Proje İçeriği

Dijital Asistan, kurumumuzun bilgi yönetimi ve operasyonel verimlilik anlayışını dönüştürmek üzere geliştirdiğimiz, yapay zeka (AI) ve doğal dil işleme (NLP) teknolojileriyle donatılmış merkezi bir bilgi ve işlem platformudur. Bu asistan, çalışanlarımızın en değerli varlığı olan "zamanı" onlara geri kazandırmayı hedefler.

Projenin temel işlevleri üç ana başlıkta toplanmaktadır:

• Akıllı Bilgi Bankası: Çalışanlarımız, insan kaynakları politikalarından teknik prosedürlere, idari işler süreçlerinden uygulama rehberlerine kadar dokümanlar arasında kaybolmak yerine, sorularını doğrudan Dijital Asistan'a doğal bir dille sorabilir. Asistan, Azure OpenAI entegrasyonu sayesinde soruyu anlar, bağlamı yorumlar ve kurumsal bilgi havuzundan en doğru ve güncel bilgiyi saniyeler içinde sunar.
• Hızlandırılmış Oryantasyon (Onboarding): Projenin en kritik faydalarından biri, yeni işe başlayan çalışanların adaptasyon sürecini hızlandırmasıdır. Dijital Asistan, yeni çalışanlar için kişiselleştirilmiş bir rehber görevi görerek, ilk günlerinde ihtiyaç duyacakları temel bilgilere (örneğin, "Yemek kartı nasıl kullanılır?", "Şirket hiyerarşisi nasıldır?") anında yanıt verir ve kurum kültürüne uyumlarını kolaylaştırır.

Özetle, Dijital Asistan projesi, dağınık bilgiyi merkezileştiren, manuel işlemleri otomatize eden ve her çalışanın parmaklarının ucuna kişisel bir asistan getiren stratejik bir dijital dönüşüm hamlesidir.

Projenin Amacı

Projemiz, temel çıkış noktası olarak kurum içi bilgiye erişim ve operasyonel destek süreçlerini kökten iyileştirme amacı taşımaktadır. Çalışanlarımızın doğru bilgiye ulaşmak için harcadığı zamanı ve farklı departmanlara yönelttikleri tekrarlayan soruları analiz ettiğimizde, bu alanda ciddi bir verimlilik potansiyeli olduğunu gördük. Dolayısıyla proje, öncelikli olarak mevcut bir iç süreci dönüştürmek üzerine kurgulanmıştır.

Ancak projenin teknolojik altyapısı ve mimarisi, onu bir süreç iyileştirmenin çok ötesine taşımaktadır. Geliştirdiğimiz bu platform, esnek ve modüler yapısı sayesinde, farklı bilgi tabanları ve iş akışlarıyla kolayca entegre olabilme kapasitesine sahiptir. Bu özellik, projemize aynı zamanda yeni bir dijital ürün ve hizmet yaratma potansiyeli kazandırmaktadır. Gelecekte, bu teknolojiyi farklı sektörlerdeki müşterilerimizin kendi iç süreçlerini iyileştirmeleri için paketlenmiş bir çözüm olarak sunma vizyonuna sahibiz. Dolayısıyla, bir iç verimlilik projesi olarak başlayan bu girişim, aynı zamanda kurumumuz için yeni bir inovasyon ve iş geliştirme kapısı aralamıştır.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Projemizin en büyük inovasyonu, gelişmiş yapay zeka teknolojilerini kullanarak "reaktif bilgi arama" davranışını, "proaktif ve diyalog bazlı bilgi keşfine" dönüştürmesidir. Geleneksel sistemlerde kullanıcılar, anahtar kelimelerle arama yaparak dokümanlar arasında doğru bilgiyi kendileri bulmaya çalışır. Bizim inovasyonumuz ise bu süreci tersine çevirir.

Bu inovasyonun temel bileşenleri şunlardır:

1. Bağlamsal Anlama Yeteneği (NLP & Azure OpenAI): Dijital Asistan, bir çalışanın "Geçen ayki masraflarımı nasıl beyan ederim?" sorusunu sadece anahtar kelimelerle değil, cümlenin içerdiği niyeti (intent) ve bağlamı (context) anlayarak yorumlar. Bu sayede, çalışanı doğrudan masraf beyan formuna yönlendirebilir, ilgili prosedür dokümanını özetleyebilir ve son teslim tarihini hatırlatabilir. Bu, basit bir arama motorunun çok ötesinde bir yetenektir.
2. Kişiselleştirilmiş Deneyim: Asistan, kullanıcının rolüne ve departmanına göre farklı yanıtlar üretebilir. Örneğin, bir satış temsilcisinin "rapor" kelimesi ile bir finans analistinin "rapor" kelimesi farklı anlamlar taşıyabilir. Asistan, bu farkı anlayarak en ilgili bilgiyi sunar.
3. Öğrenen ve Gelişen Sistem: Dijital Asistan, sorulan her soru ve aldığı her geri bildirimle kendini sürekli olarak geliştirir. En çok sorulan soruları analiz ederek bilgi tabanındaki eksiklikleri tespit eder ve zamanla daha isabetli ve akıllı hale gelir.

Bu bütünsel yaklaşım, teknolojiyi sadece bir araç olarak kullanmak yerine, onu çalışan deneyiminin merkezine yerleştiren ve insan-makine etkileşimini en doğal seviyeye taşıyan temel inovasyonumuzdur.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Dijital Asistan, doğası gereği tüm kurumu yatay olarak kesen ve her bir çalışana dokunan bir projedir. Fayda sağladığı departmanları şu şekilde gruplandırabiliriz: • Tüm Çalışanlar (Nihai Kullanıcılar): Günlük iş akışlarında ihtiyaç duydukları bilgiye anında ulaşarak zaman kazandılar ve kendi işlerine daha fazla odaklanma imkanı buldular. • İnsan Kaynakları: Tekrarlayan politika soruları (izin, yan haklar vb.) ve yeni çalışanların oryantasyon süreçlerindeki operasyonel yükleri önemli ölçüde azaldı. Artık daha stratejik İK konularına odaklanabiliyorlar. • Bilgi Teknolojileri (IT): Basit IT destek talepleri ("Yazıcı nasıl kurulur?", "Şifremi nasıl sıfırlarım?") asistan tarafından yanıtlandığı için, IT destek ekibinin üzerindeki birinci seviye talep yükü hafifledi. • İdari İşler ve Diğer Destek Birimleri: Satın alma talepleri, seyahat prosedürleri gibi konularda çalışanlara ilk bilgiyi sunarak, bu birimlerin daha karmaşık ve uzmanlık gerektiren taleplere odaklanmasını sağladı. Kısacası, proje belirli bir departmanın projesi olmaktan ziyade, tüm organizasyonun kolektif verimliliğini ve bilgiye erişim kültürünü iyileştiren bir platform olarak konumlanmıştır.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Evet, projemiz en başından itibaren üst yönetimin tam desteği ve himayesi ile ilerlemiştir. Üst yönetimimiz, projenin kurumun dijital dönüşüm vizyonu ve çalışan deneyimini iyileştirme stratejisi ile ne kadar uyumlu olduğunu görmüş ve onu stratejik bir öncelik olarak konumlandırmıştır. Bu destek, sadece bütçesel bir onay olmanın ötesinde, projenin kurum genelinde benimsenmesi, departmanlar arası iş birliğinin teşvik edilmesi ve gerekli kaynakların zamanında sağlanması gibi konularda projemizin önünü açan en kritik faktör olmuştur.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Evet, projenin canlıya alınmasını takiben belirlediğimiz kritik başarı metrikleri üzerinden detaylı analizler gerçekleştirdik ve projenin kuruma olan etkisini somut verilerle ölçümledik.

• Bilgiye Erişim Süresinde Radikal Azalma: Daha önce bir prosedüre ulaşmanın dakikalar sürdüğü veya birden fazla kişiye sormayı gerektirdiği durumlarda, Dijital Asistan ile bu sürenin ortalama saniyelere indiği gözlemlenmiştir.
• Departmanlar Üzerindeki Soru Yükünün Hafifletilmesi: Özellikle İnsan Kaynakları ve IT departmanlarına gelen tekrarlayan ve temel seviyedeki sorularda ölçülebilir bir azalma tespit ettik. Bu sayede bu departmanlardaki uzmanlarımız, kendi stratejik önceliklerine daha fazla zaman ayırabilmektedir.

Bu sonuçlar, projenin sadece teoride değil, pratikte de çalışan verimliliğini ve memnuniyetini doğrudan artıran başarılı bir girişim olduğunu kanıtlamaktadır.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Proje, alanında uzman ve sonuç odaklı 3 kişilik bir proje ekibi tarafından hayata geçirilmiştir. Ekip üyelerimiz ve rolleri şu şekildedir: • 2 Power Platform & Copilot Studio Geliştiricisi: Asistanın diyalog akışlarının tasarlanması, kurumsal sistemlerle entegrasyonu ve genel mimarinin oluşturulmasından sorumluydular. • 1 Yapay Zeka Entegrasyon Uzmanı: Özellikle Azure OpenAI servislerinin konfigürasyonu, yapay zeka modelinin kurumsal veri kaynaklarıyla eğitilmesi ve doğal dil işleme yeteneklerinin optimize edilmesi konularında kritik bir rol üstlenmiştir. Bu yalın ve yetkin ekip yapısı, projenin hızlı ve esnek bir şekilde ilerlemesini sağlamıştır

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Sistem Global Bilgi Teknolojileri ve Dijital Operasyonlar

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Projemizin teknolojik temelini, bulut ve yapay zeka alanında endüstri lideri olan Microsoft'un en yenilikçi çözümleri oluşturmaktadır. Kullandığımız temel teknolojiler: • Microsoft Copilot Studio: Yapay zeka destekli sohbet robotunun (chatbot) diyalog akışlarını tasarlamak, yönetmek ve farklı kanallarda (örn: Microsoft Teams) yayınlamak için kullandığımız ana platformdur. • Azure OpenAI Service: Asistanın doğal dil anlama, metin özetleme ve akıllı cevap üretme gibi gelişmiş yapay zeka yeteneklerini kazandıran temel beyin fonksiyonunu sağlamaktadır. • Dataverse: Kurumsal bilgi tabanını, diyalog kayıtlarını ve kullanıcı etkileşim verilerini güvenli bir şekilde depoladığımız merkezi veri platformudur