Proje İçeriği

Faydasıçok Vakfı'nın temel hedefi, bu proje aracılığıyla vakfın tüm süreçlerini dijital dönüşümünü gerçekleştirmektir. Proje ile vakfın paydaşları olan bursiyerler, mentörler ve vakıf yönetim ekibi, akıllı ve etkileşimli bir platform üzerinden burs başvurularından bursiyer bilgilerinin doğruluğuna, burs alım kriterlerinin gerçekleştirilmesine, sürekli eğitimlerin ve mentörlük ile bursiyerleri hayata hazırlanmasının sağlanmasına kadar tüm kontrollerin akıllı yapılarla gerçekleştiği, eş zamanlı erişimin ve etkileşimli bir yapıya sahip olduğu, ölçümlendiği, tüm paydaşların ihtiyaçlarının karşılandığı, sürekli olarak takip edildiği, etkili ve eğlenceli bir platform oluşturmaktır. Bu dönüşüm ile diğer bir amacımız, yeni nesil bakış açısıyla geliştirilen bu platformun altyapısı nedeniyle varolan  ve gelecekteki ihtiyaçları hızlıca karşılanabileceği bir yapı oluşturmaktı.

Proje sayesinde, öğrenciler, mentörler ve vakıf yönetimi gibi tüm paydaşlar, kural bazlı ve otomatik yapısıyla kontrollerin yapıldığı, denetimlerin sağlandığı ve sonrasında önceden belirlenen aksiyonların alındığı akıllı bir platformda bir araya gelerek sonuç odaklı bir deneyim yaşamaktadırlar. 

Projenin Amacı

Faydasıçok Vakfı'na özel olarak geliştirilen F4Future platformu, yazılım ve danışmanlık firması tarafından kapalı bir sistem olarak tasarlanmıştır. Vakfın tüm paydaşlarının, öğrencilerin, mentörlerin ve vakıf yönetiminin, tüm süreç boyunca yaşadıkları deneyimleri analiz edilerek ve vakfın ihtiyaçları ile birleştirilerek müşteri yolculuk haritaları çıkartılmış ve bu doğrultuda geliştirilmiştir.

Proje kapsamında, tüm paydaşların özellikle öğrencilerin burs alma kriterleri otomatik olarak takip edilmekte ve izlenmektedir. Öğrencilerin dönem içi not ortalamaları, eğitimlere katılım durumları, sivil toplum kuruluşu (STK) aktiviteleri, mentör iletişimleri gibi kriterlerin gerçekleşmemesi durumunda ilgili aksiyonlar kural bazlı olarak manuel ve otomatik olarak gerçekleştirilmekte ve gerektiğinde önceden belirlenen aksiyonlar alınmaktadır. Bunun yanısıra üm paydaşlara eğitim, karşılıklı iletişim, öğrencilere staj olanakları gibi hizmetler sunulmaktadır.

Tüm paydaşların, öğrenci, mentör ve yönetici (admin panel), kendilerine özel alanlardan giriş yapabilmelerini sağlayan F4Future platformu, sağladığı dijital dönüşüm ile tüm paydaşların hayatını kolaylaştırmaktadır, ihtiyaçları uygun çözüm sunmaktan ve  esnek yapısı sayesinde yeni ihtiyaçlara da hızlıca çözüm geliştirilmesini sağlamaktadır.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

F4Future platformunun getirdiği yenilikler 5 ana başlıkta toparlanabilir.

1. Akıllı eşleştirme:
   1. Bursiyer ve mentörlerden alınan bilgiler doğrultusunda eşleştirmelerin dinamik ve statik olarak gerçekleştirilmesi ve kriterlerin dinamik olarak değiştirilebilmesi
2. Akıllı etkileşim
3. Tüm paydaşlarla eğitim vb aktivitelerin takvim üzerinden planlanması, davet edilmesi, paydaşların takvimlerine eklenebilmesi ve iletişim kurulabilmesi
4. Tüm paydaşların birbirleriyle platform içi mesajlaşma gerçekleştirebilmesi
5. Eğitim vb tüm aktivitelerin kontrol edilebilmesi ve değişiklikler yapabilmesi
6. Burs alma kriterlerinin otomatik kontrolü, gerçekleşme kontrolü, gerçekleşmemesi durumunda paydaşlara uyarıların otomatik olarak iletiilebilmesi ve uyarı sonrasında ilgili aksiyonların dinamik veya statik olarak alınması ve durumun iletilebilmesi
7. Burs alma kriterlerinde değişiklik yapılabilmesi ve yeni kriterler eklenebilmesi
8. Bursiyerlerin transkript, öğrenci belgesi gibi kişisel başarı değerlendirme sonuçlarının yer aldığı belgelerin yüklenilmesi ve sonuçların takip edilmesi ve raporlanması
9. Tüm paydaşlar hakkındaki özet bilgilerin takip edilebileceği gösterge paneli
10. Paydaşların katılım gösterdiği aktivitelere katılım, katılımcı bilgileri takibi
11. Akıllı yönetim
12. Akıllı takip
13. Akıllı yönlendirme:
    1. İlgili tüm aksiyonların statik ve dinamik olarak yönlendirilmesi
14. Dinamik raporlama 
    1. Toplanan tüm veriler kolaylıkla rapor haline getirilebilmesi

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Vakıf olarak şu anda sistemimizden yaklaşık 500 paydaşımız, yani öğrencilerimiz, mentörlerimiz ve mezunlarımız faydalanmaktadır. Öğrencilerimizin eğitim takvimlerini sistem üzerinden takip etmeleri, öğrenci belgesi, transkript ve diğer belgeleri hızlı ve kolay bir şekilde sisteme yüklemeleri zaman açısından büyük kolaylık sağlamıştır. Bu sayede gereksiz e-posta trafiği ve depolama alanı maliyetleri minimum düzeye indirilmiştir. Ayrıca, dijital platforma geçişimizle birlikte, dolaylı olarak sürdürülebilir kalkınma hedeflerine katkıda bulunarak dijital karbon ayak izimizi azaltmış bulunmaktayız. Bu dijital dönüşüm sayesinde belgelerin dijital ortamda saklanması, paylaşılması ve erişimi kolaylaştırılmıştır. Bu da zaman ve maliyet tasarrufu sağlamış, aynı zamanda çevresel etkileri azaltarak sürdürülebilirlik amacına hizmet etmiştir. Öğrencilerimizin ve diğer paydaşlarımızın işlemlerini hızlı ve pratik bir şekilde gerçekleştirebilmesi, verimliliği artırmış ve operasyonel süreçlerimizi iyileştirmiştir.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Evet. Vakıf yönetim kurulumuz bize önemli katkı sağladılar.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

F4future, vakfımızın dijital dönüşüm hedefleri doğrultusunda hayata geçirilmiş bir projedir. Bu projenin kazanımları şöyledir; 

•  tüm burs takip ve mentörlük süreçlerini dijital ortama taşımak: tüm paydaşlarımızın bilgilerini ve iletişimini dijital ortamda yönetmemize olanak sağladı. Bu sayede kağıt tabanlı ve manuel süreçlerden dijital platforma geçiş yaparak süreçlerimizi verimli hale getirdik
• öğrenci burs durumlarını daha hızlı ve kesintisiz şekilde takip edilmesini sağlamak: F4Future sistemi, öğrenci burs durumlarınızı anlık olarak takip edebiliyoruz. Bursiyerlerinizin devam ettiği eğitimleri, katılım durumlarını, belgelerini ve diğer ilgili bilgileri sisteme yükleyerek kolayca takip edebiliyoruz.
• burs kriterlerine uygun şekilde eğitim hayatlarına devam ettirmek: Sistem, bursiyerlerimizin burs kriterlerine uygun olarak eğitim hayatlarını sürdürmelerini destekliyor. Öğrencilerin eğitim takvimlerini, katılım durumlarını ve diğer gereklilikleri takip ederek burslarının devamını sağlayabiliyoruz.
• mentörler ile bursiyerlerin iletişim halinde olmalarını sağlamak : F4Future sistemi, mentörlerimizin bursiyerlerimizle iletişim halinde olmalarını kolaylaştırıyor. Mentörler, sisteme giriş yaparak mentileri hakkında detaylı bilgilere ulaşabiliyor, mesajlaşma yoluyla iletişim kurabiliyor ve vakfınız tarafından düzenlenen etkinliklere erişebiliyorlar.
• vakfın tüm süreç yönetimine akıl katarak işlerini daha verimli, etkin ve hızlı yönetmesini sağlamak: F4Future Sistemi,vakfın tüm süreçlerini daha verimli, etkin ve hızlı bir şekilde yönetmemizi sağlıyor. Sistem üzerinden gerçek zamanlı raporlamalar, veri doğrulama ve güvenli veri saklama gibi özellikleri sayesinde süreçleri daha akıllı bir şekilde yönetebiliyoruz.

F4Future projesi, vakfımızın dijital dönüşüm hedeflerine ulaşmak, burs ve mentörlük süreçlerini optimize etmek ve vakfınızın işleyişini daha verimli hale getirmek için önemli bir adımdır.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

5

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Jarvis Yazılım A.Ş

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Özel bir marka kullanım sürecimiz olmamıştır.