Proje İçeriği

Uludağ içecek hem üretim hemde pazarlama satış şirketi olduğundan saha çalışan sayısı fazladır, yurt içi ve yurt dışı satış ve pazarlama faaliyetleri doğrultusunda çalışanların gerek planlı gerek plansız masraflarını merkezi yapıda yönetebilmek ve süreci çevik yönetim modeline uygun şekilde dijitalleştirme amacıyla ve çalışan mağduriyetlerini giderebilmek amacıyla bu proje yapılmıştır. 

Çalışanların masraf veya avans taleplerinin iş akış onay destekli yönetimini sağlayan, manuel belge hazırlama gibi efor ve kâğıt gereksinimini ortadan kaldıran dijital dönüşüm projesidir. 

Çalışanlar yaptıkları tüm masrafları gider türlerine göre sisteme mobil cihaz üzerinden fiş/fatura görüntülerinin fotoğraflarını çekerek sisteme girebildiği, onayda bekleyen veya ödeme aşamasındaki masraf kayıtlarını takip edebildiği sistemdir.

Yöneticiler, istedikleri an mobil veya PC üzerinden masraf formlarını hızlı kolay onaylayabiliyor, sistem üzerinden etkin bir raporlama yapabiliyor. 

Çalışanların oluşturdukları masraf ve iş avans kayıtları gerekli onay ve kontrollerden geçtikten sonra dijital olarak ve SAP sitemine aktarımı ile iş birimi kolaylıkla ödeme listesi oluşturabiliyor. 

Dijitale taşınan bu süreç ile birim yöneticileri bütçe takibini detaylı bir şekilde anlık yapabiliyor, hangi masraf kategorilerinde ne kadarlık bütçe harcandığı görebildiği gibi, çalışanların ulaşım, yemek, konaklama gibi kategoriler desteği ile masraf bilgilerini analitik bir dashboard üzerinden takip edebiliyorlar. 

Oluşan veriler BI (QlikSense) ile iç denetimlerin ve anomali tespitlerinin yapılabilmesi için analitik raporlar sunulmaktadır

Projenin Amacı

Manuel formlar ile yürütülen  masraf formları, ödemeleri ve iş avans talepleri   bu sürecin yalın ve çevik olarak iyileştirilmesi ve sürdürülebilir merkezi yönetime sahip  iş modeli tasarımına kavuşması amacıyla yapıldı. 
Şirket içi masraf yönetiminde geleneksel yöntemler ile masraf formlarını manuel doldurmak, iş avansı talep yönetimlerinin e-postalar üzerinden takip etmek terk edilmesi gereken bir uygulama yöntemi olduğuna dair iş birimleri ile görüşülerek bir dönüşüm proje kararı verilmiştir. 

Özetle; manuel belge hazırlama, ıslak imza gerektiren onay aşamaları gibi efor ve kağıt gerektiren süreçlerin dijitalleşmesi hedefiyle ve veriye dayalı süreç yönetimi zorunluluğu kapsamında gerçekleştirilmiştir. 

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Kağıt bazlı iş süreçlerinin tam entegre dijital bir ortama dönüşmesiyle yalın ve çevik yönetime sahip sürdürülebilir iş modeli projedeki en önemli inovasyon olmuştur. Ayrıca Anomali, Suistimal (fraud) hile denetimi analiz ihtiyaçlarına karşılık analitik raporlama alt yapısı kurum içinde fark yaratan yenilik olmuştur.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Tüm çalışanlarla beraber Muhasebe ve Finans bölümlerine fayda sağlamıştır.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Evet destek aldık, özellikle değişime karşı oluşan dirençler için üst yönetimden destek aldık.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Proje ile gerçekleştirilen dijital dönüşüm analitik raporlamaya hizmet eden veritabanı kananımızla beraber kurum içi bir çok kazanımımız oldu;

• Masraf formu onay aşamasındaki gecikmeler ve zorluklar ortadan kalktı,
• Anomali, Suistimal (fraud) hile denetimi analiz ihtiyaçlarına karşılık etkin raporlama , 
• Gider takibi ile beraber bütçeleme daha kolay yapılmaya başladı
• Raporlanabilir dijital arşive sahip olduk,
• Masraf ödemelerinin gecikmesi sebebiyle yaşanan çalışan mağduriyetleri giderildi, 
• Ayrıca, saha çalışanlarınız için harcama limitleri belirleyerek, çalışanların bu limitlere bağlı kalıp kalmadığını, gerçek zamanlı olarak veriye dayalı takip kolaylığı 
• Detaylı masraf planlama ve harcama yönetimi takibi yaparak şirket içi verimlilik arttı
• Manuel yürütülen süreç yerine dijital bir süreç ile çalışan memnuniyeti arttı.
• Finans birimi çalışanlarından katma değeri düşük veri giriş iş yükü alındı yıllık ortalama 300 A/G tasarruf sağlandı.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

IT ve iş birimi katılımcılarıyla toplamda 6 kişi rol almıştır.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

-

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

SAP, Paperwork BPM