomatize edilmesi.

Robot faturaları sisteme kayıt ederken karasız kaldığı işlem adımlarında veya ek bilgiye ihtiyaç duyduğu işlem adımlarında BPM aracılığıyla çalışanın desteğini alarak  süreci tamamlaması da diğer bir inovasyon noktasıdır.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

en büyük kazanım Muhasebe birimi için olmuştur. İnsan hatalarının azalması sebebiyle azalan ticket sayılarıyla IT olarak bizlere de fayda sağlamıştır.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Evet, proje hayata geçirilmesi için üst yönetim desteği alınmıştır.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

• Süreçleri iyileşen ve robotize edilen iş birimi çalışanları, rutin tekrarlayan ve hataya açık olan işlerin yerine katma değeri daha fazla işlere vakit ayırmaya başladı. Motivasyonları bu kapsamda artarken iş sürekliliğinde yukarı yönlü ivme kazanılmıştır. 
• İnsan hatası olasılığını neredeyse tamamen ortadan kaldırarak işletmeye daha fazla zaman, para ve kaynak tasarrufu sağladığından verimlilik artışına da yardımcı olmuştur. 
• Faturaların sisteme otomatik RPA ile girişi sayesinde 1 yılda 500+ A/G kazanç
• Çalışanların dijital olgunluk oranlarının artması
• İş Akış onay süreçlerinin hızlanması (Çevik yönetim iş modeli kazanımı)
• Raporlanabilir veri kazanımı (KPI takibi)
• ERP Cari ay kapanışlarındaki gecikme sebeplerinin azalması.Zamanında ve neredeyse sıfır hatayla fatura girişlerinin yapılması
• Proje dış kaynak geliştirme maliyeti 35.000 $ olup IT İç kaynak kullanarak geliştirilmiştir bu sayede 35.000 $ kazanım

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

İş birimlerinden 3 ve IT ekibinden de 3 toplamda 6 proje paydaşı rol almıştır.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Robusta RPA kullanılmış olup tamam iç kaynak dahilinde gerçekleştirildi

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Robusta RPA ,Paperwork BPM