Proje İçeriği

TİM, bünyesinde 13 Genel Sekreterlik ve 61 ihracatçı birliği barındıran, 71 binden fazla ihracatçı firmayı temsil eden ve yaklaşık 1200 personelin çalıştığı büyük bir yapıdır. Ana misyonu ülkemizin ihracatını artırmaya dönük faaliyetlerde bulunmak olan TİM'in, bünyesindeki tüm ihracatçı birlikleriyle ve tüm birimleriyle entegre hareket etmesi kritik öneme sahiptir. Bu amaçta önemli bir araç olmak üzere, bütünleşik, tüm birimleriyle koordinasyon halinde haberleşebilen entegre güvenli merkezi tek bir teknolojik yazılım ve donanım altyapısına sahip olmak hedefiyle 2017 başında start verdiğimiz Birlik-Te(knoloji) adını verdiğimiz TİM kurumsal dijital dönüşüm projemiz, 14 ayrı modülden oluşmaktadır ve önemli ölçüde tüm süreçlerimizi ele almaktadır. “Birlik-Te(knoloji)” adı verilen kurumsal dönüşüm projesimizin ana amacı, ihracatçıları ve ihracata hizmet eden TİM personelini daha güvenli, yalın, merkezi bir teknolojik altyapıya kavuşturmaktır. TİM’deki tüm süreçlerin iyileştirilmesi ve entegrasyon noktalarının net bir şekilde belirlenip hedef sistem mimarisinin tek bir bütünleşik teknolojik yapı altında, merkezi ve güvenli bir şekilde ayağa kaldırılması amaçlanmıştır. TİM'e bağlı ülkemizin farklı bölge ve şehirlerinde bulunan İhracatçı Birliklerinin kullandığı lokal yazılım ve donanım altyapıları , Birlik-te kurumsal dönüşüm projesi ile merkezileştirilmiştir ve orta ve uzun vadede teknoloji yatırım maliyetlerinde önemli bir tasarruf öngörülmüştür, bu büyük yapıda üretilen büyük verinin merkezi veri ambarında harmanlanıp bütünleşik ve anlamlı hale getirilip bir takım iş zekası raporları ile kurumun ihracatı artırmaya dönük faaliyetlerinin daha hedefe yönelik yapılması hedeflenmiştir. Proje kapsamındaki en önemli modüllerimizden biri, ihracatçılarımızın üyelik bilgilerinin yönetileceği ve ihracat beyannamelerinin girilip onaylanacağı ve Gümrük sistemlerine aktarılacağı Üyelik ve Beyanname dış ticaret modülüdür. Bu modülün muhasebe, doküman yönetim sistemi gibi modüllerle ve ilgili dış sistemlerle entegre bir şekilde Türkiye'nin ihracatının üzerinden geçtiği bir sistem modülü olduğu düşünüldüğünde, görev kritikliği ve sistemin sürekliliğinin önemi açısından ülkemizin ve dünyanın en önemli sistem modüllerinden biri olduğunu söyleyebiliriz. TİM’e bağlı 61 ihracatçı birliğinin tüm muhasebe, satın alma, insan kaynakları, doküman yönetim sistemi süreçleri; tüm Ar-Ge, inovasyon, marka ve benzeri projeler; yıl içinde düzenlenen fuar ve dış ülke heyet organizasyonları; ihracatçı birlikleri vasıtasıyla ihracatçı firmalara verilen yaklaşık 900 milyon TL'lik devlet yardımları da Birlik-Te kurumsal dönüşüm projesiyle bütünleşik bir çatı altında ele alınmıştır. İhracatçının tepe kuruluşu Türkiye İhracatçılar Meclisi olarak elimizde firma, sektör, ürün grubu, ülke kırılımında, yaklaşık 20 yıllık çok değerli veriler bulunuyor. TİM’deki dijital dönüşüm projemizin modüllerinden biri olan İş Zekası Raporlama modülüyle birlikte, ülkemizin ihracatını artırmaya dönük veri analitiği çalışmaları yaparak analitik öngörülerle desteklenen yaklaşık 250 rapor oluşturduk. Bu önemli iş zekası raporlarını Yönetim Kurulumuzla, İcra Komitelerimizle ve ihracatçı firmalarımızla periyodik olarak paylaşarak ihracatı artırmaya yönelik işlerin daha hedef odaklı olmasını amaçlıyoruz. Özellikle TİM’in bir teknoloji şirketi yaklaşımıyla kendini her yönden sürekli yenilemesi ve sistemlerinde her an oluşan özel, hassas, gizli verilerini Büyük Veri analitik çalışmalarıyla işlemesi ve anlık çıkan sonuçları ilgili mercilerimizle paylaşmamız büyük önem arz etmektedir. Birlik-Te dijital dönüşüm sürecimiz kapsamında 61 ihracatçı birliğinden oluşan organizasyonumuz tek birlik ruhuyla, aynı iş yapış tarzıyla hareket etme kabiliyetini artırdıkça elbetteki ülkemizin ihracatının bundan olumlu bir şekilde etkilenmesi kaçınılmazdır.

Projenin Amacı

Proje ile TİM ve İhracatçı Birliklerinin tüm süreçleri detaylı bir şekilde analiz edilmiştir, iyileştirme noktaları belirlenmiştir. Sonrasında ortaya çıkan hedef sistem mimarisi ile tüm süreçleri içeren yapı, merkezi, entegre bütünleşik bir teknolojik yazılım/donanım altyapısında ayağa kaldırılmıştır. Mevcut süreçler iyileştirme noktaları ile mevcut yapıdan başka bir teknolojik altyapı ve mimaride sıfırdan tasarlanmıştır ve geliştirilmiştir.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Proje içinde birkaç önemli dikkat çeken inovasyonu barındırmaktadır. Proje öncesinde TİM'e bağlı 61 ihracatçı birliği teknolojik olarak birbirinden bağımsız adacıklardan oluşmakta idi ve aynı süreçler için birbirinden farklı onlarca yazılım çözümleri kullanılmakta idi, özetle birbiri ile konuşamayan onlarca yüzlerce yazılım ve donanım yatırımları ve bu büyük ayrık yapının ürettiği verinin adacıklarda izole kaldığı bir yapı söz konusu idi. Birlik-te kurumsal dönüşüm projesi ile birlikte tüm yapı merkezi, entegre, bütünleşik bir hale getirildi. Tüm lokal ayrık yazılım ve donanım altyapıları kapatıldı ve merkezde web ve mobil tabanlı olarak yaklaşık 1200 personele ve 71.000 üzerinde ihracatçı firmaya hizmet vermeye başlamıştır. Ek olarak, ülkemizin ihracatı TİM'in sistemleri üzerinden geçtiğinden dolayı, proje kapsamında daha evvelden yapılmayan son 20 yıllık çok değerli ihracat verisi üzerinde ve aynı zamanda canlı ihracat verisi üzerinde de bölgesel, sektörel, ürün grupları temelinde detaylı büyük veri analitiği çalışmaları yapılmıştır.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Birlik-Te kurumsal dönüşüm projesi, topyekün bir dijital dönüşüm projesi olması sebebiyle, TİM ve bağlı 61 ihracatçı Birliğinin tüm birimlerine - Yönetim kurulu, genel sekreterlik makamları, muhasebe, satın alma, insan kaynakları, devlet yardımları, fuarlar, heyetler, proje geliştirme, üyelik ve uygulama şubelerine - fayda sağlamıştır.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Birlik-Te kurumsal dönüşüm projesi öncesi TİM'e bağlı 61 ihracatçı birliğinin yazılım ve donanım altyapıları ve yatırımları ayrık olduğundan, toplam tüm yazılım - donanım lisans ve yazılım destek maliyetlerine bakıldığında ciddi bir maliyetle karşılaşılıyordu. Birlik-Te dönüşüm projesi ile 61 ayrı teknoloji maliyeti tekilleştirildi ve merkezi bir yapıda bütünleştirildi. İhracatçı birliklerinin herhangi bir IT inventory management çalışması olmadığından toplam lisans ve yazılım/donanım maliyetlerini %100 çıkarmak mümkün değil, ancak mevcut projenin tüm teknoloji maliyetini tek bir noktaya indirgediğini ve ortalama 4 yıl içinde toplam maliyeti %36 oranında düşürme öngörümüzü söyleyebiliriz. Ek olarak, işler mekandan bağımsız web/mobil tabanlı takip edilebilir hale getirildiğinden kuruma önemli bir esneklik kazandırdı. Özellikle kağıtsız dijital ortam amacıyla devreye alınan merkezi doküman yönetim sistemi, satın alma süreçleri ve devlet yardımları başvuru süreçlerinde süre olarak dramatik iyileşme sağlandı. Yıl içinde düzenlenen yurt dışı heyet ve fuar organizasyonları bir proje yönetimi mantığı ile yönetilmeye başlanarak, tüm bağlantılı muhasebe, bütçe, satın alma, evrak süreçleri daha bütünleşik etkin yürütülmeye başlandı. İhracatçı birlikleri çalışanları ve hizmet verilen ihracatçı firmalar ilk etapta farklı bir iş yapış tarzı ve yazılım önyüzü ile karşılaştıklarından yabancılık çekseler de, sonraları işlerin daha derli toplu ve hızlı ilerlemesi adına memnuniyetlerini farklı platformlarda dile getirdiler. İlaveten, TİM Birlik-te kurumsal dönüşüm projesi IDC Türkiye tarafından Ekim ve Aralık 2017'de 2 ayrı ödüle layık görülmüştür ve SAP Türkiye tarafından Mart 2018'de yılın kurumsal dönüşüm projesi seçilmiştir.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Bu tip büyük dijital dönüşüm projelerinde üst yönetim desteğinin olması ve tüm proje paydaşları tarafından hissedilmesi projenin başarısı için çok önemlidir. Bu bağlamda projenin başından itibaren TİM Başkanımız Mehmet Büyükekşi, TİM Genel Sekreterimiz Bader Arslan ve TİM Yönetim Kurulu IT komitesi Başkanlarımız Murat Akyüz, Sabri Ünlütürk ve Ömer Burhanoğlu desteklerini her noktada gösterdiler. Aylık proje yürütme kurulu toplantılarımızı düzenli olarak yaparak, toplantı sonuç bildirisini tüm proje ekibine ve TİM organizasyonuna yayınlayarak, üst yönetim desteğini sıcak tutmaya gayret ettik.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Projede TİM ve İstanbul merkezli İhracatçı Birliklerinden toplam 38 süreç sorumlusu ve anahtar kullanıcı yer almıştır. Her bir modülde 2 veya 3 personel çalışmıştır. BT Altyapısı ve Mimarisi, İş zekası ve raporlama, Üyelik-Beyanname dış ticaret, Muhasebe, Satın Alma, Devlet Yardımları, Genel Kurullar, Yönetim Kurulları, İnsan Kaynakları, Doküman Yönetim Sistemi, Fuarlar-Heyetler, Projeler gibi modüllerde 2-3 kişilik ekiplerle toplamda 38 kişilik ekibimiz kavramsal tasarım ve diğer tüm proje aşamalarına aktif çalışmışlardır. Ek olarak, her bir proje aşamasının sonunda Türkiye'nin farklı bölgelerindeki İhracatçı Birliklerinden ilgili şube sorumlularına İstanbul merkezli olarak davet edip çalıştaylar düzenlenerek, eğitimler verilerek onların da projeye katkıları sağlanmıştır.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

3 firma ile birlikte yürüttük, KoçSistem, E&Y ve Çözümevi.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

SAP S/4 HANA altyapısında ERP modüllerinin önemli bir kısmı, SAP CRM ve Opentext çözümleri kullanıldı. Donanım altyapısı olarak disaster altyapısı ile birlikte 8 adet Huawei HANA makinası konumlandırıldı. ERP ve BW on HANA ve CRM makinaları high availability makinaları ile birlikte sistem sürdürülebilirliği maksimize edilmeye çalışıldı.