Proje İçeriği

Efor Takip Uygulaması, danışmanlık operasyonlarımızın merkezine verimliliği ve veri odaklı karar almayı yerleştiren, Microsoft Power Platform üzerinde geliştirilmiş bütünsel bir çözümdür. Projenin temel amacı, danışmanlarımızın müşteri, proje ve ürün bazında harcadıkları eforu dijital ortamda, hatasız ve anlık olarak kayıt altına almalarını sağlamaktır.

Uygulamanın işleyişi şu şekildedir:

• Veri Girişi (Power Apps): Danışmanlarımız, kullanıcı dostu bir arayüze sahip Power Apps uygulaması üzerinden, çalıştıkları projeyi, müşteriyi ve ilgili ürünü seçerek harcadıkları zamanı kolayca girebilmektedir. Bu sayede manuel ve kağıt üzerinde takibin getirdiği zaman kaybı ve hatalar ortadan kaldırılmıştır.
• Veri Yönetimi (Dataverse): Girilen tüm efor kayıtları, güvenli ve ölçeklenebilir bir veri tabanı olan Dataverse üzerinde merkezi olarak saklanmaktadır. Bu, veri bütünlüğünü ve tutarlılığını garanti altına almaktadır.
• Analiz ve Raporlama (Power BI): Toplanan veriler, anlık olarak Power BI üzerinde hazırlanan interaktif ve dinamik raporlara yansıtılmaktadır. Yöneticilerimiz bu raporlar sayesinde;
  • Departman, danışman ve müşteri bazında efor dağılımını,
  • Ürün ve hizmet bazlı maliyet analizlerini,
  • Proje kârlılık oranlarını görsel olarak analiz edebilmektedir. Bu yapı, ham veriyi stratejik bir içgörüye dönüştürmektedir.

Kısacası bu proje, sadece bir zaman takip aracı olmanın ötesinde, operasyonel verimliliği ve kârlılığı doğrudan etkileyen bir iş zekası platformu olarak konumlandırılmıştır.

Projenin Amacı

Bu proje, öncelikli olarak kurumumuzun en temel operasyonel süreçlerinden biri olan efor takibi ve yönetimi sürecini köklü bir şekilde iyileştirmek ve dijitalleştirmek amacıyla hayata geçirilmiştir. Daha önce manuel olarak, dağınık tablolarda veya dokümanlarda yürütülen bu süreç; veri kayıplarına, tutarsızlıklara ve raporlama aşamasında ciddi zaman kayıplarına neden oluyordu.

Projemizle bu süreci "iyileştirmenin" ötesine geçerek onu yeniden tasarladık ve bir "dönüşüm" gerçekleştirdik:

• Reaktiften Proaktif Yönetime: Manuel takibin getirdiği gecikmeli raporlama yerine, anlık veri akışı sayesinde proaktif karar alma ve anında müdahale etme yeteneği kazandık.
• Operasyonel Mükemmellik: Sürecin dijitalleşmesi, danışmanların idari yükünü azaltarak ana faaliyetlerine odaklanmalarını sağladı ve operasyonel verimliliği artırdı.
• Stratejik Varlık Yaratımı: Toplanan veriler, artık sadece bir maliyet kalemi olmaktan çıkıp, fiyatlandırma stratejilerimizi, kaynak planlamamızı ve müşteri portföy yönetimimizi şekillendiren stratejik bir varlığa dönüşmüştür.

Dolayısıyla, proje bir süreç iyileştirme girişimi olarak başlamış ancak sonuçları itibarıyla kuruma yeni bir analitik yetenek ve veri odaklı yönetim anlayışı kazandırmıştır.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Projemizin en büyük inovasyonu, birbirinden bağımsız görünen iki kritik iş fonksiyonunu – operasyonel efor kaydı ve stratejik kârlılık analizi – tek bir entegre ve otomatize ekosistemde birleştirmesidir.

Bu inovasyonun temel taşları şunlardır:

1. Çok Boyutlu Veri Etiketleme: Danışman eforunun sadece "harcanan saat" olarak değil; müşteri, proje, ürün ve hatta aktivite türü gibi çoklu boyutlarda etiketlenerek kayıt altına alınması, verinin granüler ve anlamlı hale gelmesini sağlamıştır.
2. Kusursuz Entegrasyon: Power Platform'un gücü sayesinde, veri girişinin yapıldığı Power Apps uygulaması ile verinin analiz edildiği Power BI raporları arasında kesintisiz ve anlık bir veri akışı kurduk. Bu, herhangi bir ara katman veya manuel veri aktarımına ihtiyaç duymadan, sahadaki operasyonun nabzını anlık olarak finansal tablolarda görebilmemizi sağlamıştır.
3. Maliyetin Kârlılığa Dönüşümü: En büyük yenilikçi sıçrama ise "danışman maliyetlerini" doğrudan "ürün ve müşteri kârlılığına" bağlayabilmektir. Artık "Hangi müşterimiz bize ne kadar kâr sağlıyor?" veya "Hangi hizmet ürünümüzün maliyeti daha yüksek?" gibi stratejik sorulara somut verilerle cevap verebiliyoruz. Bu, projemizi basit bir takip sisteminden, bir karar destek sistemine dönüştüren en temel inovasyondur.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Proje, kurumsal bir sinerji yaratarak birçok departmanın iş süreçlerine doğrudan ve dolaylı olarak önemli faydalar sağlamıştır: • Danışmanlık Birimleri: Günlük operasyonun merkezinde yer alan danışmanlar, zamanlarını raporlamak için harcadıkları idari yükten kurtularak ana işlerine odaklanma fırsatı buldular. Ayrıca, projelerdeki efor dağılımının şeffaf olması, ekip içi koordinasyonu ve verimliliği artırdı. • Mali İşler ve Finans Departmanı: Proje maliyetlerinin hesaplanması, müşteri bazlı faturalandırma ve kârlılık analizleri gibi kritik süreçler için gereken veriye anlık ve hatasız bir şekilde ulaştılar. Bu, finansal raporlamanın doğruluğunu ve hızını önemli ölçüde artırdı. • İnsan Kaynakları Departmanı: Çalışanların iş yükü dağılımı, proje bazlı performansları ve verimlilikleri hakkında somut verilere erişim sağlandı. Bu veriler, performans değerlendirme, kariyer planlama ve eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi süreçlerini objektif bir temele oturttu. • Üst Yönetim ve Strateji Birimleri: Şirketin genel kârlılığı, müşteri ve ürün portföyünün performansı gibi stratejik konularda anlık ve güvenilir bir veri kaynağına kavuştular. Bu, daha çevik ve isabetli stratejik kararlar alınmasını kolaylaştırdı

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Evet, proje en başından itibaren üst yönetimin güçlü desteğini arkasına almıştır. Üst yönetim, projenin sadece operasyonel bir iyileştirme aracı olmadığını; aynı zamanda kurumsal verimliliği artırma, performans ölçümünü objektif kriterlere dayandırma ve kârlılığı şeffaf bir şekilde analiz etme gibi stratejik hedeflerle doğrudan örtüştüğünü görmüştür. Bu vizyoner destek, projenin önceliklendirilmesi, kaynakların tahsisi ve kurum içinde benimsenmesi aşamalarında kritik bir rol oynamıştır.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Evet, projenin hayata geçirilmesinin ardından elde edilen sonuçları kapsamlı bir şekilde analiz ettik ve projenin başarısını somut çıktılarla ölçümledik. Analizlerimiz, projenin hedeflerine ulaştığını ve beklentilerin ötesinde faydalar sağladığını göstermiştir. Başlıca sonuçlarımız şunlardır:

• Operasyonel Verimlilik ve Şeffaflık: Raporlama için harcanan manuel efor ortadan kalktı. Yöneticiler, artık tek bir tıkla tüm ekibin efor dağılımını ve proje durumlarını görebilmekte, bu da kaynakların daha etkin yönetilmesini sağlamaktadır.
• Stratejik Kaynak Planlaması: Hangi projelerin ve müşterilerin daha fazla kaynak tükettiği net bir şekilde ortaya kondu. Bu veriler ışığında gelecekteki projeler için kaynak planlaması daha isabetli ve veriye dayalı olarak yapılmaya başlandı.
• Fiyatlandırma ve Kârlılık Optimizasyonu: Ürün ve hizmet bazlı maliyet analizleri, fiyatlandırma stratejilerimizin doğruluğunu test etme imkanı sundu. Düşük kârlılığa sahip alanlar tespit edilerek bu alanlarda iyileştirme (süreç optimizasyonu veya fiyat güncellemesi gibi) aksiyonları planlandı.
• Performans Yönetimi: Danışmanların zaman yönetimi ve verimliliği hakkında objektif verilere ulaşıldı. Bu, hem bireysel performans değerlendirme süreçlerini daha adil hale getirdi hem de eğitim ve gelişim ihtiyaçlarının belirlenmesine katkı sağladı.

Bu analizler, projenin sadece bir teknoloji uygulaması olmadığını, aynı zamanda iş yapış şeklimizi ve stratejik kararlarımızı doğrudan etkileyen bir dönüşüm aracı olduğunu kanıtlamıştır.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Projenin geliştirme ve hayata geçirilme sürecinde, alanında yetkin ve dinamik 3 kişilik bir Power Platform ekibi aktif olarak görev almıştır. Ekibimiz, projenin analiz, tasarım, geliştirme, test ve yaygınlaştırma aşamalarının tamamını kurum içi kaynaklarla başarıyla yürütmüştür. Bu çevik ekip yapısı, projenin hızlı ve verimli bir şekilde tamamlanmasını sağlamıştır.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Sistem Global Bilgi Teknolojileri ve Dijital Operasyonlar

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Projemiz, Microsoft'un "low-code/no-code" felsefesini benimseyen ve kurumsal çözümlerin hızlı bir şekilde geliştirilmesine olanak tanıyan Microsoft Power Platform ekosistemini temel almıştır. Kullandığımız spesifik teknolojiler şunlardır: • Power Apps: Kullanıcı arayüzleri ve veri giriş ekranları için. • Power BI: Veri görselleştirme, interaktif raporlama ve iş zekası analizleri için. • Power Automate: Arka plandaki onay süreçleri, bildirimler ve veri akışı otomasyonları için. • Dataverse: Tüm verilerin güvenli, merkezi ve ölçeklenebilir bir şekilde saklandığı veri platformu olarak. Bu entegre platform, farklı teknolojileri bir araya getirme karmaşıklığı olmadan, uçtan uca bir çözüm geliştirmemizi sağlamıştır. ________________________________________