Proje İçeriği

İSKİ Doküman Yönetim Sistemi (DYS) projesi, kurum genelindeki tüm belge ve doküman süreçlerinin dijital ortama taşınarak sürdürülebilir bir kurumsal hafıza oluşturulmasını amaçlamaktadır. Proje ile belgelerin oluşturulması, onaylanması, arşivlenmesi, versiyon takibi ve güvenli erişimi merkezi bir sistem üzerinden yönetilebilir hale getirilmiştir.

Sistem, 7.000’den fazla aktif kullanıcıya hizmet vermekte olup, tüm daire başkanlıklarını ve saha birimlerini kapsamaktadır. DYS; ElasticSearch tabanlı arama motoru, versiyonlama, sözleşme yönetimi, otomatik revizyon/onay/SLA süreçleri, Active Directory entegrasyonu, RESTful API, CMIS ve GraphQL servisleri gibi ileri teknolojilerle geliştirilmiştir.

Projenin Amacı

Yeni Hizmet; Proje, fiziksel doküman yönetimi süreçlerini ortadan kaldırarak tüm iş akışlarını dijitalleştirmiştir. Böylece onay, yazışma, arşivleme ve erişim süreçlerinde operasyonel hız, şeffaflık ve bilgi güvenliği sağlanmıştır. Yeni bir dijital hizmet olarak doküman yönetimi altyapısı kurulmuş, ancak öncelikli olarak mevcut süreçlerin verimlilik ve güvenlik açısından yeniden yapılandırılması hedeflenmiştir.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

DYS projesinin en yenilikçi yönü, tam metin ve metadata tabanlı birleşik arama motorunun geliştirilmiş olmasıdır. Bu sayede kullanıcılar, belgelere sadece başlık veya dosya adıyla değil, içerik ve meta veriler üzerinden de erişebilmektedir. Ayrıca sistem, container tabanlı mimarisi sayesinde gelecekteki teknolojik gelişmelere uyum sağlayan modüler ve ölçeklenebilir bir yapı sunmaktadır.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Proje, öncelikle Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ve Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü için büyük bir dönüşüm sağlamıştır. Ayrıca tüm daire başkanlıkları, saha işletmeleri ve destek birimleri belge süreçlerinde hız, kontrol ve güvenlik kazanmıştır. Dolaylı olarak kurumun tamamı, bilgiye hızlı erişim ve dijital arşiv sayesinde fayda sağlamaktadır.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Evet. Proje, İSKİ üst yönetiminin dijital dönüşüm vizyonu doğrultusunda stratejik öncelikli proje olarak desteklenmiştir. Üst yönetim, bütçe tahsisi, personel görevlendirmesi ve kurumsal farkındalık çalışmalarında aktif rol oynamıştır. Proje süreci periyodik olarak Yönetim Kurulu düzeyinde izlenmiştir.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Evet, proje çıktıları ölçülmüş ve kurumsal performans göstergeleriyle analiz edilmiştir:

• Belge erişim süreçlerinde %60 hız artışı,
• 12 milyon+ sayfa dijital arşiv oluşturulması,
• %40 depolama tasarrufu,
• %35 zaman kazancı,
• %100 güvenlik artışı,
• %80 kâğıt tasarrufu sağlanmıştır.

Bu göstergeler, projenin hem çevresel hem operasyonel etkilerini somut biçimde ortaya koymuştur

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Projede doğrudan görev alan yaklaşık 10 kişilik bir teknik ve idari ekip yer almıştır.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Bilgi Birikim Sistemleri firması ile iş birliği yapılmıştır.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

IBM FileNet Content Manager ve IBM Content Navigator