Proje İçeriği

E-FLOW, GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) sistemleri üzerinden SAP sistemimize ulaşan faturaların uçtan uca dijital olarak yönetilmesini sağlayan, fatura onay ve muhasebe süreçlerini otomatikleştiren yeni nesil bir Fatura İş Akış ve Yönetim Sistemidir.

Proje öncesinde SAP sistemine gelen faturalar çıktı alınarak manuel olarak ilgili departmanlara iletiliyor, fiziksel/onay süreçleri takip ediliyor ve onaylanan faturaların muhasebe işlemleri gerçekleştiriliyordu. Bu yapı; fatura takibinde zaman kaybına, onay süreçlerinin uzamasına, fatura durumunun anlık olarak izlenememesine ve özellikle ay kapanış dönemlerinde operasyonel yoğunluğun artmasına neden oluyordu.

E-FLOW ile birlikte bu süreç tamamen dijital bir yapıya dönüştürülmüştür.

GİB üzerinden SAP sistemine gelen faturalar, oluşturulan E-FLOW iş akışı üzerinden otomatik olarak ilgili departman ve onaycıların ekranlarına yönlendirilmekte; kullanıcılar faturaları sistem üzerinden inceleyerek onaylama, reddetme veya farklı bir kullanıcıya/departmana yönlendirme işlemlerini gerçekleştirebilmektedir.

Bununla birlikte projenin önemli bir otomasyon bileşeni olarak, faturaya ait irsaliyelerin SAP sisteminde mal girişlerinin tamamlanmış olması durumunda otomatik MIR7 (fatura ön kaydı) oluşturulabilmektedir. Böylece yalnızca fatura onay süreci değil, fatura kaydına giden SAP operasyonu da otomatikleştirilmiştir.

Projenin Yenilikçi Yönü

E-FLOW'u yalnızca bir fatura onay sistemi olmaktan çıkaran en önemli unsur, fatura yönetimi, iş akışı, SAP entegrasyonu, otomasyon ve raporlamanın tek bir platformda birleştirilmesidir.

Sistem;

GİB → SAP → E-FLOW entegrasyonunu,

Otomatik fatura iş akışı ve departman yönlendirmesini,

Fatura onay/red süreçlerini,

Fatura yönlendirme işlemlerini,

İrsaliye ve mal girişi kontrolünü,

Otomatik MIR7 fatura ön kaydını,

Merkezi fatura takip ve raporlama ekranını,

E-posta üzerinden onay/red/yönlendirme imkanını

tek bir dijital süreç içerisinde yönetmektedir.

Ayrıca geliştirilen raporlama ekranı sayesinde yöneticiler ve ilgili kullanıcılar, sistemdeki faturaların hangi aşamada olduğunu, kaç gündür beklediğini ve hangi kullanıcı üzerinde bulunduğunu anlık olarak takip edebilmektedir.

Bu sayede “Fatura nerede?”, “Kimde bekliyor?”, “Kaç gündür onaylanmadı?” gibi manuel takip gerektiren soruların tamamı sistem üzerinden anlık olarak cevaplanabilir hale gelmiştir.

Projenin Sağladığı Faydalar

1. Manuel İş Yükünün Azaltılması

Fatura çıktılarının alınması, fiziksel olarak ilgili kişilere ulaştırılması ve süreçlerin manuel takip edilmesi ortadan kaldırılmıştır.

2. Onay Süreçlerinin Hızlandırılması

Faturalar otomatik olarak doğru departman ve onaycılara yönlendirildiği için bekleme ve yönlendirme kaynaklı zaman kayıpları azaltılmıştır.

3. Muhasebe Süreçlerinin Hızlandırılması

Onaylanan faturaların SAP üzerindeki işlemlerinin daha hızlı gerçekleştirilmesi sağlanmış, özellikle otomatik MIR7 süreci ile manuel veri girişlerinin önemli bir bölümü ortadan kaldırılmıştır.

4. Satınalma Süreçlerinde Verimlilik

Fatura ile irsaliye/mal girişi ilişkisinin sistem tarafından kontrol edilmesi sayesinde satınalma ve ilgili operasyon ekiplerinin fatura kontrol süreçleri kolaylaştırılmıştır.

5. Ay Kapanışlarının Hızlandırılması

Bekleyen faturaların anlık olarak izlenebilmesi ve süreçlerin hızlanması sayesinde ay sonu ve ay kapanış dönemlerinde oluşan operasyonel yoğunluk azaltılmıştır.

6. Şeffaf ve Ölçülebilir Süreç Yönetimi

Geliştirilen raporlama ekranı sayesinde fatura süreçleri yalnızca dijitalleştirilmemiş, aynı zamanda ölçülebilir ve yönetilebilir hale getirilmiştir.

Yöneticiler; bekleyen faturaları, bekleme sürelerini ve sorumlu kullanıcıları tek ekran üzerinden takip edebilmektedir.

7. Mobil ve E-posta Üzerinden Süreç Yönetimi

Kullanıcıların sisteme sürekli giriş yapmasına gerek kalmadan, e-posta üzerinden faturaları onaylama, reddetme veya yönlendirme işlemlerini gerçekleştirebilmesi sağlanmıştır.

Sonuç

E-FLOW projesi ile geleneksel ve manuel fatura yönetim süreci, uçtan uca dijital, otomatik, izlenebilir ve ölçülebilir bir yapıya dönüştürülmüştür.

Proje yalnızca bir onay mekanizması geliştirmek yerine; GİB, SAP, departmanlar, satınalma ve muhasebe süreçlerini ortak bir dijital akışta buluşturarak fatura yaşam döngüsünün tamamında verimlilik sağlamıştır.

E-FLOW sayesinde çalışanların katma değeri düşük manuel işlemlere ayırdığı zaman azaltılmış, süreçlerin hızlandırılması sağlanmış, fatura kayıp/bekleme riskleri düşürülmüş ve yönetimsel görünürlük artırılmıştır.

Özetle E-FLOW; faturanın sisteme girişinden onayına, mal girişi kontrolünden SAP MIR7 ön kaydına ve raporlanmasına kadar tüm süreci dijitalleştiren, otomasyon ve yapay süreç yönetimi yaklaşımını SAP ile birleştiren bütünleşik bir dönüşüm projesidir.

Projenin Amacı

E-FLOW projesi, kurum içerisinde mevcut olan fatura kabul, onay ve muhasebeleştirme süreçlerini iyileştirmek ve uçtan uca dijitalleştirmek amacıyla geliştirilmiştir.

Proje öncesinde GİB üzerinden SAP sistemine gelen faturaların çıktısı alınarak manuel olarak ilgili departmanlara iletiliyor, onay süreçleri fiziksel/manuel olarak takip ediliyor ve muhasebe işlemleri sonrasında gerçekleştiriliyordu. Bu durum hem operasyonel iş yükü oluşturuyor hem de faturaların hangi aşamada ve kimde beklediğinin etkin şekilde takip edilmesini zorlaştırıyordu.

E-FLOW ile mevcut süreç yeniden tasarlanarak; otomatik iş akışı, dijital onay, SAP entegrasyonu, otomatik MIR7 ön kaydı, e-posta üzerinden işlem yapabilme ve anlık raporlama özellikleri tek bir sistem altında birleştirilmiştir.

Dolayısıyla proje yeni bir dış hizmet oluşturmak yerine, kurum içerisindeki kritik bir iş sürecini daha hızlı, otomatik, şeffaf, ölçülebilir ve sürdürülebilir hale getiren bir dijital dönüşüm projesidir.

Bununla birlikte E-FLOW, mevcut süreci yalnızca dijitalleştirmemiş; insan müdahalesinin gerekli olmadığı operasyonel adımları otomatikleştirerek kurum içerisinde yeni ve standartlaştırılmış bir çalışma modeli oluşturmuştur.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

E-FLOW projesindeki en büyük inovasyon, fatura yönetim sürecinin yalnızca dijital ortama taşınması değil, faturanın sisteme ulaşmasından SAP üzerinde muhasebe ön kaydının oluşturulmasına kadar olan sürecin uçtan uca otomatik ve izlenebilir hale getirilmesidir.

GİB üzerinden SAP sistemine ulaşan faturalar, E-FLOW tarafından otomatik olarak analiz edilerek ilgili departman ve onaycılara yönlendirilmekte; onay, red ve yönlendirme süreçleri dijital ortamda gerçekleştirilmektedir. Bununla birlikte, faturaya ait irsaliyelerin mal girişlerinin SAP'de tamamlanmış olması durumunda sistem gerekli kontrolleri yaparak MIR7 fatura ön kaydını otomatik olarak oluşturmaktadır.

Bu yaklaşım, klasik anlamdaki bir “fatura onay sistemi”nden farklı olarak insan müdahalesini yalnızca gerekli karar noktalarına indirgemekte, operasyonel işlemleri ise sistem tarafından otomatik olarak gerçekleştirmektedir.

Projenin bir diğer yenilikçi yönü ise oluşturulan anlık süreç izleme ve raporlama ekranıdır. Böylece faturanın hangi kullanıcıda olduğu, kaç gündür beklediği ve hangi aşamada bulunduğu anlık olarak görülebilmekte; ayrıca e-posta üzerinden onay, red ve yönlendirme işlemleri gerçekleştirilebilmektedir.

Sonuç olarak E-FLOW'un temel inovasyonu; GİB, SAP, iş akışı, otomasyon, onay ve raporlama süreçlerini tek bir dijital ekosistemde birleştirerek, manuel yürütülen fatura sürecini akıllı ve uçtan uca yönetilen bir iş sürecine dönüştürmesidir.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

E-FLOW projesi, kurum içerisinde başta **Muhasebe ve Finans, Satınalma ve ilgili tüm fatura onay departmanları** olmak üzere, fatura sürecine dahil olan birçok birime doğrudan fayda sağlamıştır. **Muhasebe ve Finans birimleri** açısından; faturaların daha hızlı onaylanması, otomatik MIR7 ön kayıtlarının oluşturulması ve manuel işlemlerin azaltılması sayesinde operasyonel iş yükü azaltılmış ve muhasebe süreçleri hızlandırılmıştır. **Satınalma birimleri** açısından; fatura–irsaliye ve mal girişi kontrollerinin sistem üzerinden gerçekleştirilmesi, faturaların ilgili kişilere otomatik yönlendirilmesi ve süreçlerin anlık takip edilebilmesi sağlanmıştır. **Fatura onaylayan departmanlar** açısından ise fiziksel fatura takibi ortadan kaldırılmış; kullanıcıların sistem veya e-posta üzerinden faturaları onaylama, reddetme ve yönlendirme işlemlerini hızlı bir şekilde gerçekleştirmesi sağlanmıştır. Bununla birlikte **yönetim kademesi** için geliştirilen raporlama ekranı sayesinde bekleyen faturalar, bekleme süreleri

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Evet. E-FLOW projesinin hayata geçirilmesi sürecinde üst yönetimin desteği alınmış ve proje kurumun dijital dönüşüm ve operasyonel verimlilik hedefleri doğrultusunda desteklenmiştir. Üst yönetimin desteği sayesinde farklı departmanların sürece dahil edilmesi, ihtiyaçların belirlenmesi, süreçlerin yeniden tasarlanması ve uygulamanın kurum genelinde yaygınlaştırılması daha etkin şekilde gerçekleştirilmiştir. Projenin özellikle manuel iş yükünün azaltılması, fatura ve muhasebe süreçlerinin hızlandırılması, süreçlerin şeffaf ve ölçülebilir hale getirilmesi ve ay kapanışlarının daha etkin yönetilmesi yönündeki katkıları üst yönetim tarafından desteklenmiştir. Bu destek, projenin yalnızca teknik bir SAP/IT geliştirmesi olarak kalmamasını; iş birimleri ile IT ekiplerinin birlikte çalıştığı, kurum genelinde benimsenen ve sürdürülebilir bir süreç dönüşümüne dönüşmesini sağlamıştır.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Evet. Proje sonrasında elde edilen sonuçlar hem operasyonel hem de süreç bazında ölçülebilir ve analiz edilebilir hale getirilmiştir.

E-FLOW içerisinde geliştirilen raporlama ekranı sayesinde faturaların hangi aşamada olduğu, hangi kullanıcı veya departmanın onayında beklediği ve ne kadar süredir işlem görmediği anlık olarak takip edilebilmektedir. Bu yapı sayesinde süreç performansı düzenli olarak analiz edilerek darboğazlar ve gecikme noktaları tespit edilebilmektedir.

Ayrıca otomatik MIR7 süreci sayesinde manuel olarak gerçekleştirilen işlemlerin azalması, fatura onay sürelerinin kısalması, muhasebe ve satınalma ekiplerinin operasyonel yükünün azalması ve ay kapanış süreçlerinin hızlanması gibi kazanımlar gözlemlenebilmiştir.

Proje öncesi ve sonrası süreçler karşılaştırılarak zaman tasarrufu, manuel işlem sayısındaki azalma, bekleyen fatura sayısı ve onay süreçlerindeki iyileşmeler analiz edilebilmektedir.

Bu nedenle E-FLOW ile yalnızca bir süreç dijitalleştirilmemiş, aynı zamanda oluşturulan raporlama altyapısı sayesinde süreç performansının sürekli ölçülebildiği ve iyileştirilebildiği sürdürülebilir bir yapı oluşturulmuştur.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

E-FLOW projesinin hayata geçirilmesinde 12 kişi aktif rol almıştır. Proje; iş süreçlerinin analizi, SAP geliştirmeleri ve entegrasyonlar, E-FLOW iş akışlarının tasarlanması, otomasyonların geliştirilmesi, raporlama ekranlarının oluşturulması, test süreçleri ve kullanıcıların ihtiyaçlarının belirlenmesi gibi farklı çalışma alanlarının koordineli şekilde yürütülmesiyle gerçekleştirilmiştir. Projenin başarısında farklı departmanların ihtiyaçlarının tek bir yapıda birleştirilmesi ve IT/SAP ekipleri ile iş birimlerinin birlikte çalışması önemli rol oynamıştır. Böylece teknik geliştirmelerin yanı sıra, gerçek operasyonel ihtiyaçlara doğrudan cevap veren bir süreç tasarımı ortaya çıkarılmıştır.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

PCIS

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Proje içerisinde kullandığınız spesifik markaları belirtiniz Projenin geliştirilmesi ve hayata geçirilmesi sürecinde aşağıdaki marka ve teknolojilerden yararlanılmıştır: * **SAP** – Kurumsal ERP sistemi, fatura süreçleri ve MIR7 otomasyonu * **GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı)** – E-Fatura sistemleri ve fatura veri kaynağı * **E-FLOW** – Fatura iş akışı, dijital onay, yönlendirme ve süreç takip platformu * **SQL** – Veri yönetimi, sorgulama ve raporlama süreçleri * **Microsoft Outlook / E-posta altyapısı** – Fatura onay, red ve yönlendirme işlemlerinin e-posta üzerinden gerçekleştirilmesi Bu teknolojiler birbirleriyle entegre edilerek, GİB üzerinden gelen faturaların SAP sisteminden başlayarak onay, kontrol, otomatik MIR7 ve raporlama süreçlerini kapsayan uçtan uca dijital bir yapı oluşturulmuştur.