Proje İçeriği

Anadolu Ajansı Dijital Arşiv Sistemi (DAS), kurum bünyesinde, geçmişte üretilmiş ve hali hazırda üretilmekte olan, kurumun tarihine ışık tutan, kurum hafızasını oluşturan ve arşiv niteliği taşıyan her türlü bilgi kaynağının elektronik ortamda yönetilmesi için oluşturulmuş bir sistemdir. Kurulduğu 1920 yılından beri faaliyetlerini kesintisiz olarak sürdüren Anadolu Ajansı’nın temel faaliyet alanı olan haber üretiminin yanında kurumsal iş süreçlerini yürütmek için oluşturmuş olduğu birçok bilgi ve doküman bulunmaktadır. Kurum yapısına bağlı olarak üretilmiş olan bu içeriklerin çok fazla sayıda ve çeşitte olması bunların yönetilmesinde büyük sorunlarla neden olmaktaydı. Kurum içerisinde üretilen bilgiye zamanında ulaşmak, bilginin güvenliğinin sağlanması, yasal ve mevzuatlara uyumda sorunların yaşanması (bilgi edinme hakkı ve kişisel verilerin korunması gibi) ve bilgilerin sistematik bir şekilde uzun süre saklanması için gerekli koşulların sağlanmasına dair faaliyetlerin yönetilmesi ve organizasyonunda aksaklıklar meydana gelmekteydi. Bu sorunların çözümü için günümüz teknolojilerinin sağladığı imkanlardan faydalanmak adına söz konusu tüm içeriğin dijitalleştirilerek elektronik ortama aktarılması kararı alınmıştır. Yaklaşık 5 yıl süren dijitalleştirme çalışmalarından sonra elektronik ortama aktarılan bu içeriklerin kurum ihtiyaçlarına cevap verebilecek şekilde ve kurumda çalışan diğer sistemlerle birlikte çalışabilirlik esaslarına uygun olarak tasarlanması gerektiği kararı verilmiştir. Yapılan analiz çalışmalarında sahada bulunan arşiv yönetim sistemlerinin daha çok doküman yönetmeye yönelik oldukları, Anadolu Ajansı’nın arşivlerinin büyük bir kısmını oluşturan fotoğraf video, grafik ve ses gibi materyalleri düzenleme ve yönetme yeteneklerinin olmadığı görülmüştür. Bu aşamada yapılan analiz çalışmasında kurumun hem güncel ihtiyaçlarını karşılayabilecek hem de gelecekte ortaya çıkabilecek gereksinimlere cevap verecek yeni bir model geliştirilmiştir. Ortaya konan bu modelde geliştirilecek olan yazılımın dinamik, esnek, ölçeklenebilir ve yapılandırılabilir olması esasları dikkate alınmıştır. Oluşturulan bu model ile kurum bünyesinde oluşturulan bilgi, belge ve dokümanların yanı sıra haber içeriklerinin (text haber, fotoğraf, video, infografik haber ve ses) oluşturulmasından imhasına kadar olan yaşam döngüsü içerisinde gerçekleştirilmesi gereken tüm işlemlerin en verimli şekilde yapılması hedeflenmiştir. Özellikle sonradan elektronik ortama aktarılan bilgi ve haber kaynakları için yapılması gereken kalite kontrol, tanımlama, yetkilendirme, yayınlama ve arşivleme gibi işlemlerin emek yoğun bir çalışma gerektirmesinden dolayı ciddi bir maliyet ile karşı karşıya kalınmıştır. Bu maliyetin azaltılması için personel tarafından yapılan bazı işlerin (karakter tanıma, kalite kontrol, belge düzeltme gibi) otomatik olarak gerçekleştirilmesi sağlanmıştır. Arşivleme çalışmalarında yapılan işlerin belli bir hiyerarşide yapılması hem yapılan işlerin denetimini kolaylaştırmakta hem de hatalı veri girişini azaltmakta ve gereksiz iş tekrarlarını önlemektedir. Geliştirmiş olduğumuz iş modeline süreç yönetimi de eklenerek model tam anlamıyla yetkinliğe ulaştırılmıştır. Yukarıda bahsedilen tüm bu çalışmalardan sonra belirlenen model temel alınarak yazılım geliştirme çalışmalarına başlanmıştır. Yazılım geliştirme çalışmaları yaklaşık 2 yıl sürmüştür. Bu süre sonunda geliştirmiş olduğumuz yazılım; 1- Kurumsal bilgiye erişimde zaman ve mekân bağımlılığını ortadan kaldırmaktadır, 2- Bir bilgi kaynağına birden fazla kişinin aynı anda erişmesine imkân tanımaktadır, 3- Bilgi güvenliğinin ve yedekliliğinin sağlanmasına yardımcı olmaktadır, 4- Formattan bağımsız olarak, elektronik ortamdaki tüm arşiv materyallerini yönetebilmektedir, 5- İçeriklerin yönetilmesi için gerekli işlemlerin belli bir sırayla hiyerarşik olarak yapılmasını sağlayacak süreç yönetimi sağlamaktadır, 6- Süreç yönetimi dinamik olarak her bir materyal türü veya arşiv fonu için ayrı ayrı olarak yapılandırılabilmektedir, 7- Belirlenen süreçlerde gerçekleştirilecek işlemlerin manuel veya otomatik olarak gerçekleştirilmesi sağlanabilmektedir, 8- Süreçlerde belirlenen işlemlerin yetki bazlı olarak tanımlanmasına imkân vermektedir, 9- Sistem içerisinde yönetilecek içeriklerin farklı metodlarla, farklı mekanlarda ve depolama ünitelerinde olmasına imkân vermektedir, 10- Farklı seviyelerde yapılandırılmış yetkilendirmeler ile yönetilen verilere izinsiz erişimi ortadan kaldırmaktadır, 11- Sistem içerisinde yönetilecek materyallerin tanımlama bilgileri fon bazlı ve dinamik olarak belirlenebilmektedir, 12- Oluşturulan tanımlama bilgilerine girilecek verilerin belirlenmesi ile hatalı veri girişi en aza indirilmektedir, 13- Sistem içerisinde yapılan tüm işlemlerin kaydı tutulmakta böylece hesap verebilir ve hesap sorabilir bir yapı sağlanmaktadır, 14- Sistem içerisinden pivot tablolar ile raporlar alınabilmektedir,

Projenin Amacı

Bu proje öncesinde Anadolu Ajansı’nın arşivleri tamamen fiziksel ortamda bulunmakta ve elektronik arşiv yönetimi yapılmamakta idi. Proje kapsamında hem fiziksel arşiv dijitalleştirilmiş hem de bu arşivin elektronik ortamda yönetilebilmesi ve ajansa ait diğer dijital materyallerin bir araya toplanması ve de merkezi olarak yönetilmesi sağlanmıştır. Dolayısıyla hem ajansta daha önceden olmayan yeni bir süreç ve yönetim şekli oluşturulmuş hem de ajansın arşiv alt yapısı iyileştirilmiştir. DAS projesi ile kurum içerisinde üretilen içeriklerin yönetilmesi ve geleceğe dönük olarak saklanması ve ihtiyaç halinde kolaylıkla erişilebilmesi için geliştirilmiştir. Bu yönüyle hem hali hazırda kurum içerisinde yürütülen işlerin belli bir sistemde gerçekleştirilmesi sağlanmış hem de sisteme yeni yetenekler kazandırılarak iş süreçlerinin iyileştirilmesi sağlanmıştır. Bunlara ek olarak bilgi güvenliği konusunda da kurumda yeni bir yaklaşım getirilmiştir.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Gerçekleştirilmiş olan Dijital Arşiv Sistemi (DAS) ile kurum içerisinde üretilmiş ve arşiv niteliği taşıyan tüm bilgi kaynakları (idari ve haber içeriklerinin tamamı) tek bir merkezden yönetilmektedir. Bu sistem her birimin kendi arşivini kendisinin yönetmesine imkân sağlamaktadır. Bu sayede kaynaklar üretildiği yerde arşivlenerek iş gücü tasarrufu sağlanmakta ve kurumsal arşivin kendiliğinden oluşması sağlanmaktadır. Ayrıca DAS içerisinde atılan içeriklerden metin içerikli belge ve dokümanların belirlenen kriterler çerçevesinde otomatik kalite kontrolü yapılmakta ve çeşitli düzeltmeler de yine otomatik olarak gerçekleştirilebilmektedir. Taranarak elektronik ortama aktarılan text bazlı haber ya da dokümanların minimum insan emeği ile düzenlenebilmesi amacıyla birçok otomatik yazılımsal fonksiyon uygulamaya eklenmiştir. Bunların başında OCR (optik character recognize) ile taranan belgenin otomatik olarak aranabilir text metin haline getirilmesi ve karakter düzeltme işleminin yapılabilmesi gelmektedir. Anadolu Ajansın’ın haber arşivinin önemli bir kısmını oluşturan fotoğraf ve videoların özel arşiv düzenleme ihtiyaçları (kırpma, kesme, blurlama, yeniden boyutlandırma, karartma vb.) online olarak bu uygulama üzerinden yapılabilir hale getirilmiştir. Yine DAS’a atılan görsel içeriklerin de yüz tanıma, konuşma tanıma, nesne tanıma gibi öğrenebilir yeni teknolojilerin kazandırılması çalışmaları devam etmektedir. Yıl içerisinde bu özelliklerin de sisteme kazandırılması hedeflenmektedir.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Proje, insan kaynakları, muhasebe, hukuk, pazarlama ve idari işler olmak üzere tüm birimlere dokunmuş ve fayda sağlamıştır.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Projenin ortaya çıkışı şirketin en üst yönetim katında alınan bir karar doğrultusunda başlamıştır. Dolayısıyla yönetim desteği oldukça fazla olmuştur.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Proje öncesi Anadolu Ajansı’nın merkezi bir arşivi ve arşiv sistemi yoktu. Her birimin kendisine ait fiziksel arşivi bulunmaktaydı. Dolayısıyla bu arşivlerin yönetilmesi için ciddi sayıda personel kaynağı kullanılmaktaydı. Ayrıca istenen bilginin arşivlerde bulunması çok zaman almaktaydı. Projeyle birlikte arşiv yapısı merkezi bir yapıya büründürülmüş dolayısıyla birimlerde arşivleri yöneten personelin başka işlerde daha verimli kullanılması sağlanmıştır. Aranan bilgi ve belgelerin merkezi arşiv içerisinde bulunması kolaylaşmış ve bilgiye erişimde ciddi zaman tasarrufu sağlanmıştır. Bu durumun, kurumda, fiziksel ortamda yönetilen veri ile dijital ortamda yönetilen verilerin güvenlik ve erişim konusunda olumlu anlamda belirgin bir fark yarattığı rahatlıkla söylenebilir. Bununla birlikte yeni teknolojilerin geliştirilmesiyle beraber kurumun hizmet verdiği müşterilerin bilgiye hızlı erişimindeki memnuniyet çeşitli anketlerde memnuniyet oranında %15 lik bir ağırlığı olduğu ortaya çıkmaktadır. Dijital dönüşüm çalışmalarının hız kazanmaya başladığı 2012 yılında, müşterilerin bilgi/haber taleplerinin zamanında karşılaması için memnuniyet %66,7 iken bu oran 2018yılında %84,3 olarak ölçülmüştür.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Projenin fiziksel tasnif, dijitalleştirme aşamaları arşiv müdürlüğü tarafından gerçekleştirilmiştir. Projenin çeşitli aşamalarında çalışan sayısı geçici olarak yükseltilmekle birlikte 13 çekirdek personel tam zamanlı olarak projede görev almıştır. Dijital arşiv sisteminin geliştirilmesi yazılım müdürlüğü tarafından gerçekleştirilmiş ve proje için 4 kişilik bir ekip görevlendirilmiştir. Yazılımın gereksinim analizi ve fonksiyon testleri arşiv müdürlüğü ile ortak olarak yapılmıştır.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Fiziksel bülten tarama süreçlerinde Aksis firması, Resim işleme ve kalite kontrol teknolojileri için Recogniform Technologies Yüz tanıma sistemlerinde Papilon güvenlik firmaları ile birlikte çalışılmıştır.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Microsoft, Cannon, Noritsu