Proje İçeriği

Avis ve Budget ofislerimizde yapılan araç kiralama işlemlerinin hem müşteri hem de operasyon süreçlerini dijitalleştiren projedir. Projenin ana amacı, müşterilerimize dijital ortamda kiralama deneyimi yaşatmaktı. Müşterilerimizin araç kiralamalarında, fotoğrafları, fiyat, ek ürün ve hizmetleri gibi tüm detaylarını tablet ortamında görmelerini sağladık. Kiralama, KVKK ve ETK sözleşmelerinin tümü kağıt çıktılar üzerinden imzalanırken, bu 3 sözleşmeyi de tablet ortamına taşıdık ve müşterilerimizin dijital ortamda biyometrik imzalarını almaya başladık. Müşterilerimiz bu 3 farklı sözleşme için toplamda 5 farklı alana imza atıyorlardı, Dijital Ofis ile bu imza sayısını 1 e indirdik. Müşterilerimizin araç kiralamalarda beyan etmesi gereken ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belge fotokopilerinin çekilmesini de ortadan kaldırıp, dijital ortama taşıdık. Bu sayede sadece araç kiralama işlemlerini ciddi oranda hızlandırmakla kalmadık ve her bir işlemde ortalama 15,5 A4 sayfasının kullanılmasını ortadan kaldırarak çevreye saygılı ve sürdürülebilir bir modele geçtik. Yapılan dijitalleşmeler sonucunda satış danışmanının evrakları imzalatma, fotokopi çekme, kağıt dosya setini hazırlaması, depolaması ve bu dosya setini kargolaması gibi işlemleri de ortadan kaldırdık. Proje öncesinde tüm evrakların taranması yaklaşık 7 aylık faz farkıyla gerçekleştirilirken, dijital ortama taşınan tüm bu evraklara artık anlık olarak erişilebiliyor. Kısaca, Avis ve Budget markalarımız bu projemiz ile sektörde bir ilki gerçekleştirerek, araç kiralama sürecini tamamen dijitalleştirdi.

Projenin Amacı

Ofislerimizden verilen araç kiralama hizmetinde teknolojiyi uçtan uca kullanarak, müşterilerimize üst düzeyde bir deneyim yaşatıyor, ofisteki çalışma arkadaşlarımızın işlerini kolaylaştırıyor, ofisteki masraflarımızı azaltıyor, araç kiralama sözleşmelerimizi dijital ortamda imzalatıyor, araç kiralamada beyan edilmesi gereken ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeleri dijital ortamda fotoğraflayarak kağıt kullanımını minimuma indiriyor, çevreye saygılı ve sürdürülebilir bir iş modelini uyguluyoruz. Araç Kiralama süreçlerimizdeki yeniliklerle, kağıtsız ve dijital ortamları etkin kullanarak, müşterilerimize yepyeni bir deneyim sunuyoruz. Araç Kiralama süreçlerimizin dijitalleşmesiyle birlikte, maliyetleri azaltırken – müşteri deneyimini üst düzeye çıkartıyoruz, müşteriyle sahadaki iletişimimizi kesintiye uğratmadan işlemlerini yapıyoruz, dijitalleşmeyi sahada da etkin bir şekilde kullanarak kültürümüzün bir parçası olduğunu tüm birimlerimizle paylaşıyoruz. Araç Kiralama sektöründeki liderliğimizi, teknoloji alanında da devam ettirerek, sektörün takip ettiği uygulamaları geliştirmeye devam ediyoruz.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Kağıt kullanımını ortadan kaldırarak dijital kiralama kontratının kullanılması. Dijital kiralama kontratının imzalanması için biometrik imza teknolojisi. Müşteri ehliyet/kimlik/pasaport evraklarının fotoğraflanıp, fotoğraflanan verilerden bilgilerin çıkartılması için OCR (Optik Karakter Okuma) teknolojisi. İmzalanan dijital kiralama kontratları ve ehliyet/kimlik/pasaport evraklarının dijital olarak saklanması için bulut veri saklama teknolojisi.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Satış, Operasyon, Arşiv, Müşteri Deneyimi ve İlişkileri

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Projenin charter aşamasından itibaren Genel Müdür olmak üzere ilgili tüm üst yönetimden tam destek alındı. Biyometrik imza teknolojisi, sektörümüzün ilgili regülasyonlarında henüz kabul edilmemesine rağmen, Genel Müdürümüz seviyesinde riskler kabul edilerek Dijitalleşme yolculuğumuza devam etmemiz için destek gördü. Genel Müdür ve Genel Müdür Yardımcılarının bu destekleriyle proje ekibimizin motivasyonu arttı.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Ekonomik / Çevresel Katkılar Araç Kiralama evrak işlerini hızlandırarak kaçan müşterilerin kazanılmasıyla ; Yıllık 925.340 TL Ciro Araç Kiralama, KVKK ve ETK sözleşmelerinin Kağıt ortamlar yerine tablet üzerinden imzalatılmasıyla; Yıllık 7.750.000 A4 Sayfasından tasarruf = 232.500TL / 660 Ağaç / 155KG Ambalaj Atığı tasarrufu İlgili evrakların kargolanmasını ortadan kaldırarak; Yıllık 9000 adet kargo tasarrufu = 31.500TL / 75KG Ambalaj Atığı tasarrufu İş Gücü Tasarrufu Kağıt kullanımını ortadan kaldırarak Yıllık 5.033 İnsan*Gün tasarrufu (Satın alma, Fotokopi, Kargo, Evrak Temini, Arşivleme, Tarama İşlemleri)

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Proje kapsamında 14 kişi aktif olarak rol aldı. Dijital Dönüşüm ekibimizin liderliğinde yapılan iş analizlerinde; müşteri talepleri, müşteri şikayetleri, saha talepleri, merkez talepleri ve güncel teknoloji trendleri dikkate alınarak Dijital Dönüşüm, Bilgi Teknolojileri, Araç Kiralama ve Hukuk departmanlarımızdan oluşan ekiplerimizle çalışmalara başlanıldı. Araç Kiralama iş birimimizin günlük işlemleri incelendi, özellikle darboğaz yaşanılan noktalar ile bu noktaların müşterilerimize olan etkileri analiz edildi. İş Analizlerinin sonuçlarından yola çıkılarak yapılabilecek sistemsel iyileştirmeler ve kullanılabilecek yeni teknolojiler Dijital Dönüşüm ve Bilgi Teknolojileri departmanlarımızın çalışmalarıyla netleştirildi. Hukuk departmanımız yasal süreçlere uyum çalışmalarında destek verdi. Dijital Dönüşüm ve Bilgi Teknolojileri departmanlarımız teknoloji ve donanım seçimlerini gerçekleştirdikten sonra teknik analiz, yazılım geliştirmeleri ve donanım tedariklerine başlandı.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Proje kapsamında kullanılan tablet ve tablet stant tedariği için: Koç Sistem, Samsung ve Salus Security

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Tablet: Samsung Tablet Stant: Invue