Proje İçeriği

Borusan Otomotiv Grubu bünyesinde farklı dönemler, roller ve konu başlıkları için değişen prim yapılarını daha etkin şekilde yönetme ihtiyacından hareketle, prim hesaplama süreçlerini uçtan uca otomatikleştiren, esnek ve sürdürülebilir bir Yenilikçi Prim Yönetim Sistemi geliştirilmiştir. 

Proje öncesinde, prim hesaplamaları manuel olarak yürütülmekteydi. Farklı sistemlerden ve kişilerden toplanan veriler tek bir Excel dosyasında birleştiriliyor, hesaplamalar formüller aracılığıyla gerçekleştiriliyordu. Bu yapı, hem kişi bağımlılığı yaratıyor hem de ortalama birim bazlı dönemsel olarak değişen Borusan Oto tarafında 5-8 iş günü, Borusan Otomotiv tarafında ise 1-3 iş günü süren ve yüksek hata riski taşıyan bir sürece neden oluyordu. 

Yeni sistemle birlikte, tüm prim süreçleri tek bir entegre platform üzerinden dijitalleştirilmiş ve otomatik hale getirilmiştir. Sistem, prim hesaplamasında rol oynayan tüm KPI’ların kullanıcı arayüzü üzerinden görüntülenebilmesini, KPI değerlerinde yapılan güncellemelerin arayüzde anlık olarak yansıtılmasını ve hesaplamaların entegre veri kaynaklarından otomatik olarak alınmasını sağlamaktadır. Bu sayede prim hesaplamaları hızlı, güvenilir ve hatasız biçimde tamamlanabilmektedir. 

Geliştirilen KPI Doğrulama Modeli, sisteme girilen değerlerin tutarlılığını denetleyerek veri güvenilirliğini garanti altına almaktadır. Bunun yanında, hesaplanan prim verilerinin kullanıcı erişimine açık veri setleri olarak sunulması, şeffaflık ve denetlenebilirlik açısından önemli bir yenilik oluşturmuştur. 

Sistem mimarisi, kullanıcı arayüzünde yapılacak değişikliklerin analist yetkinliğine sahip kişiler tarafından veri tabanı düzeyinde yönetilmesini mümkün kılarak teknik bağımlılığı azaltmıştır. Ayrıca kullanıcı dostu bir arayüz ile tüm prim sonuçları kolaylıkla izlenebilmekte, süreçler sadeleşmiş ve hata oranı minimuma indirilmiştir. 

Proje kapsamında ilk olarak Borusan Oto satış, satış sonrası ve yönetici prim süreçleri uçtan uca dijitalleştirilmiş; sistemin esnek yapısı sayesinde ithalat şirketinin bayilere verdiği primler ve filo ekiplerinin prim hesaplamaları da aynı platforma entegre edilmiştir. 

Yeni sistem, üç temel aşamadan oluşan bir veri işleme modeline dayanmaktadır: 

1. Data Preparation: Farklı kaynaklardan verilerin otomatik olarak toplanması, 
2. Data Modelling: Toplanan verilerin prim hesaplamasına uygun hale getirilmesi, 
3. Data Calculation: KPI ve metriklerin işlenerek primlerin hesaplanması. 

Bu yapı sayesinde tüm KPI’lar entegre biçimde modellenmekte ve interaktif bir arayüz üzerinden görüntülenebilmektedir. 

Proje sonucunda, prim hesaplama süreçleri hızlı, izlenebilir ve hatasız hale gelmiş; manuel hatalar ortadan kalkarken işlem süreleri önemli ölçüde kısalmıştır. Tüm prim verileri, geçmiş dönemler dahil olmak üzere dijital ortamda erişilebilir hale getirilmiştir. Üstelik proje kapsamında yurt içi ve yurt dışı patent başvurusu da gerçekleştirilmiştir. 

Bu dönüşüm, Borusan Oto satış ve yönetici prim süreçleriyle başlamış; esnek mimarisi sayesinde farklı iş birimlerine ve süreçlere de kolaylıkla uyarlanabilecek ölçeklenebilir bir altyapı olarak hayata geçirilmiştir. 

Projenin Amacı

Belirtilen yenilikçi yönler ile mevcut süreç iyileştirilmiştir.

• Prim hesaplamada rol oynayan KPI’ların bir kullanıcı arayüzünde gösterilmesi, güncellenen KPI’ların kullanıcı arayüzünde eş-zamanlı olarak güncellenmesi adımlarını içermesi ve sistemin dinamik olması
• Sistemin KPI değeri, KPI kısıtları, KPI parametrelerini otomatik olarak üreten veri kaynaklarıyla entegre olması
• KPI doğrulama modeli ile giriş olarak alınan KPI değerlerinin tutarlılıklarını doğrulanmasını sağlanması
• Sistemde hesaplanan primlerin veri setleri kullanıcıların erişimine açık olacak şekilde tasarlanması
• Sistem arayüzünde yapılacak herhangi bir değişiklik veri tabanında analist yetkinliğinde bir kişi tarafından yapılabilmesi
• Primleri görüntülemek için kullanıcı dostu bir arayüz geliştirilmesi

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Tasarladığımız özel yapı sebebiyle esnek bir sistemdir. İstenilen taleplere göre sistem hızlı bir şekilde geliştirilebilmektedir. 

Yeni bir KPI, yeni bir süreç eklenmesi durumunda herhangi bir yazılım desteği olmadan; konfigürasyon ile değişiklikler yapılabilmektedir. 

Ürünün en büyük özelliği ise; bundan sonraki herhangi bir sistemin herhangi bir prim hesaplama sürecine entegre edilebiliyor olmasıdır. 

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Proje, kurum içerisinde satış danışmanları, servis danışmanları, satış ve servis yöneticileri ile birlikte bayi prim hesaplamalarını kapsadığı için, tüm Borusan Otomotiv Satış ekibine ve Borusan Oto bayilerine fayda sağlamıştır.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Bu proje, yenilikçi çözümlerle iş süreçlerini optimize etmeyi hedefleyerek, üst yönetimden sponsorumuzun desteğiyle başarıya ulaşmıştır.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Projenin çıktıları ile manuel hesaplanan verileri karşılaştırdığımızda manuel hesaplamalarda birçok hata tespit ettik.  

Proje öncesinde; Borusan Oto Satış ve Servis birimlerinde, her bir süreç için birer kişi görev almaktaydı. Ortalama prim hesaplamaları aylık 5 ila 8 iş günü sürmekteydi. Bu da toplamda yıllık yaklaşık 2.800 saatlik bir efor anlamına gelmekteydi. Proje sonrasında ise süreç sorumlusu sayısı 4 kişiden 3 kişiye düşürülmüş, ayrıca 1 kişi sistem sorumlusu olarak görevlendirilmiştir. Her bir kişi aylık ortalama en fazla 4 saat çalışmaktadır. Bu da yıllık toplam 190 saatlik bir efora denk gelmektedir. Böylece prim hesaplama süreçlerinde harcanan efor %93 oranında azalmıştır. 

Ayrıca Borusan Otomotiv Satış ekibi özelinde; proje öncesinde, her bir marka için süreçlerde birer kişi görev alıyor ve prim hesaplamaları ortalama 1 ila 3 iş günü sürüyordu. Bu da toplamda yıllık yaklaşık 800 saatlik bir efor gerektiriyordu. 

Proje sonrasında, 5 süreç sorumlusu ve 1 sistem sorumlusu görev yapmaktadır. Bu sistem, dönemsel yoğunlukları da azaltmıştır. Her bir kişi aylık en fazla 4 saat çalışmakta olup, yıllık toplam efor 280 saate düşmüştür. Böylece harcanan emek %64 oranında azalmıştır. 

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Proje içerisinde 8 kişi aktif rol almıştır.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Proje tamamen insource olarak (iç kaynakla) yapılmıştır

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)