Proje İçeriği

Kurumumuzun operasyonel verimliliğini, müşteri deneyimini ve sürdürülebilirlik hedeflerinin maksimize etmek amacıyla geliştirilen “Belge Yönetimi Toplu Onay Ekranı“ Projesi dijitalleşme sürecinde önemli bir kilometre taşıdır.

 Toplu müşteri ve toplu kurum kitlelerine yönelik dijital belge gönderim süreçlerini tek ekranda birleştirerek operasyonel işgücü ve maliyetlerde yüksek oranda bir optimizasyon sağlanmıştır. Proje hem kaynak tasarrufu hem de işlem hızı açısından rekabet avantajı yaratmaktadır.

Geleneksel tek tek işlem modelinden ziyade çoklu sonucu tek işlemle üretme prensibiyle tasarlanmıştır. Sözleşmeleri güncel olmayan, yeni kazanılmış toplu müşteri/kurum tanımlamaları dahil kitlelere tek tek işlem yapılmasının yanı sıra, bir işlemle çoklu sonuç üretecek bir ekran tasarlanmıştır.  Yapılan çalışmayla; müşteri segmentlerinde fark olmaksızın  1 belge özelinde günlük 600 adet müşteriye toplu dijital onaya gönderim işlemi yapılmaktadır. Sistem toplam 5 farklı belgede 3.000 adet onaya gönderim imkanı sunmaktadır. Şube personelinin 1 kişiye dijital onayla yaptığı işlem süresi 30 saniye iken; yeni ekranla ortalama 1 saniyede dijital onaya gönderim imkanı sunulmuştur. Bu %96,7’lik bir zaman tasarrufuna eşittir. 

Ekranda yapılan tüm işlemler sonucunda hatalı veya başarılı sonuçlanan tüm toplu işlemler ”Başarılı Durum” ve “Hatalı Durum” olmak üzere iki sekmede excel formatında raporlanabilmektedir. Bu denetlenebilirlik ve sürekli iyileştirme imkanı sunmaktadır. Kağıt tüketimini tamamen ortadan kaldırarak; önemli şekilde kağıt, toner ve baskı maliyeti tasarrufu ile kurumsal sürdürülebilirlik hedefine katkı sağlamaktadır.

Projenin Amacı

Bankamızda her müşteri özelinde dijital onaya gönderim sürecimize iyileştirme olarak toplu şekilde dijital onaya gönderim imkanı sağlandı. Mevcut bir sürecin ölçeğini ve verimliliğini arttıran bir iyileştirme olmasının yanı sıra “Belge Yönetimi Toplu Onay “ adı altında yepyeni bir operasyonel kabiliyet ve hizmet modeli ortaya çıkartmıştır.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Projenin en büyük inovasyonu, geleneksel tek tek işlem modelinin yanı sıra farklı müşteri ve kurum segmentlerine yönelik binlerce belge gönderimini tek bir işlemle ve saniyeler içinde gerçekleştirebilen toplu onay mekanizmasını kurmuş olmasıdır. Bu, operasyonel zaman maliyetinde %96,7'ye varan bir tasarruf sağlaması ve kağıtsız bankacılık hedeflerine doğrudan hizmet etmesi açısından benzersizdir.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Başta tüm Bankamız şubeleri ve dolaylı olarak bu şubeleri destekleyen Genel Müdürlük Birimlerimize geniş bir yelpazede fayda sağlanmıştır.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Evet. Proje, bankamızın stratejik dijital dönüşüm hedefleri ile doğrudan uyumlu olduğu için üst yönetimden güçlü şekilde destek almıştır.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Evet, proje sonuçları detaylı olarak analiz edilmiştir. Başarılı ve hatalı sonuçlanan tüm toplu işlem setleri, Excel formatında iki ayrı sekmede detaylı raporlanmıştır. Bu analizler, işlem başarı oranlarını, zaman tasarrufunu ve olası operasyonel riskleri ölçümlemek için kullanılmaktadır. Proje canlıya alındığı tarihten bu yana toplam dijital onaya gönderilen belge adedi 536.844, toplam tasarruf sağlanan kağıt adedi 231.105, Toplam Tasarruf 3.506.069 TL.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Projede aktif rol alan çekirdek ekip: 6 kişi

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

İşbirliği yapılan bilişim şirketi bulunmamaktadır.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

-