Proje İçeriği

Proje ile; Borusan Oto şirketimizde çalışan tüm satış ekipleri ve yöneticilerin prim hesaplamaları otomatize edilmiştir. Proje kapsamında; satış ekipleri ve yönetici primlerinin hesaplanması olmak üzere 2 süreç, 60 rol, 272 KPI, 903 metrik yer almaktadır.

Proje öncesinde prim hesaplama süreçleri manuel olarak ilerliyordu. Farklı sistem ve kişilerden toplanan veriler tek bir excel üzerinde toplanıyor ve prim hesaplaması excel formülleri ile yapılıyordu. Her süreç için bir kişi görev alıyor ve prim hesaplama süreci o kişiye bağlı olarak ilerliyordu. Prim hesaplama süresi her bir süreç için 5 iş günü sürmekteydi. Sirkülerde yapılan değişiklikler sonrasında, her formül hücresinde değişiklik yapmak gerekiyordu. Bu da kişi hatalarına/formül hatalarına sebebiyet verebiliyordu.

Proje sonrasında tüm roller için, tüm KPI’lar; geliştirdiğimiz tek sistem üzerinden hesaplanmaya başlanmıştır.

Arka planda tasarlanan prim hesaplama süreci iç kaynak ile geliştirilmiştir.

Prim hesaplaması 3 aşamadan oluşmaktadır. 

• İlk aşama; farklı kaynaklardan veri toplanması için 'Data Preparation' aşaması,
• İkinci aşama; datanın prim hesaplama metriklerine hazır hale getirilebilmesi için 'Data Modelling' aşaması,
• Üçüncü aşama; primlerin hesaplandığı 'Data Calculate' aşamasıdır.

Bütün KPI’lar yukarıdaki mantıkla hesaplanıp tamamen iç kaynakla tasarlanan ve kullanıcı dostu bir arayüzde gösterilmektedir.

Kullanıcıların tüm primlerin hangi verilerle hesaplandığını görebilecekleri hesaplanmış veri kümesi seti sistem içerisinde bulunmaktadır.

Primlerden sorumlu çalışan, sistem üzerinden bayi bazlı primleri ilgili yöneticilere tek bir butonla paylaşabilmektedir.

Prim hesaplama süreci bir onay mekanizmasına bağlıdır. Tüm bayilerden sorumlu son yöneticinin onayı olmadan primler paylaşılamamaktadır.

Primler üzerinde herhangi bir manuel müdahale yapılmışsa, bu değişiklikler müdahale nedeni ve açıklaması ile birlikte log kaydı olarak tutulmaktadır.

Prim hesaplama süreçleri değişken olduğu için; sistem üzerinde en güncel sirküler için çizilmiş süreç diyagramları mevcuttur. Böylelikle primlerin hangi metrikler ile hesaplandığı sistem üzerinde görülebilmektedir.

Proje ile beraber prim hesaplama süresinin minimuma indirilmesi sağlanmış, olası hataların önüne geçilmiştir. Tüm primler dijital ortamda, geçmiş aylarda hesaplanmış primler dahil olmak üzere görüntülenebilmektedir. 

Prim sistemi Borusan Oto satış ve yönetici prim süreci ile başlamış olması ile beraber bundan sonra diğer prim süreçlerine entegre edilebilir şekilde tasarlanmıştır.

Projenin Amacı

Belirtilen yenilikçi yönler ile mevcut süreç iyileştirilmiştir.

• Prim hesaplamada rol oynayan KPI’ların bir kullanıcı arayüzünde gösterilmesi, güncellenen KPI’ların kullanıcı arayüzünde eş-zamanlı olarak güncellenmesi adımlarını içermesi ve sistemin dinamik olması
• Sistemin KPI değeri, KPI kısıtları, KPI parametrelerini otomatik olarak üreten veri kaynaklarıyla entegre olması
• KPI doğrulama modeli ile giriş olarak alınan KPI değerlerinin tutarlılıklarını doğrulanmasını sağlanması
• Sistemde hesaplanan primlerin veri setleri kullanıcıların erişimine açık olacak şekilde tasarlanması
• Sistem arayüzünde yapılacak herhangi bir değişiklik veri tabanında analist yetkinliğinde bir kişi tarafından yapılabilmesi
• Primleri görüntülemek için kullanıcı dostu bir arayüz geliştirilmesi

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Tasarladığımız özel yapı sebebiyle esnek bir sistemdir. İstenilen taleplere göre sistem hızlı bir şekilde geliştirilebilmektedir.

Yeni bir KPI, yeni bir süreç eklenmesi durumunda herhangi bir yazılım desteği olmadan; konfigürasyon ile değişiklikler yapılabilmektedir.

Ürünün en büyük özelliği ise; bundan sonraki herhangi bir sistemin herhangi bir prim hesaplama sürecine entegre edilebiliyor olmasıdır.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Proje kurum içerisinde satış danışmanları ve yöneticilerinin prim hesaplamasını kapsadığı için tüm Borusan Oto bayilerine fayda sağlamıştır.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Bu proje, yenilikçi çözümlerle iş süreçlerini optimize etmeyi hedefleyerek, üst yönetimden sponsorumuzun desteğiyle başarıya ulaşmıştır.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Projenin çıktıları ile manuel hesaplanan verileri karşılaştırdığımızda manuel hesaplamalarda birçok hata tespit ettik. 

Proje öncesinde; her bir süreç için birer kişi çalışıyordu. Ortalama prim hesaplamaları aylık 5 iş gününü buluyordu. Bu da toplamda yıllık 960 saat olmaktaydı.

Proje sonrasında; 2 kişi süreç sorumlusu ve 1 kişi sistem sorumlusu olarak çalışmaktadır. Her bir kişi aylık maksimum 3 saat çalışmaktadır. Bu da yıllık toplam 108 saat olmaktadır. Prim sistemimiz ile harcanan efor %89 oranında azalmıştır.

Sistem üzerinde yapılan tüm değişiklikler log olarak tutulmaktadır. Böylelikle denetime raporlanabilir hale gelmiştir.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Proje içerisinde 8 kişi aktif rol almıştır.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Proje tamamen insource olarak (iç kaynakla) yapılmıştır.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)