Proje İçeriği

Proje, Finansal Hizmetler bünyesinde kurulan Finansal Sistemler (FS) ve İBB Bilgi Teknolojileri Departmanı içerisinde oluşturulan Elektronik Doküman Yönetim Sistemi (EDMS) için bakım ve işletme desteği sağlamayı amaçlamaktadır. Ayrıca, İstanbul Büyükşehir Belediyesi'nin daha etkili hizmetler sunabilmesi ve mevzuata uygunluğu sağlamak amacıyla finansal sistemleri hem teknik hem de işlevsel olarak geliştirmeyi hedeflemektedir. Belediye gelir sistemi, bütçe işlemleri, ihale ve satın alma süreçleri, muhasebe işlemleri ve doküman süreçleri, elektronik doküman yönetim sistemi (EDMS) uygulamaları konsolide edilmektedir. İstanbul Büyükşehir Belediyesi tarafından etkili hizmet sunumu ve finansal koordinasyonu sağlamak amacıyla üstlenilen bilgi sistemleri altyapı dönüşüm projesinde, birkaç ana faktör göz önünde bulundurulmuştur. Bunlar arasında, gerçek zamanlı izlenebilir ve şeffaf elektronik iş akışları, her yerden uzaktan erişim, belgelerin ve yapılandırılmamış verinin etkin yönetimi, karar verme süreçlerinde gerekli verilere hızlı ve doğrudan erişim ve farklı platformlarda izlenen finansal verilerin anlık raporlama ve analiz için tek bir platformda gösterilmesi ihtiyacı yer almaktadır.

Projenin Amacı

Bu proje ile kurumsal yönetimi kolaylaştırmak, operasyonel verimliliğini artırmak, bağımsız ağ yönetim sistemlerini entegre etmek, yinelenen veri girişlerini önlemek, maliyetleri azaltmak, sistemler arası karmaşıklığı azaltmak, iç standartizasyonu kurmak, esnekliği artırmak ve genel ya da kısmi sistem ölçeklemesini hızlandırmak hedeflenmiştir. Ek olarak, proje ile İstanbul Büyükşehir Belediyesi'nin dış bağımlılıklar olmadan sürdürülebilir bir ekosistem oluşturmasına olanak tanınmış ve kurum, modern teknoloji altyapısıyla güncel hale getirilmiştir. Bu strateji sayesinde, İstanbul Büyükşehir Belediyesi, ek lisans maliyeti olmaksızın, %100 güvenlik ve ara katman uyumu, başarılı bağımsız denetimler, formların ve raporların modernizasyonu, yedi farklı banka ile online ve offline entegrasyon, mobil uygulamaların entegrasyonu ve operasyonel giderlerde maliyet tasarrufu dahil olmak üzere birçok anahtar performans göstergesinde önemli başarılar elde etmiştir. Son olarak, yasal raporlama ve yükümlülükler tam anlamıyla yerine getirilirken, web hizmetleri ve mobil uygulamaların entegrasyonu sayesinde vatandaşlar için online hizmetlerde önemli bir uyum sağlanmıştır.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Bu proje ve bünyesinde yer alan stratejiler sayesinde, İstanbul Büyükşehir Belediyesi, ek lisans maliyeti olmaksızın, %100 güvenlik ve ara katman uyumu, başarılı bağımsız denetimler, formların ve raporların modernizasyonu, yedi farklı banka ile online ve offline entegrasyon, mobil uygulamaların entegrasyonu ve operasyonel giderlerde maliyet tasarrufu dahil olmak üzere birçok anahtar performans göstergesinde önemli başarılar elde etmiştir. 

FYS projesindeki online bankacılık entegrasyonu sayesinde, vatandaşlar artık offline dosya yüklemelerini beklemeksizin borçlarını anında ödeyebilmektedir. Daha önce, biriken tutarların e-belediyelerde veya hazine ofislerinde görünmesi veya ödemelerin sisteme yansıması bir gün sürmekteydi. Ayrıca, dünyanın en büyüklerinden biri olan İstanbul'un en büyük otobüs terminali de geniş FMS sistemi içerisinde online tahsilata başlamıştır. Mezarlıklar da herhangi bir kurulum ihtiyacı olmaksızın işlemlerini bu web tabanlı uygulama üzerinden gerçekleştirebilecek kapasiteye getirilmiştir.

Muhasebe kapsamındaki tüm finansal raporlar, beyannameler ve denetim raporları, REMI raporları da dahil olmak üzere, tek bir sistem üzerinden hızlı bir şekilde ve IT desteğine ihtiyaç duymadan oluşturulabilir. Banka entegrasyonları, ya gece yarısı toplu işler aracılığıyla ya da ihtiyaç duyulduğunda kullanıcılar tarafından tetiklenebilir şekilde gerçekleştirilebilir. Bu sayede de süreçte esneklik sağlanır.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

İstanbul Büyükşehir Belediyesi'nin, daha etkili hizmet sunma ve mali koordinasyonu sağlama amacıyla gerçekleştirdiği bilgi sistem altyapısı dönüşüm projesinde, özellikle anlık izlenebilir ve şeffaf elektronik iş akışları, mekândan bağımsız her yerden erişim olanağı, doküman ve yapılandırılmamış verilerin etkin yönetimi, karar süreçlerinde ihtiyaç duyulan veriye hızlı ve aracısız erişim, kurum mali konsolidasyonunu sağlayabilmesi için farklı platformlarda takip edilen mali verilerin tek bir platformda gösterimi ve anlık raporlama analiz ihtiyacı gibi önemli unsurlar dikkate alındı. Ayrıca, bu dönüşüm, kurumsal yönetişimi kolaylaştırmayı, operasyonel verimliliği artırmayı, bağımsız çalışan şebeke yönetim sistemlerini entegre etmeyi, mükerrer veri girişlerini engellemeyi, maliyetleri düşürmeyi, sistemler arası karmaşıklığı azaltmayı, kurum içi standartlaşmayı sağlamayı, esnekliği artırmayı ve sistem genel veya kısmi ölçeklemeleri hızlandırmayı amaçlıyor. Buna ek olarak, projemiz İBB'nin gelecekte dışa bağımlı olmadan sürdürülebilir bir ekosistem oluşturmasına olanak tanıdı ve kurumu güncel teknoloji altyapısına sahip hale getirdi. Bu strateji ile İBB, bir dizi temel performans göstergesinde büyük başarılar elde etti, ek lisans maliyeti sıfır olacak şekilde, güvenlik ve middleware uyumluluğunu %100 sağlamanın yanı sıra, bağımsız denetimlerden başarıyla geçildi, formlar ve raporlar modernize edildi, 7 farklı banka ile online ve offline entegrasyon sağlandı, mobil uygulamalar entegre edildi ve işletme maliyetlerinde tasarruf sağlandı. Son olarak, yasal raporlama ve yükümlülükler eksiksiz yerine getirilirken, web servisleri ve mobil uygulamaların entegrasyonu sayesinde vatandaşa yönelik online hizmetlerde de büyük bir uyum yakalandı.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Proje kapsamında İBB Bilgi İşlem Dairesi Başkanı'ndan ve Mali Hizmetler Dairesi Başkanı'ndan bizzat destek alarak ilerlemiştir. İki daire başkanlığının da ilgili vizyon ve stratejileri göz önünde bulundurularak oluşturulmuş ve ilerletilmiştir.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Ürün açık kaynak olarak geliştirilmiştir ve kaynak kodu teslim edilmiştir. Ürün, hem sunucu hem de veritabanı lisans maliyetleri açısından kuruluşun kendi sistemleriyle sorunsuz bir şekilde entegre olmuştur, bu da üçüncü taraf lisans maliyetlerine olan ihtiyacı ortadan kaldırmıştır. Toplamda, altı ayrı sistemin işlemleri tek bir uygulama altında birleştirilmiştir. Bu birleştirme, sıfır lisans maliyeti ile sonuçlanmış ve üçüncü taraf uygulama ve eğitim masraflarını ortadan kaldırmıştır.

Organizasyon içerisinde, bütçe, finans, tedarik, muhasebe ve gelir yönetimi departmanlarının sistemleri, bu ekosisteme entegre edilen dış birimler ile tek bir çatı altında birleştirilmiştir. Bu entegrasyon, tek bir sistem üzerinden birleşik raporlama olanağı sağlamaktadır. 

Projede mevcut sistemin tamamen dönüştürülmesi ve tüm verilerin yeni sisteme taşınması başarıyla gerçekleştirilerek önemli bir sonuç kaydedilmiştir. 2 milyardan fazla kaydı yönetmek, özellikle İstanbul gibi bir metropol için küçümsenmeyecek bir görevdir. Yirmi yıldan fazla süredir kullanılan bir programdan yeni bir teknolojiye, veri kaybı yaşanmadan geçiş yapmak, projenin titiz planlaması ve uygulaması hakkında çok şey söylüyor.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Detaylara baktığımız Mali İşler Daire Başkanlığı çalışanları + Bilgi İşlem Daire Başkanlığından proje için görevlendirilen isimler ve Universal Firması çalışanları olarak düşündüğümüzde 100’ün üzerinde kişi aktif rol almıştır.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Oracle, Microsoft, Microstrategy, GitLab

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Oracle, Microstrategy, spagobi, gitlab, jaspersoft, vaadin, tomcat, jenkıns, intellij