Proje İçeriği

İRİS (İç Kontrol Raporlama ve İzleme Denetim Sistemi), finansal ve kurumsal denetim ile iç kontrol süreçlerinin uçtan uca dijitalleştirilmesini sağlayan merkezi bir yönetim platformudur. Proje öncesinde e-postalar, Excel tabloları ve sözlü iletişimle yürütülen dağınık yapı tamamen ortadan kaldırılarak; yıllık denetim planlaması, bulgu tespiti, aksiyon takibi, onay mekanizmaları ve yönetsel raporlama adımları tek bir çatı altında toplanmıştır. Platform; tespit edilen denetim bulgularının şube ve ilgili genel müdürlük birimlerine anlık aktarılmasını, savunma ve açıklama süreçlerinin sistem üzerinden yürütülmesini ve tüm revizyon geçmişi ile kanıt dokümanlarının manipülasyona kapalı bir denetim iziyle kayıt altına alınmasını sağlamaktadır. Ayrıca şube, birim ve denetçi bazlı performans göstergeleri ile bulgu dağılımlarını dinamik grafikler ve tek tıkla üretilen Excel/PDF raporları üzerinden üst yönetimin kararlarına gerçek zamanlı girdi olarak sunmaktadır.

Projenin Amacı

İRİS projesi, mevcut kritik operasyonel süreçlerin dijitalleşerek radikal şekilde iyileştirilmesini sağlarken aynı zamanda kurum içinde regülasyon uyumu yüksek, yenilikçi bir iç denetim hizmet modeli yaratmıştır. Bir yandan manuel evrak akışları, Excel karmaşası ve e-posta trafiğinden kaynaklanan operasyonel riskler, zaman kayıpları ve takip zaafiyetleri tamamen giderilmiştir. Diğer yandan ise teftiş, iç kontrol ve iş birimlerini ortak bir dijital çalışma alanında buluşturan; öneri, eksiklik ve aksiyon döngülerinin anlık yönetildiği, mevzuat standartlarıyla tam uyumlu, şeffaf ve ölçülebilir yeni nesil bir denetim hizmet ekosistemi kurulmuştur.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Projenin en büyük inovasyonu; denetçi, süreç sorumlusu (şube/birim) ve ilgili yönetim müdürlüğü arasındaki iletişim ve karar alma mekanizmasını iki yönlü, şeffaf ve canlı bir "Dijital Denetim İzi ve İletişim Platformu"na dönüştürmüş olmasıdır. Geleneksel statik raporlama ve reaktif denetim yaklaşımlarının aksine İRİS; bulgunun sisteme girildiği andan aksiyonun kapatılmasına kadar geçen tüm döngüyü esnek modüler iş akışları ve otomatik bildirimlerle yönetmektedir. Süreçteki tüm yazışmalar, açıklamalar ve belge revizyonları yetki bazlı şeffaf bir hafızada saklanmakta; denetçi ve birim performans metrikleri anlık analitik verilere dönüştürülerek iç kontrol fonksiyonu proaktif, ölçülebilir ve yaşayan bir kurumsal yönetişim aracına evrilmektedir.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

İRİS, sağladığı çok yönlü entegrasyon sayesinde kurumun farklı operasyonel ve stratejik kademelerine eş zamanlı katma değer üretmektedir. Teftiş Kurulu ve İç Kontrol Başkanlığı; yıllık planlama, iş takibi, merkezi denetim ve denetçi performansını tek bir ekrandan veriye dayalı yönetme imkanına kavuşmuştur. Şube ve operasyon birimleri, kendilerine atanan bulgu ve eksiklikleri anlık olarak görerek aksiyonları gecikmeden ve sistem üzerinden tamamlayabilir hale gelmiştir. Genel Müdürlük iş birimleri süreçlerindeki aksayan yönleri ve tekrarlayan operasyonel riskleri izleme olanağı bulurken; Üst Yönetim ve Denetim Komitesi kurumun risk haritasını, regülasyon uyum düzeyini ve iç kontrol etkinliğini anlık yönetsel göstergelerle güvenilir şekilde takip edebilmektedir.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Evet, İRİS projesi doğrudan üst yönetimin regülasyonlara tam uyum sağlama, operasyonel riskleri en aza indirme ve kurumsal yönetişimi güçlendirme vizyonu doğrultusunda stratejik bir öncelik olarak konumlandırılmıştır. Üst Yönetim ve Denetim Komitesi; projenin şubelere ve genel müdürlük birimlerine yaygınlaştırılması, departmanlar arası koordinasyonun eksiksiz yürütülmesi ve sistemin kurum kültürüne entegre edilmesi aşamalarında desteğini sunmuştur. Sistemin ürettiği anlık yönetsel göstergeler, performans istatistikleri ve analiz raporları sayesinde yönetim kademesi karar alma süreçlerinde projenin doğrudan merkezinde yer almıştır.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Evet, sistemin sağladığı merkezi izleme ve dinamik analitik altyapı sayesinde somut çıktılar uçtan uca ölçülebilmektedir. Bulgu bildirimlerinin doğrudan sisteme düşmesi ve otomatik hatırlatmalar sayesinde aksiyon alma ve eksiklik kapatma sürelerinde kayda değer bir hızlanma sağlanmış; manuel derleme, e-posta veya Excel kullanımından kaynaklanan operasyonel hata ve iletişim kayıpları tamamen sıfırlanmıştır. Yönetim raporlarının hazırlanma süresi manuel süreçlerden anlık Excel ve PDF çıktı seviyesine indirilerek ciddi bir zaman tasarrufu elde edilmiştir. Ayrıca denetçi iş yükü, tamamlanan incelemeler ve birim bazlı hata yoğunlukları grafiksel istatistiklerle analiz edilerek kurum genelinde objektif bir performans yönetimi standardı hayata geçirilmiştir.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Toplamda 3 teknik çalışan yer almıştır. İç Kontrol ve Teftiş departmanlarından denetçi ve müfettişlerden de projeye destek verilmiştir.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Geçmişte Acerpro firması ile projeye start verilmiştir. Ancak ilerleyen yıllarda kaynak kodları alınarak geliştirmeler devam etmiştir.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

-