Proje İçeriği

Periyodik olarak yaptığımız depo sayımlarını SAP üzerinden yürütebilmek yapmış olduğumuz proje, temelde sahadan sayım verisi toplama ve toplanan sayım verilerine göre SAP sistemindeki stokları düzeltme olarak 2 ye ayrılmaktadır. 1- Sahadan sayım verisi toplama Sayıma başlamadan önce sistemde kayıtlı olan tüm stokları geliştirme tablolarımıza otomatik olarak yüklüyoruz. Sonra stokların değişmemesi için SAP erişimini kullanıcılara kapatıyoruz. Sadece sayım ve kontrol kullanıcılarının el terminalleri sistem erişimine sahip oluyor. İlk adım sahadan stok bilgilerini depo yeri, malzeme ve parti bazında geliştirme tabloya almakla başlıyor. Sahadan bilgiler el terminalleri ile alınıyor. Yaklaşık 15 çalışan sahadan el terminalleri ile stok verisi toplarken, 15 çalışan da toplanan bu verileri el terminalinden farklı bir modülden kontrol ediyor. Sayım yaklaşık 12 saat sürmektedir. 12 saatte ortalama olarak 3000 ton stok sayımı yapılıyor. Firmamızda 2 tip depo bulunuyor. EWM kullanan depolarımız ve MM li depolarımız. MM li depoların sayımında, stokların üzerindeki etiketlerin üzerinde yer alan parti numaraları el terminali ile okutuluyor. Parti numaraları malzeme bazında tekil olduğu için okutulan partinin hangi malzemeye ait olduğunu ve hangi depoda bulunduğunun bilgisini sayım personeline gösteriyoruz ancak miktar bilgisi vermiyoruz. Miktar bilgisi kullanıcı tarafından fiili sayılan bilgiye göre el terminali ile kullanıcı tarafından girilip kaydediliyor. EWM bulunan depolarda MM depodan farklı olarak parti sayımı değil palet sayımı yapılmaktadır. Paletler MM li depolardan tam gelip parçalanmadığı için stok üzerinde bulunan palet numarası okutulur ve kaydedilir. Sayım verisi girilen tüm stoklar sayım kontrolcüleri tarafından farklı bir sayım-kontrol ekranından okutularak miktarlar kontrol edilir. Sayım esnasında sayım verisi giren personellerin yanlış yazdığı miktarlar bu kontrollerde büyük ölçüde yakalanır ve düzeltilir. Sayım verisi kayıtları da kontrol verisi kayıtları da arka planda loglanır ve sayım sonunda hangi personelin ne kadar sayım yaptığı, hangi personelin ne kadar kontrol yaptığı sayım ekibi tarafından yayınlanır. 2- SAP stoklarını güncelleme Sayım verileri eksiksiz toplandıktan sonra sayımın ikinci ve en önemli adımına geçilir. İkinci adımda sayımda toplanan gerçek veriler ile SAP sisteminde bulunan sistemsel stok karşılaştırılıyor ve 4 adımdan oluşan düzeltme programları çalıştırılıyor. Birinci düzeltme programımız depo yeri, malzeme ve parti bazında SAP sistemimiz ile fiziksel sayılan stoku karşılaştırıyor. Eğer sistemsel olarak daha fazla stok var ise fazla olan kısmı daha önce sadece sayım düzeltme için açılmış olan günlük süreçlerde kullanılmayan bir depo yerine aktarılıp kitleniyor. İkinci adımda depo yeri bağımsız olarak sistemsel eksik stok sayım kontrol deposunda aratılıyor. Eğer stok bulunur ise gerçek depo yerine mal hareketi yapılıyor. Bu adımda malzeme ve parti bazında stokun, fiziksel depo adresi ve sistemsel depo adresi tutmuyor ise stok nerede sayıldı ise oraya sistemsel hareketi yapılarak SAP sistemi fiziksel duruma uydurulmuş oluyor. Sahada etiketsiz bulunan stokların sayım veri toplama ekranından farklı bir mantıkla girişi yapılmaktadır. Sadece malzeme kodu ve miktarı girilmektedir. Girilen stok bilgilerine karşılık program geçici bir parti numarası üretir. Bu numara bulunan stokun üzerine yapıştırılır ve bu stoklar depoda özel bir alana yerleştirilir. Sayım düzeltme programının üçüncü adımı üretilen bu geçici partiler yerine, geçici partide bilgisi üzerinde bulunan malzeme ve miktar kadar gerçek parti bilgisi oluşturur. Sayım sonrası geçici parti ve gerçek parti bilgisi bulunan liste depo sorumluları ile paylaşılır. Depo sorumluları stokların üzerinden geçici parti numaralarını kaldırarak gerçek parti numaralarının etiketlerini basar. Dördüncü yani son adımda ise hala sayım ile sistem üzerindeki farklar varsa malzemelerin yarı mamul seviyelerine bakılmaksızın sayım deposundan aktarımlar yapılır. Sistemimizde kullanılan yarı mamullerin ilk 6 harfi malzemeyi sonraki 3 harfi yarı mamul seviyesini sonraki 3 harfi ise revizyon numarasını tutmaktadır. Bu adımda aktarımlar malzemenin ilk 6 hanesi baz alınarak yapılır. Tüm sayım, sayım izleme programı ile anlık olarak izlenir. Sayım izleme programı depo yeri bazında çubuk grafikler ile hangi depoda kaç ton stok olduğunu ve kaç ton sayım yapıldığını 5 saniye aralıklı otomatik güncelleyerek gösterir. Depolardaki sayım farkları da bu program ile anlık olarak görüntülenmektedir.

Projenin Amacı

Sayım uygulamasının geliştirmemizin temel nedeni müşteriye özel üretim yaptığımız için stokların doğruluğunun şirketimiz için çok önemli olmasıdır. Tüm departmanlar bu stok miktarlarına göre kararlar alıp operasyonel işlemler gerçekleştirmektedir. Bunun yanı sıra daha önce uygulanan sayım yöntemi çok yavaş ve doğruluğu ile sistem güncellemesi çok zor olan bir yapıda olmasının yanı sıra kullanıcı hatalarına da çok açıktı. Sayım sadece bizim şirketimiz için değil tüm stok ile çalışan şirketler için hem yasal hem de operasyonel bir zorunluluktur. Bu zorunluluklardan dolayı yeni bir sayım uygulaması geliştirmesi ortaya çıkmıştır. Bu uygulama ile hem stok güvenilirlikleri hem de sayımda ortaya çıkabilecek kullanıcı hatalarının engellenmesi hedeflenmiştir.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Proje içindeki en büyük inovasyon önceden sadece üretim verilerini ve kayıtlarını takip etmek, kalite süreçlerine destek olmak için kullanılan barkod sistemini sayım uygulamasının temel dayanağı haline getirmektir. Barkod yapısı hem mevcut görevini yerine getirirken hem de sayım uygulamasının çalışmasına yardımcı olmaktadır. Ayrıca sayım için geliştirilen uygulama kullanıcı hatalarını minimuma indirirken tüm sayım sürecinin de izlenebilir ve gerektiği anda en kısa sürede müdahale ile düzeltilebilir hale getirmiştir. Sayım güncellemeleri için SAP’nin standart hareket kodlarından faydalanılıp, hiçbir fiziki stok hareketi yapmadan fiziki stok ile sistemsel stok eşitlenmektedir.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Firma içinde deposu bulunan başta üretim departmanları ve kalite departmanımız ellerinde bulundurduğu stokun güvenilirliği konusunda fayda elde edildi. Ayrıca sayım sonrası, sayım farkları analizleri yapılırken üretim ve kalite departmanlarımızda günlük işleyişten dolayı fark edilmemiş birçok irili ufaklı sorunun kaynağına inildi ve IT departmanımız ile ortak olarak bu sorunlar sistemsel çözüldü. Yine sayım farklarının analizinden çıkan sonuçlar ile lojistik ekiplerinin iş yapış şekillerinde değişikliklere gidildi. Gereken alanlara ara depolar açıldı, kullanıcıların stok hareketi yetkileri sınırlandırıldı. Bazı depoların kapılarına kilitler vuruldu ve sadece belli kişilerin bu depolara girmeleri sağlandı. Mali işler departmanımız elimizde bulundurduğumuz stokun değerini daha iyi bilip gelecek adımları buna göre planlamaları için fırsat oluşturuldu. Satış departmanımızın müşterileri daha güvenli yönetebilmeleri için ortam sağlandı. Sistemsel ve fiziksel stokun aynı yani doğru olması ile müşteri ile yapılan görüşmeler daha güvenilir oldu. Üst yöneticilerin, müşteri için elimizde bulundurmamız gereken stoktan daha az mı daha fazla mı stok barındırıyoruz ve elimizdeki stokun değeri nedir soruları yanıtlanmış oldu. MRP nin çalışmasından doğacak üretim siparişleri ve SAT ların kaynaklarından biri de stok olduğu için MRP sonuçları da daha güvenilir hale geldi.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Evet üst yönetim desteği projenin her aşamasında tam olarak alınmıştır. Sayım süresince diğer departmanların yapması gereken çalışmalarda ve kurulması gereken yeni çalışma disiplininde üst yönetim desteği değişim sürecini kolaylaştırmıştır. Bunun yanı sıra projenin tam işlevsel olarak ayağa kalkması için gereken terminal yatırımlarını da zamanında yapılması konusunda üst yönetim gerekli onayları hızlı bir şekilde vermiştir.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Proje başladığında toplam stok doğruluğumuz %90 civarında idi. Proje başladıktan sonra yılın her çeyreğinde düzeltme ve sistemi iyi yönetme becerilerinin kazanılması ile birlikte sayımları tekrar ettik. Proje bittiğinde ise stok doğruluk oranlarımız %99,9 lar seviyelerine geldi. Bu seviyeyi yakalamak için proje devam ederken yapılan çalışmalara tüm departmanlar tam destek oldu. Bu desteği sağlayan en önemli etken ise proje çalışmalarının ortaya çıkardığı gelişimler ve bu gelişimlerin gerek üst yönetim ve gerekse departmanlar tarafından motivasyon kaynağı olarak kullanılmasıdır. Güncel durumda sayımlarımızı altı ayda bir sayım uygulaması ile yapmaktayız. Önceki sayımlar esnasında uzun süreli sayım ekipmanları kiralanıp ciddi kira bedelleri ödenmekteydi. Geliştirdiğimiz sayım uygulaması ile sayım süresi 3-4 gün civarından yaklaşık 12 saate indirilmiştir. Bu gelişmenin sonucu olarak üretim kayıpları yok denecek seviyeye inmiş olup sayım esnasında yapılan diğer harcamalar ortadan kaldırılmıştır.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Projemizde 1 kişi Bütçe ve raporlama müdürü, 1 kişi yazılım geliştirme uzmanı olmak üzere 2 kişilik ekip görev yapmıştır.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Projede tamamen iç kaynak ile çalışılıp canlı sisteme alınmıştır.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Mobil El Terminali olarak Honeywell Intermec CK3R kullanıldı. El terminalinden SAP nin daha kullanıcı dostu kullanılabilmesi için ise her el terminaline Telnet CE uygulaması satın alındı. Proje SAP ABAP platformunda geliştirildi.