Proje İçeriği

Firma/Tedarikçi/Teşoron/Güvenlik evrak sürecinin dijital ortama taşınması. Fabrikamızda bir çalışma yapılması gerektiğinde Satınalma iş anlaşmasını yapar ve iş güvenliğine durumu aktarır. Bu noktadan (A) itibaren İş Güvenliği Yetkili ve işi alan taşeron arasında ciddi bir mail ve evrak trafiği başlar. Gerekli evraklar gider gelir onaylanır ret olur vs vs. Çalışma yapılacağı gün taşeronun personeli fabrikamıza gelir: Kapıdaki güvenlik, taşeron personeli ve iş güvenliği yetkilisi arasında mail ve telefon trafiği başlar. Taşeron farklı bir personel göndermiş olabilir veya gelmesi planlı olan taşeron personelinin halen evrağı eksik yada günü geçmiştir. Tüm bunlar olurken kişisel veri içeren ve KVKK açısından sakıncalı olan evraklar ortalıkta dolaşır ve bir çok yere kayıt edilir. Bu esanada iş güvenliği yetkili müsait değilse başka bir kaos oluşur. Tüm bu kaosu ortadan kaldıran hem de KVKK yükümlülüklerini yerine getiren, tamamıyla BEST IT bölümü tarafından geliştirilen ve yazılan "Taşeron Yönetimi" progragramını kullanıyoruz. A noktasından itibaren İş güvenliği yetkilisi Oracle ERP bağlantılı olarak çalışan sistemde taşeron firmayı tanımlar. Taşeron ilgilisine gelen bilgilendirme mailinden sonra giriş yaparak personelini tanımlar. Tanımlanan personelin evrakları sisteme yüklenir. Yüklenen evraklar KVKK hükümlerine uygun olarak yetkili onaycılara gider. Gerekli onaylar yapılınca taşeron personeli sistemde yeşil "fabrikaya girebilir" duruma gelir. Yüklenmesi gereken evraklar devlet sisteminden alınan ve taşeron firmanın sahip olduğu tehlike sınıfına ve NACE koduna göre belirlenir. Fabrika güvenliği çalışmaya gelen taşeron personelinin durumunu sistemden kontrol eder. Sistem güvenliğe taşeron personeli yeşil gösteriyorsa güvenlik giriş butonuna basarak taşeronu fabrikaya alır. Çıkarken ise çıkış butonuyla fabrikadan çıkarır. Fabrikaya giriş izni yok ise personel kendi firmasındaki yetkiliyi arar ve taşeron firma yetkilisi giriş yaparak evrağı tamamlar. Süreç hızlıca sistemden yürür ve taşeron giriş yapabilir. Piyasada buna benzer bir çok program bulunmaktadır ancak entegrasyyon, KVKK, maliyet vb sorunlar yüzünden firma içinde yenilikçi olarak geliştirilmiştir.

Projenin Amacı

Projeyi mevcutta olan telefon, kağıt, mail ortamlarında yürüyen ve KVKK yüzünden bazı sakıncaları olan süreci hızlı ve sorunsuz hale getirmek, aynı zamanda da dijitalleştirmek için gerçekleştirdik.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

İlgililerin yasal prosedürlere değil işe yoğunlaşmasını sağlamak. Birimler arasındaki anlaşmasızlıkları, iletişim eksikliklerini giderip, süreci hızlı ve kusursuz hale getirerek personel zamanından kazanarak firmaya maddi kazanç (personele ödenen maaşın fiyat/performan oranını atrttırmak) sağlamak, tartışmaları ortadan kaldırarak personel motivasyonunu en düzeye taşımak, KVKK süreçlerine uyumluluk,

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

İş Sağlığı ve Güvenliği, Fiziki Güvenlik birimi (kapı), Taşeron/Tedarikçi, Bakım departmanı, Üretim departmanı, Doktor (sağlık raporları), IT (gereksiz depolama maliyetleri), IK (kağıt depolama maliyetleri)

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Proje proaktif bir yaklaşımla üst yönetime sunulmadan IT insiyatifi ile gerçekleştirilmiştir.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Proje rakkamlarla analiz edilmedi ancak tüm birimlerden alınan geri dönüşlerle tamamlandı. Örneğin Güvenlik birimleri ile iş güvenliği yetkilisi arasındaki telefon görüşmeleri ortadan kalktı. Fiziksel evrak gönderimi süreci ortadan kalktı. E-postaya ekleyerek evrak gönderi kalktığından altyapı yükleri ve de maliyetleri düştü. KVKK riskleri ortadan kalktı.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Toplamda 8 kişi. IT,Güvenlik, Bakım departmanı, İş Sağlığı ve Güvenliği

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Tüm proje BEST içinde yapılmıştır.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Yok