Proje İçeriği

Müşterilerimize hizmet sunarken temel yaklaşımımız kalite, hız ve devamlılıktır. Sistem Global’in Türkiye’de 8 ilde ve dünyadaki 4 farklı ülkede sunduğu hizmetleri nasıl daha fazla yaygınlaştırabiliriz diye düşündüğümüzde, cevabın dijitalleşme olduğunu gördük ve sektörümüzde bir eşi daha olmayan bir online danışmanlık platformu oluşturduk. Hitap ettiğimiz ekosisteme özellikle pandemi döneminin de zorladığı şartlarda hizmetlerimizi çoğu zaman müşterilerimiz evlerindeyken bile rahatça sunabildik. eDanışman için Sistem Global’in hizmetlerini 3 ana kategoride tanımladık: Danışmanlık, Servis, Eğitim. Ardından bu kategorilerdeki hizmetleri içerik, adım ve süre olarak tanımlı parçalara böldük. Firmaların sağlıklı ve sürdürülebilir büyümeleri için kendileri için doğru parçayı tamamen dijital ortamda belirleyip satın alacağı hale getirdik. Onlara bu hizmeti ise yine Sistem Global iç kadroları ile sağladık. Böylece müşterilerimizin hizmete aynı uzman kadro ve kalite ile ulaşmalarını sağlarken ihtiyaç belirleme, satın alma ve hizmete ulaşma noktalarına hız kazandırmış olduk. Şuan bulunduğumuz noktada, eDanışman’ın 4000’e yakın üyesi, Sistem Global’in farklı alanlardaki 25 yıllık bilgi birikimini, stratejik ortaklarının yetkinlikleriyle harmanlandığı danışmalık, eğitim ve servislere online olarak erişebilir durumdadır. Dijital randevu odalarında konusunda uzman danışmanlarımızla online görüşmeler yapabilir, sertifikalı/ sertifikasız bir çok eğitim programlarından faydalanabilir durumdadır.

Projenin Amacı

Hem kendi hizmetlerimizi ve iş süreçlerimizi hem de müşterilerimizin deneyimlerini dijitalleştirmek bu vesileyle de hizmetlerimizi Türkiye’nin dört bir köşesine daha da yaygınlaştırabilmek adına uzun süredir aklımızda olan ve 2019 yılı itibariyle hayata geçirdiğimiz bir proje bizim için eDanışman. Geleneksel yöntemlerle Türkiye’de 8, dünyada 4 ofisle şu ana kadar 10.000’den fazla firmaya katma değer sağladık. Ama bunun yeterli olmadığını düşünerek, hız, kalite ve ulaşılabilirliğin öneminden yola çıkarak Sistem Global’in dijital platformu olan eDanışman’ı hayata geçirdik. Bu yeni dijital dönüşüm süreci; bizi planladığımız üzere, 2. aşamayı hayata geçirmemizi, farklı hizmetler ve bağımsız bir dijital mecra oluşturmamızı sağladı. Daha önce hizmet olarak sunmadığımız saatlik danışmanlık hizmet metodu bize hem zaman hem maddi kazanç sağlarken, yeni oluşumumuzu dış tedarikçilerle de destekledik. Bu kapsamda stratejik iş ortaklarımızın da katkılarıyla Ar-Ge, Patent, Mevzuat Uyum ve Risk Yönetimi, Vergi ve Mali Uygulamalar ile Bordro SGK Teşvikleri hizmetlerimizin yanı sıra Şirketim Kart, Sanal Ofis, e-İmza, Muhasebe, e-Belge Çözümleri (e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye) ve Sizlikİş ile logo tasarımından sosyal medya içerik planlamasına, çeviri hizmetlerinden üçboyutlu modellemeye, backofis hizmetleri dahil 50'den fazla hizmet kaleminde müşterilerimizin ihtiyacı olabilecek çözümler için genç freelancer ekipler ile uygun maliyetlerle ulaşmalarını sağladık. Bu sayede oluşturduğumuz yeni süreçlerle, yeni hizmetler de sunmuş olduk.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Projemizde var olan teknolojilerin verimlilik odaklı kullanılmasıyla inovatif bir sonuç elde ettik. Bizi bu projede farklı kılan günlük operasyonel işlemlerimizi otomasyon ile daha hızlı yapabilme, verimliğimizi arttırma ve müşterilerimize dijital etkileşimle ürün/hizmetlerimizi sunma gibi faydalar olduğunu söylebiliriz. Özellikle pandeminin de etkisiyle son derece doğru bir adım attığımızı da görmüş olduk, dijital platformumuz eDanışman ile danışmanlık, eğitim ve servislerimizi müşterilerimize online olarak sunabilmeye başladık. Geliştirdiğimiz süreçler ile; • e-Ticaret Altyapısı: Platformumuz içindeki ürünlerimizi paketleyip sepet mantığında online olarak satın alabilmelerine imkan tanıyoruz. İsteyen müşterilerimiz aylık taksitlendirme de yaptırabiliyor. • CMS Paneli: Yazılımının kendimiz geliştirdiğimiz içerik yönetim sistemi ile portal içerisine girilen tüm bilgilerin web sitesine de akabilmesine imkan tanıdık, böylece pazarlama ekiplerimizin hem portal hem de web sitesi yönetimi eforlarını yarı yarıya azaltıp, kullanımı kolay panelimiz üzerinden BLOG, İletişim Bilgiler, Ürün Tanıtımları, Kurumsal Sayfa içerikleri gibi tüm bilgilerin girişini yapabilmelerini sağladık. • Online Randevu Sistemi: Müşterilerimiz kendi istedikleri zamanları seçip istedikleri gün ve saatte hizmetlerimizi alabiliyor, bunu ürün satın alımı sonrasında saniyeler içinde platform üzerinden belirleyebiliyorlar. • Ürün Devir Özelliği: Kurumsal müşterilerimiz personelleri için toplu alım yapıp çalışanlarının bireysel olarak danışmanlıklarımızı veya eğitimlerimizi alabilmeleri için hesapları üzerinden ürünleri devredebiliyorlar. • Otomatik Fatura Altyapısı: Yaptığımız web servis entegrasyonu ile ürünlerimizin satışı sonrasında müşterilerimize anında e-Fatura üretilip gönderiliyor, böylece finansal operasyonlarda zaman kazanıyoruz. • Raporlama Modülü: Raporlama altyapımız sayesinde hem grup içinde kar merkezlerine dağıtım hem de mahsuplaşma gibi süreçler otomatik olarak üretildiği için satışların tek tek incelenip manuel hesaplamalarla geçen süreleri sıfıra indirdik. • Modüler Ürün Kartları: Admin panelimizde saniyeler içerisinde yeni bir ürünün BT ekipleri bağımsız satış ve iş geliştirme ekiplerince aktivasyonunun yapılabilmesini ve yayına alınabilmesini sağlıyoruz. o Bu modülde ek olarak ürünün ücretlendirme metdonunu aylık, tek seferlik, süreli gibi bir çok özellikte yayına alınabilmesini sağlıyoruz. Bu sayede sözleşme koşullarında yazan ücretlerin tahsilatının takibini otomatik yapmış oluyoruz. • Kampanya Modülü: Ürünlerimi gerek kendi satış stratejimize uygun olacak şekilde gerekse yapacağımız iş ortaklıklarına özel indirimli veya ücretsiz müşterilere sunabilmek için kampanya modülümüzü geliştirdik. • Sertifika Modülü: e-eğitim’lerimize katılan müşterilerimizin eğitim sonunda hesaplarına dijital olarak sertifikalarını üretip hesaplarına yüklenebilmesini sağlıyoruz. Bunu da modüler yaptığımız için BT bağımsız ilgili birim çalışanının yönetebilmesine imkan tanıdık. • Media Streaming Modülü: Bu modül sayesinde udemy vb. gibi platformlarda sunulan offline video içeriklerinin müşterilerimize sadece platformumuz üzerinden erişebilmelerini sağladık. Bu modülü aynı zamanda abonelik sistemi ile içerik pazarlamaya da imkan tanımaktadır. • Yetkilendirme Modülü: Yetkilendirme modülümüz sayesin her role göre sadece sorumlu olunan alanların gösterilmesi ve kritik operasyonların onaysız yapılmamasını sağladık. Oldukça detaylı geliştirilen bu modül sayesinde hem iç kullanıcılarımıza hem de tedarikçilerimize her detayda yetki verme/kısıtlama yapabilmekteyiz. • Canlı Destek: Canlı Müşteri Rehberi uygulaması ile müşterilerimiz anlık olarak web sitemiz üzerinden sorularını sorabiliyor ve müşteri yöneticilerimize istediği zaman ulaşabiliyor. Bu modül üzerinden aynı zamanda karşılaştıkları teknik problemleri de iletip anlık destek alabiliyorlar.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Satış ekibimiz, potansiyel müşterilerimize özellikle pandemi koşullarında evlerinde çalıştıkları sürelerde eDanışman online randevu sistemi ile kesintisiz destek verebildiler. Pazarlama ekibimiz, eDanışmanda düzenlenen bir çok online danışmanlık ve eğitim için çalışmasını sürdürdü. eDanışman üyelerimize Canlı Destek’ten sorun ve talepleri olduğunda en hızlı şekilde ulaştılar. Sistem Global’in online danışmanlık sunabilmesi, hedef kitlemiz özelinde şirket bilinirliğimizi arttırmaya çok katkı sağladı. İK ekibi ücretsiz indirim kodu üreterek iç personelin eDanışman eğitimlere katılabilmesini sağladı. Finans departmanımız eDanışman üzerinde satışı yapılmış tüm danışmanlık, eğitim ve servislerin detaylı raporlarına anlık olarak ulaşabildi, böylece rutin satış, mahsuplaşma raporlamaları için özel vakit ayırmasına gerek kalmadı. Ek olarak satışlarımız ile ilgili çok detaylı raporlar üretebildiğimiz için pazarlama ekibimiz ürün stratejilerimizi bu veriler ile yönlendirmeye başladı.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

eDanışman projesi, Sistem Global içindeki hiçbir seviyede direniş görmemiş; aksine en üst noktadan ilk giriş seviyesindeki çalışana kadar hızlıca benimsenmiştir. İşleyişi her bakımdan kolaylaştırması, zamandan kazanma, hızlı ve doğru çözümler üretmesi açısından alışılmış metodların terkedilmesi ve dijital ofis kavramının şirket içinde hızlıca hayata geçmesini sağlamıştır.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Projemiz sayesinde, satış süreçlerimizi zaman mekan bağımsız hale getirdik, daha önceden birebir müşteri ziyaretleri ile yapılan satışlarımız artık online olarak müşterimiz tarafından alınabiliyor. Satış raporlarımız öncesinde bir excel üzerinde toparlanıp bölümlere dağıtılırken şuan otomatik olarak kar merkezlerinin anlık olarak satışlarını görebilmesini sağladık. Burada %80 oranında efor tasarrufu sağlandı.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Projemizde Bilgi Teknolojileri ve Dijital Operasyonlar iş birimimiz ile İş Geliştrime ve Marka Yönetimi iş birimizin ortak çalışması ile hayata geçirilmiştir. Proje ve Ürün Yönetimi Ekibi olarak 1 CIO, 2 Analist olarka bu projede çalıştık. Yazılım geliştirme sürecimize tedarikçimiz olarak grup yazılım şirketimiz destek oldu. Bu projeye 1 CTO, 2 Yazılım Geliştirici, 1 Web Geliştirici ve 1 Test Uzmanı katkı sağladı. İş Geliştirme ve Marka Yönetimi ekibi Direktörü ile birlikte Pazarlama ve Veri Yönetimi ekibinden 4 kişi katılarak ürünleşitrme sürecimizde ve CRM entegrasyon sürecimizde destek oldular. Pazarlama ve müşteri deneyimi süreçleri için Kurumsal İletişim Uzmanı ve e-Eğitim’lerimizin planlanmasında Sistem Global Akademi Koordinatörümüz katkı sağladı.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Sistem Global yazılım grup şirketi olan Solvera Yazılım’dan destek aldık.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Amazon, GitLab, JIRA, Confluence, Service Desk, Micorosft Planner..