Proje İçeriği

obigenç, adından da anlaşılacağı üzere üniversiteli “gençler” için hazırlanmış bir mobil platform. 3 faz halinde hazırlanacak bu portalin ilk fazında TEV’in devam eden üniversite bursiyerlerinin bu portala aktarılması ve bu yılki TEV üniversite bursu başvurularının bu portalden alınması bulunuyor.
Devam eden bursiyerler, belirlenen güvenlik kurallarına göre portale üye olacak ve burslarının devam etmeleri için gerekli olan öğrenci belgesi, transkript, KYK durum belgelerini e-devlet üzerinden alarak, belge üzerindeki barkodu ilgili alana girerek ya da pdf belgesini yükleyeceklerdir. İlgili belge, barkod ve öğrenciye ait TCKN bilgisi kullanılarak, e-devlet üzerinden doğrulanarak ve indirecektir. E-Devlet üzerinden indirilen belge üzerinde yer alan Ad – Soyad, Okul/Fakülte/Bölüm/Sınıf, Bölüm eğitim süresi, öğrencilik durumu gibi bilgileri alıp TEV’in ERP sistemine aktaracak ve TEV’in ERP sistemindeki bilgiler ile uyumluluğu karşılaştırılacak. Bu sayede hali hazırda bursiyerimiz olan öğrencilerin bursunun devamı ve ödül hak ediş durumlarını uçtan uca el değmeden ve veri manipülasyonundan koruyarak maruz kalmadan tamamlamış olacak.

Burs başvuru süreçleri de yenilenerek obigenç platformu içerisine alındı. Geçmişte, öğrenciler burs başvurusu yaparken bilgileri forma giriyor ve girilen veriler üzerinden teknik değerlendirme yapılıyordu. Bu yıl ise öğrencilerin verileri forma elle girmesi yerine e-devletten alınan ve listesi aşağıda yer alan belgelerin üzerinde yer alan barkod bilgilerini ya da doğrudan belgeyi yükleyebilecekleri ekranlar yaptık. 
??? Bu sebeple E Devlet ve YÖK’e ait sitelerden aşağıdaki belgeler alınarak barkodları sisteme girilecektir. 
1- Öğrenci Belgesi
2- YKS Yerleştirme Belgesi 
3- YKS Sonuç Belgesi
4- Transkript
5- Adli Sicil Kaydı
6- Vukuatlı Nüfus Kaydı
7- SGK Dökümü
8- Deprem ile ilgili olarak Hasar Tespit belgesi
9- Tarihçeli Yerleşim Yeri Belgesi
10- KYK durum belgesi
11- Sağlık Belgesi (Engelli durum belgesi)
12- Anne/Baba için Emekli Maaş Bordrosu
13- Anne/Baba için Devlet Memuru Maaş Bordrosu 
14- Koruma altında olduğunu gösterir belge
15- Başarı Belgesi
16- Mezuniyet Belgesi
Barkod girilerek ya da yüklenen pdf belgesi üzerindeki barkod bilgisi tespit edilerek, adayın TCKN ile eşleştirilerek e-devletten tekrar indirilen belge içerisinden, ihtiyacımız olan veriler alınarak forma aktarıldı. Bu sayede öğrencinin bilerek ya da bilmeyerek yanlış giriş yapmasının önüne geçilmiş oldu. Teknik değerlendirme en doğru şekilde çalıştırılarak mülakata davet edilen adayların daha uygun adaylar arasından çağrılması sağlandı.
Bunların yanında projenin ilk fazında çeşitli kurumlarla yapılan anlaşmalar sayesinde oluşturulacak sadakat programları ile obigenç’e üye olan TEV Bursiyerleri ve TEV’e burs başvurusu yapanlara özel indirimler veya hediyeler sağlanacaktır. Bunların yanında öğrencilere fayda sağlayacak staj yeri bulma, öğrenciler arasında iletişimi sağlayacak bir çok uygulama bulunacaktır. 
obigenç’in 2. Fazında TEV’in bursu ile okuyup mezun olan öğrenciler sisteme dahil edilecek, 3. Fazında ise tüm üniversite öğrencilerinin katılabileceği bir sistem oluşturulacak. 
Şimdiden uygulamanın 150.000 üyesi oldu.
 

Projenin Amacı

Proje üniversite öğrencilerine katkı sağlamak amacıyla oluşturulmuş yeni bir hizmet olmasına rağmen hali hazırda çalışan burs başvurusu gibi süreçler de bu projenin içerisine alındı.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Öğrenciden veriyi alıp sonra da öğrencinin yüklediği belge üzerinden doğrulama yapmaya çalışıyorduk. Bu ise belgeye ulaşamadığımız durumda hem çok zamanımızı alıyor hem de hata oranını arttırabiliyordu. Şimdi ise belge üzerinden ilerlediğimiz için öğrenci belgeyi yüklediğinde doğru belge olup olmadığını, formu dolduran kişi ile eşleşip eşleşmediğini kontrol edip uygun ise belgeyi indiriyor ve içerisinde ihtiyacımız olan verileri alıyoruz. Verileri aldığımız anda da öğrenciye onay verip devam etmesini sağlıyoruz. Bu sayede her zaman doğru belgeyi aldığımız gibi sonradan kontrol etmek zorunda kalmadığımız için de iş yükümüzü oldukça azaltmış oldu.Bununla birlikte bursiyer ile iletişimi daha hızlı yapabilmek, sosyalleşmelerini sağlamak ve özellikle burs dışında farklı alanlarda yardımcı olmak kaynaklar sağlamak da ek kazanımlarımız oldu.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Bursiyerlerin gelişimi ile ilgilenen Eğtim birimi ile Burs Operasyonunu yöneten Operasyon birimlerinin işlerini oldukça kolaylaştırdı.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Evet. Hatta Proje sponsorunun Yönetim Kurulu üyemiz olması bu projenin en üst seviyede takip edilmesini sağladı.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Geçen yıl 150.000 kişi başvurmuş 107.000 i başvuruyu tamamlamış 28.000 i mülakata çağrılmış ve 17.000 kişi belgesini yüklemişti. Bu yıl ise henüz başvuru süresinin yarısında iken 142.000 kişi başvuruya başlamış 56.000 kişi tüm belgelerini yüklemiş durumda. Tamamen belgelerden veriye ulaştığımız için de teknik değerlendirmeyi çok daha hızlı ve doğru yapmamızı sağladı. Doğru veriler ile ilerlediğimiz için geçen yıl yaklaşık 16.000 saat mülakat yapmışken bu yıl yaklaşık yarı zamanı ile mülakatları tamamlamayı hedefliyoruz.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Bu proje için yaklaşık 10 kişilik bir ekip kuruldu. Bu ekipte BT ve TEV’deki ilgili birimlerden arkadaşlar dışında projeye gönüllü destek veren McKinsey ekibinden de arkadaşlar bulundu.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Ücretsiz aldığımız destekler Proje Yönetimi: McKinsey, Mobil Uygulama ve Entegrasyonlar : Veripark, Kurumsal Kimlik Oluşturma: Publicis, UI/UX Tasarımları: Userspots, Ücretli aldığımız destekler Azure ve Devops Platformu: Nephos, CRM: UzmanCrm, Başvuru Formu: Analitik Yazılım

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Microsoft, Google ve UzmanCrm’in ürünleri kullanıldı