Proje İçeriği

Bursiyer süreçlerinin başvurudan mezun oluncaya kadar sistem üzerinden takip edilebileceği bir sitem oluşturmak. Bunu yapmak için 3 farklı sistemi, TEV web sitesi, TEV ERP sistemi ve yeni hazırlanan TEV Mülakat Platformu sistemini entegre ederek tüm süreçlerin birbirleri ile otomatize bir şekilde çalışmasını sağladık. Bu sayede manuelliği en aza indirdik, teknolojiyi kullanarak süreçleri hızlandırdık ve öğrencilerin verdiği bilgilerin kontrolünü sağladık. Aynı zamanda karbon salınımını en aza indirmek ve yeşil ofis sistemine geçmek için kağıt kullanımını ortadan kaldırdık. 

Hazırlanan sistem sayesinde herkesin başvuruya ulaşımı ve başvuru formunu doldurması kolaylaştı. Bu ise öğrenciler arasında fırsat eşitliğini sağlamış oldu ve bu sayede geçen yıl tamamlanan başvuru sayısı 45.000 iken bu yıl 107.000 oldu. 

Teknik değerlendirme sistemi oluşturularak başvuru sırasında öğrencilerin sorulara verdikleri cevaplar değerlendirildi ve okul/fakülte bazında sıralama yapılması sağlandı. Bu sayede mülakata çağrılacak öğrenciler daha şeffaf belirlenmiş oldu.

Mülakata katılmaya hak kazanan öğrencilerden istenen belgelerin e devletten indirilerek yüklenebileceği bir sistem oluşturuldu. Bunlardan e devletten barkodlu alınabilen Vukuatlı Nüfus Kayıt Örneği, Adli Sicil Kaydı, Tarihçeli Yerleşim Yeri Belgesi, Öğrenci belgesi ve Transkript için web sitesi üzerinde barkod girilebilecek alanlar oluşturuldu. Tapu, araç kaydı, maaş bordrosu gibi belgeler için dosya yükleme alanları oluşturuldu. Barkodu girilen belgeler e devlet sistemi ile entegre olunarak indirilerek OCR dan geçirildi. Buradaki bilgiler veri tabanına yazıldı ve öğrencinin başvuru formunda verdiği bilgiler ile karşılaştırılarak tutarlı olup olmadığı belirlendi. 

Mülakat Platformu hazırlanarak hangi mülakatlara TEV’den ve üniversitelerden kimlerin katılacağı sistemde tanımlandı. Mülakata katılmaya hak kazanan öğrenciler bu platforma başvuru formunda verdiği bilgiler ile aktarıldı ve üniversitelerdeki komisyon üyeleri platforma tanımlandı. Mülakat tarih ve saatleri sistemde belirlendi ve bu mülakata girecek öğrenciler, TEV ve üniversite komisyon üyeleri mülakata atandı. Mülakat Platformunu Outlook ve Teams ile tam entegre hale getirerek mülakat linkinin sistemden oluşturulması sağlanarak sistem üzerinden öğrencilerin web sitesindeki ekranlarına, komisyon üyelerinin ise maillerine takvim olarak gönderilmesi sağlandı. Aynı zamanda öğrencilere sms olarak da bildirimler gönderildi. Bu otomatizasyon sayesinde mülakatlara katılım sayısında önemli ölçülerde artış sağlandı. Öğrenciler ile yapılan mülakatlarda öğrencilerin verdiği bilgiler ile başvuru formundan gelen bilgiler karşılaştırılarak gerekirse düzenlendi ve yeni bir puanlama yapması sağlandı. Bu sayede bursiyer seçimi için elimizde önemli bir bilgi oluşmuş oldu. Mülakatın sonunda asil ve yedek üyeler mülakat platformu üzerinde belirlenerek mülakat sonuç tutanağının sistem üzerinden otomatik çıkması sağlandı.

Bu çalışmalar sırasında tüm süreçler web sitesi ile tam entegre edildi. Öğrencilerin değişen her durumu için bir durum kodu oluşturuldu ve bu durum kodlarının karşılığı belirlenerek web sitesinde her öğrencinin kendi alanında gösterildi. Örneğin mülakata katılmaya hak kazanan öğrencinin ekranında bu bilgi yayınlanırken herhangi bir şarttan elenen öğrencinin ekranında elendiğini gösteren bilgi yayınlandı. Belli durumlarda bu sistem sms ler ile desteklendi. Örneğin mülakata hak kazanan ama evrak yüklemediği için elenme durumu ile karşı karşıya kalan bir öğrenciye evrak yükleme süresi bitmeden 48 saat önce bunu bildiren sms gönderildi. 

Mülakat sisteminde asil olarak seçilen öğrencinin ekranında bu bilgi yayınlanıp bursu isteyip istemediği son kez soruldu ve onayı ile bu öğrenci Mülakat Platformundan AX’a tam entegre bir şekilde bursiyer olarak aktarıldı.

Bu sayede başvurudan başlayarak bursiyer oluncaya kadar geçen tüm süreçler tam otomatize bir şekilde sistem üzerinden takip edilmiş oldu.

Önceki yıllarda bursiyer olmuş öğrencilerin bursunun devam edebilmesi için transkript ve öğrenci belgesi alıyoruz. Bu belgeleri de web sitemiz üzerinden aldık. Ayrıca OCR, RPA ve AI teknolojileri kullanarak geliştirdiğimiz yazılım sayesinde e devlet ile entegre olarak öğrencilerin girdiği barkod bilgileri ile ilgili dokümana ulaşıp indiriyoruz ve bunu OCR ile okuyup transkript üzerindeki TCKN, Ad, Soyad, Okul, Fakülte, DNO, GNO ve Açık F bilgilerini okuyoruz. Bunlardan TCKN, AD, Soyad, Okul ve Fakültelerini ERP üzerindeki bilgilerle karşılaştırıyoruz ve eşleşiyorsa diğer okuduğumuz bilgileri alarak ERP üzerinde belirlenen alana yazıyoruz. Öğrenci belgesi üzerinden de TCKN, Ad, Soyad, Öğrencilik Durumu (Aktif,Pasif) ve  Sınıf bilgilerini okuyoruz. Bunları transkript bilgileri ile eşleştirip ERP üzerinde belirlenen alana yazıyoruz. Sonrasında başarı kriterlerimize göre öğrencinin bursunun devam edip etmeyeceğine ve öğrencinin ödül alıp almayacağına karar vererek sisteme işliyoruz. 

Projenin Amacı

Projenin bir kısmı var olan süreçleri iyileştirmek için yapılmışken bazı süreçler de yeni hizmet olarak yapıldı.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Devam eden öğrencilerin başarı durumunu görmek için hazırladığımız transkript ve öğrenci belgesinin OCR, AI ve RPA teknolojileri ile okunması işlemi ile daha önce bize gelen evrakların tek tek gözle okunması ile yapılıyordu. Bunun için ise 5 kişinin yaklaşık 3 ay çalışıyordu. Şimdi ise web sitesi, yazılım ve erp sisteminin tam entegrasyonu ile el değmeden birkaç günde sisteme yaptırabiliyoruz. Böylece yılda en az 250 adam/gün tasarruf etmiş olduk.

Yeni başvuran öğrencilerin de evraklarının okunması benzer süreçlerden geçiyordu. Burada da yaptığımız entegrasyon ile öğrencinin başvuru formunda verdiği bilgi ile e devletten alınan barkodlu belgedeki bilginin karşılaştırmasını sisteme yaptırarak mülakat yapacak kişinin önüne doğru bilgileri otomatik yazabiliyoruz. Burada da en az 150 adam/gün tasarruf etmiş oluyoruz.

Birçok parametreye bağlı olarak raporlamaların yapılabilmesi, şeffaflık ilkesine bağlı olarak hesap verilebilirliğimiz artmış oldu. Ayrıca tüm başvurular ve belgeler incelenebildiği için kontenjan belirlemede de önemli kazanımlar elde etmemizi sağladı.

Herşeyi sayılabilir ölçülebilir hale getirerek subjektifliği ortadan kaldırdık.

Mülakata katılmaya hak kazanan öğrencilerden istenen evraklar öğrenci başına ortalama 20 sayfa kadar oluyordu. Yaklaşık 25.000 öğrenciden yaklaşık 500.000 sayfa çıktı alınıyor ve bunlar TEV'e gönderiliyordu. Şimdi ise belgeler TEV sistemine internetten yüklenebiliyor. Bu sayede hem kağıt kullanımından hem de kargo maliyetinden kurtulmuş olundu. 

Hazırlanan tam otomatize sistem sayesinde 107.000 başvurunun incelenip, mülakata katılmaya hak kazananların belirlenmesi ve bildirilmesi çok kısa bir zamanda içinde gerçekleştirilmiş oldu. Geçtiğimiz yıllarda yaklaşık 45.000 başvurunun incelenmesi ve mülakata katılmaya hak kazananların belirlenip bildirilmesi 2 hafta alırken bu yıl başvuru sayısı ve mülakata katılan sayısı çok daha fazla olmasına rağmen 3 günde yapılabildi.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Özellikle Eğitim birimine. Fakat bağışçıların burs şartlarını yerine getirmek açısından da önemli kazanımlar sağladığı için Bağışçılar birimine de faydalar sağlamıştır.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Evet. Üst yönetim tamamen arkamızda durarak bize önemli katkı sağladılar.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Evet. 

Öncelikli olarak 500.000 sayfa kağıt kullanımı iptal edilmiş oldu. 

Kimlerin başvurduğu, kimlerin neden elendiği, kimlerin neden seçildiği sistemde açık ve şeffaf bir şekilde kayıt altına alınmış oldu.

Yaklaşık 3000 fakülte var ve biz 800 kadarına kontenjan veriyoruz. . Yapılan başvuru - kontenjan ilişkisi incelenerek gelecek yıla hangi fakültelere ne kadar kontenjan verilmesi gerektiği sistemsel bir çalışma ile çıkarılabilir seviyeye getirildi.

Üniversite hocaları bizim sistemi birçok sebepten çok beğendi. Bu ise diğer STK'lara bizi anlatmalarını sağladı. Birçok STK bu süreci nasıl yaptığımızı anlamaya çalışıyor. Bu ise sektörde öncülüğümüzü pekiştirmiş oldu.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

10

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Mülakat Paltformu için Analitik Yazılım ve Donanım Ltd. Şti, Web Sitesi için Redif Digital Agency

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Özel bir marka kullanımı olmadı.